15 de jun. de 2010

"TECNICAS DE PLANEACIÓN"

INTRODUCCIÓN




El mundo actual cambia de manera más vertiginosa que nunca, los conceptos de negocios se ven modificados día a día por las nuevas tendencias y tecnologías. Todo esto lleva al administrador a enfrentarse a problemas que no existían en el pasado, por todo esto el gerente actual debe conocer y utilizar adecuadamente las técnicas de planeación, que son herramientas administrativas.
En esta unidad después de analizar cuáles son las técnicas de administración; daremos especial atención a clasificarlas en: cuantitativas y cualitativas, también veremos como la ingeniería administrativa ocupa una relevante posición en la solución de los problemas que experimenta la administración en la actualidad.
El análisis FODA (matriz TOWS) nos ayudará a hacer una adecuada valoración de la fortalezas y oportunidades de la empresa, a la vez que veremos nuestra debilidad en el sentido empresarial y preveremos las amenazas.
Además en esta ocasión los objetivos tratados en este trabajo nos darán la ocasión de ver cómo funciona la planeación en las áreas funcionales de manera práctica.
Todo lo anterior nos servirá como base para aprender a estudiar los problemas y generar soluciones, así como el tomar decisiones que ofrezcan alternativas a las situaciones regulares y contingentes que se presenten.
También veremos otra de las funciones de la administración: la organización un adecuado estudio de ella nos enseñara cual es el mejor modo de aplicar los principios y ver como la jerarquización puede beneficiar o perjudicar cuando no es la adecuada.
Para darle una conceptualización correcta a la organización, pues solo así se verá la importancia de la organización como función de la administración.
La organización descansa sobre principios, que son bases, o reglas a las que adherirse. Al tener en claro loa principios iniciaremos a dar forma a la planeación, por medio de la organización.
La división del trabajo fue el sello característico de la revolución industrial, Adam Smith, pionero de los criterios liberales que formaron el capitalismo, abogo por la separación del trabajo. Taylor no solo abogo, sino elabora métodos de separación o división del trabajo, afirmando que entre menos operaciones realiza un individuo más productivo será. Ford se dejo llevar por estos criterios y formo lo que se conoce como trabajo en serie. La organización precisamente inicia cuando se divide el trabajo y se jerarquizan las actividades, y por consiguiente los puestos de trabajo y la línea de mando.
Esto de la línea de mando es indispensable, para comprender con lo que tiene que ver con la autoridad. Básicamente todos los autores coinciden en que siempre debe haber un gerente al que todos reporten, la comunicación es vital en la empresa de allí que a toda costa debe evitarse que esta sea informal, por ello la importancia de entender quien es la autoridad que informa y a quien se le debe reportar.
Otro punto que logra atraer nuestra atención tiene que ver Una de las políticas básicas de decisión a las que todo gerente se enfrenta es el grado de centralización que usará la empresa. En una compañía sumamente centralizada, la administración mantiene un estrecho y rígido control sobre todas las actividades de la empresa. Esto prevalece en las pequeñas empresas, en donde el gerente ha creado la firma desde sus cimientos y cree que la única forma de hacer bien las cosas es hacerlas el mismo. Este gerente emite todas las órdenes, ejerce un control personal sobre todo y sobre todos y, si surgen preguntas, él proporciona las respuestas. con si la centralización y la descentralización. Por lo que es bueno estudiar cuales son las ventajas y desventajas, de estas.
La descripción de funciones es indispensable, no solo describiremos los puestos de trabajo, sino el perfil de los directivos de la empresa; el tiempo que examinaremos en qué consisten las funciones de la organización.
Veremos las diversas estructuras organizacionales de las que se vale la empresa, para alcanzar un adecuado sistema de coordinación. La organización debe de estructurarse para lograr un trabajo armonioso, que contribuya a la productividad, la estructura es importante y existen varios modelos organizacionales. Estudiaremos las siguientes formas estructurales: lineal, Funciones o funcional, lineal-funcional, divisional, staff, matrical, por comités, por equipo de trabajo y lo que pudiera parecer realmente nuevo, la empresa virtual.
El trabajo es realmente extenso y por ello iniciaremos con el repaso de lo aprendido en las dos presentes unidades.

