15 jun. 2010

"TECNICAS DE PLANEACIÓN"

INTRODUCCIÓN




El mundo actual cambia de manera más vertiginosa que nunca, los conceptos de negocios se ven modificados día a día por las nuevas tendencias y tecnologías. Todo esto lleva al administrador a enfrentarse a problemas que no existían en el pasado, por todo esto el gerente actual debe conocer y utilizar adecuadamente las técnicas de planeación, que son herramientas administrativas.
En esta unidad después de analizar cuáles son las técnicas de administración; daremos especial atención a clasificarlas en: cuantitativas y cualitativas, también veremos como la ingeniería administrativa ocupa una relevante posición en la solución de los problemas que experimenta la administración en la actualidad.
El análisis FODA (matriz TOWS) nos ayudará a hacer una adecuada valoración de la fortalezas y oportunidades de la empresa, a la vez que veremos nuestra debilidad en el sentido empresarial y preveremos las amenazas.
Además en esta ocasión los objetivos tratados en este trabajo nos darán la ocasión de ver cómo funciona la planeación en las áreas funcionales de manera práctica.
Todo lo anterior nos servirá como base para aprender a estudiar los problemas y generar soluciones, así como el tomar decisiones que ofrezcan alternativas a las situaciones regulares y contingentes que se presenten.
También veremos otra de las funciones de la administración: la organización un adecuado estudio de ella nos enseñara cual es el mejor modo de aplicar los principios y ver como la jerarquización puede beneficiar o perjudicar cuando no es la adecuada.
Para darle una conceptualización correcta a la organización, pues solo así se verá la importancia de la organización como función de la administración.
La organización descansa sobre principios, que son bases, o reglas a las que adherirse. Al tener en claro loa principios iniciaremos a dar forma a la planeación, por medio de la organización.
La división del trabajo fue el sello característico de la revolución industrial, Adam Smith, pionero de los criterios liberales que formaron el capitalismo, abogo por la separación del trabajo. Taylor no solo abogo, sino elabora métodos de separación o división del trabajo, afirmando que entre menos operaciones realiza un individuo más productivo será. Ford se dejo llevar por estos criterios y formo lo que se conoce como trabajo en serie. La organización precisamente inicia cuando se divide el trabajo y se jerarquizan las actividades, y por consiguiente los puestos de trabajo y la línea de mando.
Esto de la línea de mando es indispensable, para comprender con lo que tiene que ver con la autoridad. Básicamente todos los autores coinciden en que siempre debe haber un gerente al que todos reporten, la comunicación es vital en la empresa de allí que a toda costa debe evitarse que esta sea informal, por ello la importancia de entender quien es la autoridad que informa y a quien se le debe reportar.
Otro punto que logra atraer nuestra atención tiene que ver Una de las políticas básicas de decisión a las que todo gerente se enfrenta es el grado de centralización que usará la empresa. En una compañía sumamente centralizada, la administración mantiene un estrecho y rígido control sobre todas las actividades de la empresa. Esto prevalece en las pequeñas empresas, en donde el gerente ha creado la firma desde sus cimientos y cree que la única forma de hacer bien las cosas es hacerlas el mismo. Este gerente emite todas las órdenes, ejerce un control personal sobre todo y sobre todos y, si surgen preguntas, él proporciona las respuestas. con si la centralización y la descentralización. Por lo que es bueno estudiar cuales son las ventajas y desventajas, de estas.
La descripción de funciones es indispensable, no solo describiremos los puestos de trabajo, sino el perfil de los directivos de la empresa; el tiempo que examinaremos en qué consisten las funciones de la organización.
Veremos las diversas estructuras organizacionales de las que se vale la empresa, para alcanzar un adecuado sistema de coordinación. La organización debe de estructurarse para lograr un trabajo armonioso, que contribuya a la productividad, la estructura es importante y existen varios modelos organizacionales. Estudiaremos las siguientes formas estructurales: lineal, Funciones o funcional, lineal-funcional, divisional, staff, matrical, por comités, por equipo de trabajo y lo que pudiera parecer realmente nuevo, la empresa virtual.
El trabajo es realmente extenso y por ello iniciaremos con el repaso de lo aprendido en las dos presentes unidades.

2.1 Técnicas de Planeación

La empresa del siglo XXI es muy distinta de la que existió en tiempos pasados, la aparición de las nuevas tecnologías a transformado el trabajo, de tal forma que en la actualidad las preocupaciones del administrador son muy diferentes de las que lo ocupaban a inicios de la revolución industrial. Aunque es de reconocer que el empresario siempre ha soñado con la conquista de nuevos mercados, en el pasado esto no pasaba de ser simplemente un sueño; pero eso ha quedado atrás gracias a los avances que han hecho posible la comunicación en tiempo real, la eficiencia del transporte y el mejoramiento de la maquinaría; todo esto ha convertido al comercio mundial en una realidad.