2.1 Técnicas de Planeación

La empresa del siglo XXI es muy distinta de la que existió en tiempos pasados, la aparición de las nuevas tecnologías a transformado el trabajo, de tal forma que en la actualidad las preocupaciones del administrador son muy diferentes de las que lo ocupaban a inicios de la revolución industrial. Aunque es de reconocer que el empresario siempre ha soñado con la conquista de nuevos mercados, en el pasado esto no pasaba de ser simplemente un sueño; pero eso ha quedado atrás gracias a los avances que han hecho posible la comunicación en tiempo real, la eficiencia del transporte y el mejoramiento de la maquinaría; todo esto ha convertido al comercio mundial en una realidad.

Así como la empresa ha evolucionado lo han hecho también las técnicas que buscan eficientarla, cada día.

En la unidad anterior estudiamos la importancia de planeación como función de la administración y, como las partes que la forman llevan al cumplimiento total de un proyecto.
Aunque de manera muy somera, analizamos que también para planear existen técnicas y, que estas pueden ser; cualitativas, cuantitativas o bien generales.
La actual unidad dará una plena atención a las técnicas, ya que son útiles instrumentos, que permiten la formación y aplicación de proyectos.
Hasta aquí hemos mencionado: ¿el por qué existen las técnicas?, pero ahora nos enfocaremos a explicar cuáles y como se manejan las técnicas de planeación.
Las técnicas de planeación deben ser vistas, como las herramientas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresa para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales. Las técnicas de planeación son imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar los riesgos y optimizar recursos, además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones.
Las técnicas de planeación pueden ser:
Generales. Si se aplican a todo el proyecto.
Especificas. Cuando solo se aplican en un área funcional particular.
Cuantitativas. Es decir que se basan en razones causales y, su aplicación produce el que una variable pueda ser relacionada con otra, por lo que su uso requiere de amplios conocimientos matemáticos.
Cualitativas. Buscan métodos no matemáticos y, están basadas en la opinión experta, es decir la experiencia y/o el criterio.
Por solo mencionar algunas de las técnicas cualitativas citaremos:
• El sistema Dhelfi, que recibe su nombre en honor al antiguo oráculo de Delfos.
• Los grupos TGN, cuyas siglas corresponden a técnicas de grupo nominal.
• Y los circulo de calidad y equipos de mejora, conocidos como CC.
En cuanto a los cuantitativos como ya lo mencionamos tienen mucho que ver con las matemáticas, y algunos de ellos son:
 Árboles de decisión o cadenas de fines o medios.
 La gráfica de Gantt.
 El PERT, cuyas siglas corresponden (en inglés) a Técnica de evaluación y revisión del programa.
 La investigación de operaciones.
 Programación lineal.
 El método del camino crítico (CPM; Critical Method).
 La tasa interna de retorno.
 Y la teoría de juegos.
Lo que anteriormente hemos estudiado nos ha indicado que el administrador encuentra en la planeación y sus partes un amplio campo, que al ser aplicado le beneficia y le ahorra tiempo. Pero no basta con querer planear, el saber aplicar la técnica nos ayudara a dar la forma a los proyectos, con el fin de verlos convertidos en realidades.
Aunque las técnicas son necesarias y útiles, es necesario que sepamos cual debe usarse en qué momento, y los que nos han de apoyar en su aplicación deben estar familiarizados con ellas.
Por lo que las técnicas buscan ser eficaces en el tipo de plan en el que han de ser aplicadas, la comunicación de el uso de ellas también tendrá que darse de acuerdo a lo que se espera obtener al aplicarlas.
En ocasiones como señala el libro de William A Bocchino, “Sistemas de información para la administración”:
Existen varias formas de enterarse de que técnicas se usarán en la planeación de la empresa. En ocasiones las técnicas, las dictamina un comité o junta administrativa, y siendo los gerentes encargados de las áreas funcionales los miembros de dicha junta, la información de que técnicas se aplicaran y como fluye la información a través de ellos, para dar forma al plan integral.








Lo cual significa que los gerentes se ausentaran de sus respectivas áreas de trabajo para dedicarse a formar parte de ese comité, este sistema en ocasiones no goza de aceptación por esta razón; pues se cree que los gerentes descuidan su trabajo a causa de formar parte del comité.
El siguiente cuadro nos muestra la aplicación de diversas técnicas que se aplican en áreas generales, aunque en este momento lo que nos llama atención es el que algunas áreas funcionales tienen sus propias técnicas y, la mercadotecnia, las finanzas, la producción y recursos humanos son clara ejemplo de ello; sin dejar de notar que el software se ha convertido en un aliado de cada una de ellas; los diversos programas facilitan el trabajo a la hora de planear en cada una de las áreas, a la vez que tienen la virtud de ser de fácil manejo.
En este apartado nuestro fin será solo el hacer un listado de las técnicas, las explicaciones de cada uno de ellos habrán de darse cuando se abarquen otros objetivos de la unidad, ya que de hecho se les asigna un objetivo especifico, por lo indispensable que resulta el conocerlas y comprenderlas.


















Todas y cada una de estas técnicas son el resultado de la observación por lo que está comprobado que su utilización facilita y hace que los planes sean mucho más efectivos.
Las técnicas de planeación no consisten en predecir y en prepararse para el futuro; es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. Para que esto sea realmente así se requiere:
• Recopilación de información.
• Fijación de objetivos.
• Desarrollo de estrategias.
• Desarrollo de políticas.
• Desarrollo de programas.
• Establecimiento de procedimientos.
• Presupuestación.
Los gerentes de todos los niveles se enfrentan con una multitud de opciones y datos potencialmente desconcertantes, sin embargo existen técnicas de la ciencia administrativa que pueden proporcionarle sentido a estos datos y ayudar a los gerentes para que tomen decisiones de planeación que sean eficientes y efectivas a la vez.
Tomando en cuenta el ambiente actual del mundo de los negocios, con la globalización de la economía y el desarrollo creciente de las tecnologías se ha vuelto menos estable y más impredecible el ambiente externo de las organizaciones, esto significa que los gerentes se enfrentan cada día a situaciones de menor certeza y mayor riesgo, más incertidumbre y turbulencia.
Por tal razón, están necesitados de herramientas y técnicas que le ayuden a controlar el ambiente por medio del desarrollo de proyecciones, así como a calcular los probables resultados de distintas ocurrencias en varios escenarios, debido al incremento de consumidores, competidores, proveedores, etc. que la misma globalización ha traído a nuestros días y que debe tenerse en cuenta para la toma de decisiones correctas. De este modo el número de variables que deben considerar tiende a incrementarse. A las decisiones que se toman teniendo en cuenta el escenario probable y el número de variables que intervienen se les conocen como decisiones de predictibilidad y dimensión.
En las decisiones de predictibilidad y dimensión suele ser muy útil el proceso de la ciencia administrativa que consiste en la determinación del problema, la elaboración de modelos matemáticos y de prototipos, la selección de una solución, y la implantación del nuevo sistema.
La formulación de proyecciones es el proceso que consiste en el empleo de sucesos del pasado para realizar proyecciones sistemáticas sobre tendencias o resultados futuros, sin embargo las proyecciones no tienen que ser correctas para ser útiles. Basta que se prueben los acontecimientos futuros con suficiente veracidad para guiar las acciones presentes en forma valida y con miras a una meta.
Las proyecciones son necesarias, sin ellas, tanto los individuos como las organizaciones estarían a la merced de los acontecimientos futuros. Su uso más importante se ubica en la actividad de planeación, cuando los directivos utilizan proyecciones para crear premisas o supuestos básicos que se convierten en los cimientos de la planeación o la toma de decisiones. Estas proyecciones responden a dos categorías generales: las que se realizan acerca de sucesos que serán determinados en gran medida por lo que la organización hace o deja de hacer; y los que son acerca de cambios de las variables básicas sociales, económicas, políticas y tecnológicas que conforman el ambiente de acción indirecta.
Las proyecciones que se ven afectadas por las acciones de una organización son más difíciles de realizar, puesto que también involucran supuestos acerca de los ambientes de acción directa e indirecta.
En la realización de proyecciones la ciencia administrativa emplea dos técnicas básicas: las técnicas cuantitativas, que se basan en datos del pasado; y las técnicas cualitativas, que reflejan acciones y juicios que se basan en la experiencia pasada. Ambas técnicas son útiles en situaciones diversas.
Lo primero a de ser el de definir un plan y luego hemos de aplicarlo mediante la técnica. Las etapas de un proyecto son:
 Estudio de las circunstancias y problemas que motivan el proyecto
 Definición de los objetivos del proyecto.
 Estudio del Mercado.
 Estudio técnico.
 Organización y Administración del proyecto.
Como hasta aquí se visto la técnica debe de estar y, esta siempre a favor del administrador es labor de este el conocerla para facilitar su aplicación, por esto iniciemos haciendo una clasificación de las técnicas, aunque como ya veremos algunas se usan de forma indiscriminada en las áreas administrativas.