Así como la empresa ha evolucionado lo han hecho también las técnicas que buscan eficientarla, cada día.

En la unidad anterior estudiamos la importancia de planeación como función de la administración y, como las partes que la forman llevan al cumplimiento total de un proyecto.
Aunque de manera muy somera, analizamos que también para planear existen técnicas y, que estas pueden ser; cualitativas, cuantitativas o bien generales.
La actual unidad dará una plena atención a las técnicas, ya que son útiles instrumentos, que permiten la formación y aplicación de proyectos.
Hasta aquí hemos mencionado: ¿el por qué existen las técnicas?, pero ahora nos enfocaremos a explicar cuáles y como se manejan las técnicas de planeación.
Las técnicas de planeación deben ser vistas, como las herramientas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresa para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales. Las técnicas de planeación son imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar los riesgos y optimizar recursos, además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones.
Las técnicas de planeación pueden ser:
Generales. Si se aplican a todo el proyecto.
Especificas. Cuando solo se aplican en un área funcional particular.
Cuantitativas. Es decir que se basan en razones causales y, su aplicación produce el que una variable pueda ser relacionada con otra, por lo que su uso requiere de amplios conocimientos matemáticos.
Cualitativas. Buscan métodos no matemáticos y, están basadas en la opinión experta, es decir la experiencia y/o el criterio.
Por solo mencionar algunas de las técnicas cualitativas citaremos:
• El sistema Dhelfi, que recibe su nombre en honor al antiguo oráculo de Delfos.
• Los grupos TGN, cuyas siglas corresponden a técnicas de grupo nominal.
• Y los circulo de calidad y equipos de mejora, conocidos como CC.
En cuanto a los cuantitativos como ya lo mencionamos tienen mucho que ver con las matemáticas, y algunos de ellos son:
 Árboles de decisión o cadenas de fines o medios.
 La gráfica de Gantt.
 El PERT, cuyas siglas corresponden (en inglés) a Técnica de evaluación y revisión del programa.
 La investigación de operaciones.
 Programación lineal.
 El método del camino crítico (CPM; Critical Method).
 La tasa interna de retorno.
 Y la teoría de juegos.
Lo que anteriormente hemos estudiado nos ha indicado que el administrador encuentra en la planeación y sus partes un amplio campo, que al ser aplicado le beneficia y le ahorra tiempo. Pero no basta con querer planear, el saber aplicar la técnica nos ayudara a dar la forma a los proyectos, con el fin de verlos convertidos en realidades.
Aunque las técnicas son necesarias y útiles, es necesario que sepamos cual debe usarse en qué momento, y los que nos han de apoyar en su aplicación deben estar familiarizados con ellas.
Por lo que las técnicas buscan ser eficaces en el tipo de plan en el que han de ser aplicadas, la comunicación de el uso de ellas también tendrá que darse de acuerdo a lo que se espera obtener al aplicarlas.
En ocasiones como señala el libro de William A Bocchino, “Sistemas de información para la administración”:
Existen varias formas de enterarse de que técnicas se usarán en la planeación de la empresa. En ocasiones las técnicas, las dictamina un comité o junta administrativa, y siendo los gerentes encargados de las áreas funcionales los miembros de dicha junta, la información de que técnicas se aplicaran y como fluye la información a través de ellos, para dar forma al plan integral.








Lo cual significa que los gerentes se ausentaran de sus respectivas áreas de trabajo para dedicarse a formar parte de ese comité, este sistema en ocasiones no goza de aceptación por esta razón; pues se cree que los gerentes descuidan su trabajo a causa de formar parte del comité.
El siguiente cuadro nos muestra la aplicación de diversas técnicas que se aplican en áreas generales, aunque en este momento lo que nos llama atención es el que algunas áreas funcionales tienen sus propias técnicas y, la mercadotecnia, las finanzas, la producción y recursos humanos son clara ejemplo de ello; sin dejar de notar que el software se ha convertido en un aliado de cada una de ellas; los diversos programas facilitan el trabajo a la hora de planear en cada una de las áreas, a la vez que tienen la virtud de ser de fácil manejo.
En este apartado nuestro fin será solo el hacer un listado de las técnicas, las explicaciones de cada uno de ellos habrán de darse cuando se abarquen otros objetivos de la unidad, ya que de hecho se les asigna un objetivo especifico, por lo indispensable que resulta el conocerlas y comprenderlas.


















Todas y cada una de estas técnicas son el resultado de la observación por lo que está comprobado que su utilización facilita y hace que los planes sean mucho más efectivos.
Las técnicas de planeación no consisten en predecir y en prepararse para el futuro; es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. Para que esto sea realmente así se requiere:
• Recopilación de información.
• Fijación de objetivos.
• Desarrollo de estrategias.
• Desarrollo de políticas.
• Desarrollo de programas.
• Establecimiento de procedimientos.
• Presupuestación.
Los gerentes de todos los niveles se enfrentan con una multitud de opciones y datos potencialmente desconcertantes, sin embargo existen técnicas de la ciencia administrativa que pueden proporcionarle sentido a estos datos y ayudar a los gerentes para que tomen decisiones de planeación que sean eficientes y efectivas a la vez.
Tomando en cuenta el ambiente actual del mundo de los negocios, con la globalización de la economía y el desarrollo creciente de las tecnologías se ha vuelto menos estable y más impredecible el ambiente externo de las organizaciones, esto significa que los gerentes se enfrentan cada día a situaciones de menor certeza y mayor riesgo, más incertidumbre y turbulencia.
Por tal razón, están necesitados de herramientas y técnicas que le ayuden a controlar el ambiente por medio del desarrollo de proyecciones, así como a calcular los probables resultados de distintas ocurrencias en varios escenarios, debido al incremento de consumidores, competidores, proveedores, etc. que la misma globalización ha traído a nuestros días y que debe tenerse en cuenta para la toma de decisiones correctas. De este modo el número de variables que deben considerar tiende a incrementarse. A las decisiones que se toman teniendo en cuenta el escenario probable y el número de variables que intervienen se les conocen como decisiones de predictibilidad y dimensión.
En las decisiones de predictibilidad y dimensión suele ser muy útil el proceso de la ciencia administrativa que consiste en la determinación del problema, la elaboración de modelos matemáticos y de prototipos, la selección de una solución, y la implantación del nuevo sistema.
La formulación de proyecciones es el proceso que consiste en el empleo de sucesos del pasado para realizar proyecciones sistemáticas sobre tendencias o resultados futuros, sin embargo las proyecciones no tienen que ser correctas para ser útiles. Basta que se prueben los acontecimientos futuros con suficiente veracidad para guiar las acciones presentes en forma valida y con miras a una meta.
Las proyecciones son necesarias, sin ellas, tanto los individuos como las organizaciones estarían a la merced de los acontecimientos futuros. Su uso más importante se ubica en la actividad de planeación, cuando los directivos utilizan proyecciones para crear premisas o supuestos básicos que se convierten en los cimientos de la planeación o la toma de decisiones. Estas proyecciones responden a dos categorías generales: las que se realizan acerca de sucesos que serán determinados en gran medida por lo que la organización hace o deja de hacer; y los que son acerca de cambios de las variables básicas sociales, económicas, políticas y tecnológicas que conforman el ambiente de acción indirecta.
Las proyecciones que se ven afectadas por las acciones de una organización son más difíciles de realizar, puesto que también involucran supuestos acerca de los ambientes de acción directa e indirecta.
En la realización de proyecciones la ciencia administrativa emplea dos técnicas básicas: las técnicas cuantitativas, que se basan en datos del pasado; y las técnicas cualitativas, que reflejan acciones y juicios que se basan en la experiencia pasada. Ambas técnicas son útiles en situaciones diversas.
Lo primero a de ser el de definir un plan y luego hemos de aplicarlo mediante la técnica. Las etapas de un proyecto son:
 Estudio de las circunstancias y problemas que motivan el proyecto
 Definición de los objetivos del proyecto.
 Estudio del Mercado.
 Estudio técnico.
 Organización y Administración del proyecto.
Como hasta aquí se visto la técnica debe de estar y, esta siempre a favor del administrador es labor de este el conocerla para facilitar su aplicación, por esto iniciemos haciendo una clasificación de las técnicas, aunque como ya veremos algunas se usan de forma indiscriminada en las áreas administrativas.