2.1.1 Métodos cuantitativos.
Las técnicas cuantitativas son de carácter matemático y su fin es mostrar de modo gráfico, que tan viable puede resultar un proyecto, para ello se vale de un método causal y, pretende el poder relacionar las variables, con el propósito de obtener una idea general.
Pero, para ser más específicos daremos una lista detallada de cuáles que son estas técnicas.
Árboles de decisión o cadena de fines y medios:
Este modelo consiste en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia en un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se representa con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol.
Los árboles de decisión presentan, bajo la forma de “árbol”, los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las posibilidades existentes en los diversos cursos que se podrán seguir. El árbol hace posible la observación de diversas alternativas y el hecho de que las diferentes decisiones y recuperaciones de éstas dependen de hechos en el futuro. Al incorporar al árbol las posibilidades de varios sucesos se pueden comprender la variedad de posibilidades de que una decisión conduzca a los resultados deseados. Los árboles de decisión reubican criterios amplios con un centro de atención sobre los elementos importantes, hacen resaltar premisas que con frecuencia están escondidas y muestran el proceso de razonamiento mediante el cual se toman decisiones bajo incertidumbre.
Con este método es posible identificar las principales alternativas y se muestra como las decisiones que siguen dependen de sucesos futuros. En el árbol se anotan las posibilidades de cada uno de los hechos, por lo que puede observarse claramente cuáles son los resultados y cuál de las alternativas es más conveniente y la que produce mayor rendimiento. Sus componentes son:
 “Alternativas de decisión en cada punto de decisión”.
 “Eventos que pueden ocurrir como resultado de cada alternativa de decisión”.
 “Probabilidades de que ocurran los eventos posibles como resultado de las decisiones”
 “Resultados (casi siempre expresados en términos económicos) de las posibles interacciones entre las alternativas de decisión y los eventos”.
Cuando se planea la ejecución de proyecto es bien sabido que se deben de tener en cuenta “pros y contras”, es decir se debe tomare en cuenta que las circunstancias pueden poner en riesgo la viabilidad de un plan, por ejemplo si un proyecto que pretende aplicarse se verá cumplido en lapso de un año debe tomar en cuenta la inflación.
Nuestro diagrama que aparece a continuación hace precisamente la apreciación de tres cantidades que se invierten en condiciones de inflación normal y una más alta, esto da la oportunidad de apreciar que tan rentable es la inversión en diferentes circunstancias y, además nos da la oportunidad de sacar a la luz posibles premisas y fijar alternativas, para solucionar cualquier contingencia. El ejemplo trata de ilustrar las alternativas de una empresa que fabrica autos y desea establecer tres sucursales en provincia, pero en tres diferentes ciudades, o el simplemente quedarse donde está la fabrica sin arriesgarse. El cuadro de él árbol representa dicha acción y de allí vemos como se desprenden las tres alternativas; que serian las tres ciudades, cada una de las ramas contempla como seria la situación en diferentes cuadros de circunstancia, tomando en cuenta la inflación en dos circunstancias, una de estabilidad y una de inflación galopante, si el árbol fuera más extenso podríamos apreciar “pros y contras” de cada alternativa, lo cual dejaría ver las premisas.