2.1.1 Métodos cuantitativos.
Las técnicas cuantitativas son de carácter matemático y su fin es mostrar de modo gráfico, que tan viable puede resultar un proyecto, para ello se vale de un método causal y, pretende el poder relacionar las variables, con el propósito de obtener una idea general.
Pero, para ser más específicos daremos una lista detallada de cuáles que son estas técnicas.
Árboles de decisión o cadena de fines y medios:
Este modelo consiste en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia en un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se representa con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol.
Los árboles de decisión presentan, bajo la forma de “árbol”, los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las posibilidades existentes en los diversos cursos que se podrán seguir. El árbol hace posible la observación de diversas alternativas y el hecho de que las diferentes decisiones y recuperaciones de éstas dependen de hechos en el futuro. Al incorporar al árbol las posibilidades de varios sucesos se pueden comprender la variedad de posibilidades de que una decisión conduzca a los resultados deseados. Los árboles de decisión reubican criterios amplios con un centro de atención sobre los elementos importantes, hacen resaltar premisas que con frecuencia están escondidas y muestran el proceso de razonamiento mediante el cual se toman decisiones bajo incertidumbre.
Con este método es posible identificar las principales alternativas y se muestra como las decisiones que siguen dependen de sucesos futuros. En el árbol se anotan las posibilidades de cada uno de los hechos, por lo que puede observarse claramente cuáles son los resultados y cuál de las alternativas es más conveniente y la que produce mayor rendimiento. Sus componentes son:
 “Alternativas de decisión en cada punto de decisión”.
 “Eventos que pueden ocurrir como resultado de cada alternativa de decisión”.
 “Probabilidades de que ocurran los eventos posibles como resultado de las decisiones”
 “Resultados (casi siempre expresados en términos económicos) de las posibles interacciones entre las alternativas de decisión y los eventos”.
Cuando se planea la ejecución de proyecto es bien sabido que se deben de tener en cuenta “pros y contras”, es decir se debe tomare en cuenta que las circunstancias pueden poner en riesgo la viabilidad de un plan, por ejemplo si un proyecto que pretende aplicarse se verá cumplido en lapso de un año debe tomar en cuenta la inflación.
Nuestro diagrama que aparece a continuación hace precisamente la apreciación de tres cantidades que se invierten en condiciones de inflación normal y una más alta, esto da la oportunidad de apreciar que tan rentable es la inversión en diferentes circunstancias y, además nos da la oportunidad de sacar a la luz posibles premisas y fijar alternativas, para solucionar cualquier contingencia. El ejemplo trata de ilustrar las alternativas de una empresa que fabrica autos y desea establecer tres sucursales en provincia, pero en tres diferentes ciudades, o el simplemente quedarse donde está la fabrica sin arriesgarse. El cuadro de él árbol representa dicha acción y de allí vemos como se desprenden las tres alternativas; que serian las tres ciudades, cada una de las ramas contempla como seria la situación en diferentes cuadros de circunstancia, tomando en cuenta la inflación en dos circunstancias, una de estabilidad y una de inflación galopante, si el árbol fuera más extenso podríamos apreciar “pros y contras” de cada alternativa, lo cual dejaría ver las premisas.








La transportación del producto es un problema común a la empresa, la técnica o método de resolución de este problema es conocido, como MODI, goza de gran aceptación.
Programación lineal o método Simplex
Es una técnica que se usa cuando se producen gran cantidad de piezas de un producto, y se desea alcanzar una adecuada perspectiva de las ganancias, se acerca mucho a la realidad, y por ello es muy utilizada: junto con el Simplex existen otros sistemas de ecuaciones, tanto lineales, como no lineales e incluso cuadráticas, que son muy útiles para planear la producción y calcular los costos y ganancias.
Las matrices también sirven para acercarse al costo y ganancia de
Gráfica de Gantt:
La gráfica de Gantt es uno de los métodos más utilizados en la planeación de proyectos, esto por el hecho de que permite tomar en cuenta un gran número de detalles con respecto a la planeación y el control de las actividades.
La gráfica permite entender el desenvolvimiento de un proyecto tomando en cuente el tiempo los gastos y cada una de las formas en que involucraran las áreas funcionales. Se usa una línea de color continua para definir el tiempo planeado para cada actividad y otra de distinto color o punteada para señalar el tiempo real en que se realizo la actividad. Esta información se muestra en corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y la otra la terminación de la tarea. La gráfica de Gantt le permite al gerente tomar decisiones basándose en los tiempos planeados de terminación.




La gráfica que aquí se presenta, es la de una empresa que construye tractores, la gráfica permite ver los tiempos desde el momento de elaborar planos; la duración del proyecto y hasta el periodo de ventas en el que se venderán los tractores. No es difícil comprender el porqué el diagrama de Gantt es tan popular entre los administradores, ya que como notamos es realmente útil.
El método del camino crítico (CPM, Critical Panth Method):
El método del CC es una herramienta que facilita la función de planeación. Un proyecto está formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este método, es necesario conocer, además de la lista de actividades, las fechas de terminación, el tiempo necesario para realizarlas, su interdependencia y la secuencia u orden lógico de su ejecución. Lo anterior constituye las características del proyecto. El método CC consta de dos partes: la construcción de la grafica del proyecto el cálculo del camino crítico y de los tiempos libres de actividades.
De esta forma a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades críticas o de mayor relevancia.
 Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias es conveniente elaborar la una gráfica la cual sirve para mostrar la secuencia de actividades. Los símbolos que se usan son: El circulo para representar cada actividad. Anotando dentro la clave de actividad y su duración. Clave, A, O, duración.
 La flecha para señalar la secuencia de actividades. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad.
 Duración (D). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.
 Tiempo próximo de la iniciación (TPI). Momento más cercano del inicio del proyecto, en el que ya se puede realizar una actividad.
 Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más lejano en que se pueda terminar una actividad, sin retrasar el proyecto.
 Tiempo próximo de terminación (TPT). TPT+ D.
 Tiempo lejano de iniciación (TLI): TLT – D
 Tiempo de holgura (TH): Resultado de: TLI-TPI o TLT- TPT.
EL CC ofrece varias ventajas como son:
Tener una gráfica que permite ver la secuencia y la relación entre las actividades.
Se determina el tiempo necesario para realizar un proyecto, así como el tiempo de holgura de actividades, lo que facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto, mejorando así el uso de recursos.
Sirve para controlar el proyecto, ya que, conforme se ejecutan las actividades, podemos hacer la gráfica de las actividades pendientes de realizar y calcular el nuevo camino crítico.
Conocer cuáles son las actividades del camino crítico, facilita la administración del proyecto y el análisis de las actividades verdaderamente importantes, considerando la duración del proyecto. De este modo se evita acelerar actividades no críticas, que no colaboran a la reducción del tiempo.
El método del camino crítico se puede analizar más ampliamente, pero por ahora, lo más importante esta visto; es una herramienta útil pues nos permite manejar el tiempo que se puede convertir en el peor enemigo de un proyecto. A continuación presentaremos un sencillo esquema, para facilitar la comprensión del CC:

17 abr. 2010

UNIDAD I "Planeción"

INTRODUCCION

Desde el momento en que nacemos los seres humanos, participamos de un modo u otro en proyectos, ya sean estos personales, familiares o grupales. De hecho muchas empresas que se dedican a la venta de seguros, sobreviven, por el deseo de muchos padres, que de antemano hacen planes, a fin de no dejar al azar la situación futura de sus hijos. Al crecer la mayoría de nosotros empezamos a decidir y planear, como resolver nuestros problemas.
Los humanos acostumbramos hacer proyectos o planes, hasta para las actividades más insignificantes:
Las amas de casa están al tanto de que actividades tan simples, como podrían ser las labores domesticas, requieren una seria planeación cuando se desea manejar una casa de manera eficaz.
Pero planear no es una actividad que se aplique solo a tareas sencillas, y es bien sabido que cualquier logro colosal es el resultado de un arduo y eficiente esfuerzo , sin embargo antes de aplicarse diligentemente al trabajo, debemos dar la importancia que tiene a la “planeación”, ya que este es el inicio de cualquier proyecto, pero más aun; esta actividad es la clave al éxito: Por esta razón este trabajo, pretende dar a la planeación el lugar que merece , no solo en la vida cotidiana, sino también en la administración.
Para aquellos que consideran que la administración no es una disciplina seria, que requiere un estudio y metodología propias, pudiera parecerles que la planeación es un asunto que no merece la menor atención; sin embargo el crecimiento industrial de algunos países y el fracaso innegable de otros nos muestra la importancia que se debe dedicar al tema.
Mucho del éxito o hundimiento de los países es como vimos en anteriores unidades; producto del rendimiento que experimentan sus empresas, sean estas públicas o privadas. Pues como ya hemos analizado las empresas se involucran para bien o para mal con las sociedades que las albergan, logrando llegar a convertirse en parte esencial de las comunidades.
En ocasiones vemos a naciones que contando con todos los recursos naturales necesarios para un optimo crecimiento, no logran el desarrollo necesario, para suplir las necesidades de sus ciudadanos, mientras que por otro lado se observa que países que no tienen quizás una posición tan favorecida, han hecho maravillas con los pocos recursos a los que tienen disposición, y por ello han logrado que sus habitantes disfruten de mejores niveles de vida, sin llegar nunca a la sobre-explotación de sus recursos, todo porque sus administradores tienen una adecuada planeación.
Nuestro país es un claro ejemplo de falta de planeación adecuada, pese a que se cuenta con los más que suficientes recursos naturales, la gran mayoría de los mexicanos vivimos en pésimas condiciones. Es común escuchar a políticos hacer toda una larga serie de promesas en campaña, pero nunca se nos dice en la práctica cual es la estrategia a seguir, para alcanzar el objetivo. Es solo lógico pensar que un plan así no pueda realizarse. No es de extrañar ver que en la práctica pasa todo aquello que en campaña se nos jura que no se hará so pretexto de que se hizo por emergencia, pero la realidad es que nuestro fracaso como país se debe por mucho a nuestra falta de visión en la planeación, pues como veremos en este trabajo la planeación requiere el estar preparado para cualquier contingencia.
Hace solo unos meses el poder ejecutivo, se casó con la idea de que el reformar las leyes que regulan la explotación del petróleo, resolvería los severos problemas y el rezago social, pero a pesar de las modificaciones en la ley y la aprobación de la supuesta reforma, los mexicanos seguimos sin ver la tan anhelada y prometida prosperidad. La pregunta entonces es: ¿Qué clase de maldición condena a nuestro país al fracaso? Afortunadamente, para nosotros, no necesitamos formulas mágicas, solo necesitamos comprender con que se cuenta como país, de que carecemos, y tener un adecuado plan, que contemple las contingencias con el fin de evitar los desastres innecesarios y saber enfrentar los inevitables. La respuesta a este problema es la planeación.