La transportación del producto es un problema común a la empresa, la técnica o método de resolución de este problema es conocido, como MODI, goza de gran aceptación.
Programación lineal o método Simplex
Es una técnica que se usa cuando se producen gran cantidad de piezas de un producto, y se desea alcanzar una adecuada perspectiva de las ganancias, se acerca mucho a la realidad, y por ello es muy utilizada: junto con el Simplex existen otros sistemas de ecuaciones, tanto lineales, como no lineales e incluso cuadráticas, que son muy útiles para planear la producción y calcular los costos y ganancias.
Las matrices también sirven para acercarse al costo y ganancia de
Gráfica de Gantt:
La gráfica de Gantt es uno de los métodos más utilizados en la planeación de proyectos, esto por el hecho de que permite tomar en cuenta un gran número de detalles con respecto a la planeación y el control de las actividades.
La gráfica permite entender el desenvolvimiento de un proyecto tomando en cuente el tiempo los gastos y cada una de las formas en que involucraran las áreas funcionales. Se usa una línea de color continua para definir el tiempo planeado para cada actividad y otra de distinto color o punteada para señalar el tiempo real en que se realizo la actividad. Esta información se muestra en corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y la otra la terminación de la tarea. La gráfica de Gantt le permite al gerente tomar decisiones basándose en los tiempos planeados de terminación.




La gráfica que aquí se presenta, es la de una empresa que construye tractores, la gráfica permite ver los tiempos desde el momento de elaborar planos; la duración del proyecto y hasta el periodo de ventas en el que se venderán los tractores. No es difícil comprender el porqué el diagrama de Gantt es tan popular entre los administradores, ya que como notamos es realmente útil.
El método del camino crítico (CPM, Critical Panth Method):
El método del CC es una herramienta que facilita la función de planeación. Un proyecto está formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este método, es necesario conocer, además de la lista de actividades, las fechas de terminación, el tiempo necesario para realizarlas, su interdependencia y la secuencia u orden lógico de su ejecución. Lo anterior constituye las características del proyecto. El método CC consta de dos partes: la construcción de la grafica del proyecto el cálculo del camino crítico y de los tiempos libres de actividades.
De esta forma a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades críticas o de mayor relevancia.
 Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias es conveniente elaborar la una gráfica la cual sirve para mostrar la secuencia de actividades. Los símbolos que se usan son: El circulo para representar cada actividad. Anotando dentro la clave de actividad y su duración. Clave, A, O, duración.
 La flecha para señalar la secuencia de actividades. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad.
 Duración (D). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.
 Tiempo próximo de la iniciación (TPI). Momento más cercano del inicio del proyecto, en el que ya se puede realizar una actividad.
 Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más lejano en que se pueda terminar una actividad, sin retrasar el proyecto.
 Tiempo próximo de terminación (TPT). TPT+ D.
 Tiempo lejano de iniciación (TLI): TLT – D
 Tiempo de holgura (TH): Resultado de: TLI-TPI o TLT- TPT.
EL CC ofrece varias ventajas como son:
Tener una gráfica que permite ver la secuencia y la relación entre las actividades.
Se determina el tiempo necesario para realizar un proyecto, así como el tiempo de holgura de actividades, lo que facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto, mejorando así el uso de recursos.
Sirve para controlar el proyecto, ya que, conforme se ejecutan las actividades, podemos hacer la gráfica de las actividades pendientes de realizar y calcular el nuevo camino crítico.
Conocer cuáles son las actividades del camino crítico, facilita la administración del proyecto y el análisis de las actividades verdaderamente importantes, considerando la duración del proyecto. De este modo se evita acelerar actividades no críticas, que no colaboran a la reducción del tiempo.
El método del camino crítico se puede analizar más ampliamente, pero por ahora, lo más importante esta visto; es una herramienta útil pues nos permite manejar el tiempo que se puede convertir en el peor enemigo de un proyecto. A continuación presentaremos un sencillo esquema, para facilitar la comprensión del CC:

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