El ver en la planeación una solución es muy importante; al ver a países europeos que son territorialmente más pequeños que nuestro país, incluso que algunos estados de la república mexicana y, sin embargo son líderes en campos de la tecnología, la ciencia, o el comercio, no podemos más que admirar la forma en que sus administradores públicos supieron manejar la planeación y enfrentarse a las situaciones adversas.
De lo anterior, podemos concluir que un país no puede independizarse de la planeación, y excusarse con las crisis externas o los desastres naturales, los que gobiernan deben estar seguros que aquellos en quienes se deposita la administración pública tienen las adecuadas capacidades para planear el desarrollo de un país y, así poder dar la prosperidad que la sociedad demanda.
Como ya hemos analizado en otras unidades el papel que desempeñan las empresas en el desarrollo de una nación es vital, y se espera por esto que la industria haga lo propio también en el campo de la planeación, para evitar las crisis, que provocan los rescates bancarios tan caros, que hemos visto en los últimos años; y que es la sociedad más pobre la que acaba pagando; aquellos recursos que nunca gasto, por la falta de prevención de sus administradores.
Pero para poder dar a la planeación el lugar que merece en la administración es importante explicar que tienen que ver; la una con la otra, ¿a que llamamos planeación?, ¿cómo se ha de relacionar con la prevención?, ¿cómo funciona dentro de la empresa? Y, en cuanto a las deficiencias o tardanzas de la planeación como crear teorías que resuelvan sus inconveniencias. Solo de este modo daremos a la planeación el papel que merece como función administrativa.
La presente unidad nos explicara, que los planes pueden clasificarse de acuerdo a su tipo, también veremos cómo se pueden establecer planes a corto y largo plazo, como se prueba un plan, como delegar la responsabilidad; al repartir las tareas, a la vez que diferenciamos entre un plan provisional y uno permanente, y muy importante para el administrador como convencer a la empresa para que esta apruebe los planes.
Pero, ¿qué perseguimos, estudiando todo lo que tiene que ver con planeación? el fin que perseguimos es no solo el de cumplir con una tarea escolar. Más bien sabemos que la comprensión de la planeación, nos abrirá un mundo de posibilidades.
Pero para alcanzar estos objetivos, primero veremos, que es la planeación, como es que se vuelve una función indispensable al dedicar la vida a la administración. El comprender el papel de la previsión, nos facilitara la elaboración de planes; que suelen ser distintos como señalan los objetivos de nuestro temario y, que tienen que ver con las estrategias, las tácticas y las operaciones.
Durante el estudio de esta unidad veremos que una empresa progresa, sólo y cuando sabe ser congruente con su visión y misión. Sólo así se facilitara el alcanzar los objetivos, y, veremos también que la aplicación de estrategias nos indicara como se deben alcanzar los objetivos, apegándonos estrictamente a los tiempos planeados.
Analizaremos que es una premisa y como estas junto con un programa, y un adecuado procedimiento contribuyen en el éxito de un proyecto.
El respeto a las normas y políticas hacen de la empresa un todo organizado y funcional, y por ello le dedicaremos tiempo a su estudio.
En la actualidad muchas empresas hacen recortes despiadados que merman el avance de muchos proyectos, mientras otras desperdician valiosos recursos, por no saber elaborar un adecuado presupuesto que responda a las necesidades. Por lo que estudiaremos como elaborar un presupuesto, que cumpla con el propósito para el que se le diseña.
El saber hacer un adecuado pronóstico con las bases científicas correctas, nos será muy útil, por lo que nos será beneficioso el aprender que debemos entender, cuando se nos habla de pronósticos.
Una vez que hayamos entendido todos los objetivos de la unidad, veremos su aplicación práctica, en la parte final de nuestro trabajo que lleva por título: “La planeación y su aplicación en casos prácticos”

Así que entrando en materia iniciaremos, entendiendo el por qué decimos que la planeación es una función de la administración.

1.1 LA PLANEACION COMO FUNCION DE LA ADMINISTRACION

Cualquiera puede tener un negocio, es el comentario con el que nos enfrentamos, cuando explicamos que somos estudiantes de la carrera de administración. Aunque esto pueda sonar lógico o tenerse como cierto, el hecho es que cualquiera puede tener un negocio, pero no cualquiera tiene éxito en sacar adelante una empresa.
Como hemos estudiado en unidades anteriores la Administración, no es una carrera exclusivamente enfocada a los negocios; más bien esta aplicada a todo aquello que se desee emprender, es decir ; a la empresa, la planeación es el primer paso, o la primera función, a la que se pone atención cuando se inicia cualquier proyecto, la razón es muy simple para ejecutar algo de manera satisfactoria es importante saber, que queremos lograr, la planeación es el instrumento del que nos valemos para iniciar cualquier proyecto, es indiscutible el reconocer que el saber planear tiene muchísimo que ver con el futuro que anhelamos, por esto es indispensable que demos a la planeación el lugar que merece dentro de las funciones administrativas.
Pero, ¿Por qué afirmar que la planeación es una función de la administración? Para entenderlo debemos entender que es una función, esto porque aunque la palabra es muy utilizada, en todo lo se nos ha enseñado desde que en la secundaria se nos presentó por primera vez el algebra, la gran mayoría de los alumnos no pueden definir que es una función en matemáticas, y menos podrían hacerlo en administración. Para que la definición no sea arbitraria recurrimos al diccionario “Grijalbo de la lengua española” y nos encontramos con la siguiente definición: Desempeño o cargo de un oficio o facultad. Y ¿Qué nos da entender esta definición, en relación al tema que nos ocupa? Pues, que la planeación desempeña el oficio de dar inicio o forma a lo que se desea ver realizado.
No obstante que planear es una cualidad inherente al ser humano, ejecutar o llevar a cabo proyectos requiere más que una virtud intrínseca, y por esto muchos autores no solo explican la planeación, sino también la desglosan en partes con el fin de ver que logra.
Tal es el caso del autor de nuestra próxima referencia, donde se pretende hacernos ver que la planeación no es tan simple como lo creemos. Es una labor primordial del administrador el concentrar sus esfuerzos en comprender cada de uno de estos pasos, quizá empezando con retos sencillos como sería, el desarrollar sencillos planes personales.

Preston P. Le Breton en su libro “Administración general: planeación y ejecución”, divide la función administrativa de la planeación en catorce pasos que son los siguientes:
1. Advertir la posible necesidad de elaborar un plan.
2. Formular con precisión el objetivo del plan que deba prepararse.
3. Preparar un esquema amplio de la proposición o plan.
4. Obtener la aprobación de la proposición.
5. Organizar al equipo de planeación y asignar responsabilidades.
6. Determinar el esquema específico del plan.
7. Establecer contacto con todas las unidades que colaboran.
8. Obtener los datos necesarios.
9. Evaluar los datos.
10. Formular conclusiones preliminares y preparar los planes provisionales.
11. Someter a prueba los componentes de los planes provisionales, y hacer ajustes donde se necesite.
12. Preparar el plan definitivo.
13. Someter a prueba el plan y hacer los ajustes necesarios.
14. Obtener la aprobación del plan definitivo.
Como es de imaginarlo, a este respecto el papel del administrador es un verdadero reto, ya que implica el delegar el trabajo en otras personas, mientras él se enfoca no solo en elaborar el mejor de los planes, sino también en convencer a todos los que integran su equipo de trabajo, y otros (accionistas, socios) que de manera quizá más independiente, deban aprobar dicho proyecto.
Sin las cualidades apropiadas será muy difícil que la empresa se lleve a cabo, de allí la profunda importancia de esta área funcional y el porqué dedicarle todo una unidad.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su obra “Administración y Calidad”, asigna a la administración cuatro funciones que a su ver son básicas y son:
-Planeación.
-Organización.
-Dirección.
-Control
A todas estas las ve como fase en el ámbito administrativo, este a su vez debe aplicarse, desde su punto de vista, en toda etapa de la vida.
Y como podemos apreciar en primer lugar pone a la planeación, esto porque los planes dan el primer pasó a cualquier proyecto.
La ciencia llama “serendipismo”, a lo que en ocasiones pasa cuando alguien descubre algo sin intención de hacerlo, pero aunque esto ha ocurrido en algunas acertadas ocasiones, la realidad es que la gran mayoría de los logros de la humanidad fueron el resultado de la aplicación diligente de la planeación.
El autor que ya mencionamos, pasa a comentar como en los años sesentas muchas naciones iniciaron un colosal esfuerzo para poner al hombre en la luna por primera vez, la tecnología y cuantiosos recursos se pusieron a disposición de la ciencia; como es de suponer esto no fue un “serendipismo”, sino un esfuerzo encaminado por una adecuada planeación, para que la ejecución fuera la correcta, tiempos, recursos y selección de personal fueron estudiadamente escogidos, de hecho esto es un ejemplo indiscutible de la apropiada planeación.
Hasta aquí podemos ver que la planeación es una importantísima función en la administración, pues no podemos imaginarnos a la NASA, enviando al azar a los astronautas, o diciendo que el viaje sería hasta donde llegara el combustible, y sabemos que una hazaña de semejante envergadura es producto de un plan bien desarrollado.
Se espera que el alumno de administración tenga tan claro este asunto, Por ello al principio de nuestros estudios, se nos anima a la elaboración de un plan de vida, esto con el fin de hacer de nuestras vidas un proyecto de éxito.
La planeación es como dice Sergio Hernández y Rodríguez, una actividad a la que se le puede atribuir universalidad, en su libro “Administración” lo aclara de la siguiente forma:
La universalidad, como ya se ha dicho, es la aplicación generalizada de un concepto en cualquier situación donde se encuentre el ser humano, independientemente del tiempo y del espacio. De ahí que la planeación está y ha estado en todas las actividades humanas. Un ejemplo de ello son las pirámides de todas las culturas las cuales requirieron de gran planeación para su creación.
Incluso, un grupo reunido por casualidad pudiera tener necesidades emergentes de planeación, como el caso de que un conjunto de personas que sin conocerse son náufragos en un barco, refugiados en una isla para sobrevivir y de la que requieren salir. Para lograrlo deberán planear una acción en común. El siguiente caso hipotético (caso de planeación), ilustra lo anterior, conviene que se tenga en mente al estudiar este trabajo.

Caso de planeación:
Imaginemos que el lector pertenece a un grupo de seis personas que sobrevive a un aterrizaje forzoso al caer el avión en una montaña alejada, sin ningún tipo de comunicación o ayuda.
Solo pueden valerse de la capacidad física, mental y algunas pertenecías que lograron rescatar, instrumentos y materiales útiles, por desgracia, debido al peso solo pueden escogerse diez objetos. La última información que les dio el piloto, quién por desgracia falleció, es que estaban aproximadamente a quince días caminando de la civilización.
Después de una hora perdida en discusiones sin que nadie ceda, usted es elegido para coordinar al grupo por ser administrador, y debe conducir la acción colectiva. ¿Por dónde empezara?...
Recuerde que tiene la restricción de seleccionar solo diez instrumentos o materiales.
¿Cuáles serian los más adecuados? ¿Por qué? ¿Quién debería utilizarlos? ¿En qué caso nos serían útiles?
Usted sabe que algunos de estos elementos se pueden sustituir al encontrarse en el ambiente ¿podremos localizar algún sustituto en la montaña? ¿Cómo podremos sobrevivir?
Cuchillo, hacha, cobertor, cuaderno y lápiz , lámpara, brújula, reloj, lupa, martillo, botiquín binoculares, radio de pilas, cuerda, pistola, bolsa resistente, dinero, cerillos, encendedor, rollo de alambre, mochila, comida enlatada, papel periódico, protector solar, espejo, agua embotellada, cinta de aislar, bolsa de dulces, señales luminosas, caja fuerte con cien onzas de oro, bote de pintura.
Medite durante la lectura de ese trabajo y concordara con nosotros lo importante que es planear.

Viendo el peso tan grande de la planeación en la administración, no podemos menos que recurrir a varios autores para tener una clara idea de su concepto o definición .En su obra “Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad”, Sergio Hernández y Rodríguez explica lo siguiente con respecto a la planeación:
La planeación es el proceso de conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para la toma de decisiones, para proyectar las acciones por medio de un plan rector de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la prioridad como deben utilizarse los recursos económicos, a partir de presupuestos y/o proyectos de inversión.
¿Qué pretendo conseguir de un proyecto? Es una de las primeras preguntas que hemos de contestar al definir lo que la planeación significa. No es nada extraño ver un negocio en un día y al día siguiente solo un local vacío y un anuncio de renta. La quiebra no es solo una pérdida económica, lo es también una frustración de carácter psicológico, pues en un negocio se invierten un sinfín de anhelos y recursos. Pero ¿Qué conduce al éxito o fracaso de un proyecto? Gran parte de la respuesta a esta pregunta tiene mucho que ver con el concepto de planeación.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su libro “Administración y calidad” nos hace una serie de interesantes preguntas antes de definir lo que es la planeación, a continuación vemos la necesidad de citarlas textualmente, con el fin de que cada uno de nosotros vayamos haciendo una opinión propia de que es la planeación y porque es tan importante; la primera de ellas es: ¿Qué vamos a hacer?, ¿Dónde y con qué recursos lo haremos?, ¿Qué necesidad trata de satisfacer nuestro producto?, a ¿qué mercado nos vamos a dirigir?, ¿Cuánto nos costará producirlo?, A ¿Qué costo se va a distribuir? ¿Cómo se va distribuir?, en ¿Qué lugar estableceremos la planta? ¿Dónde estará nuestra oficina? ¿En cuánto tiempo nuestros socios verán ganancia? Tras este interesante cuestionamiento , la definición que Cuauhtémoc Anda ofrece a sus lectores la siguiente definición: Planeación es, observar y luego prever; lo cual implica ver con cuidado, para no dejar pasar desapercibidos detalles, que aunque insignificantes a simple vista, son vitales para la correcta realización de un proyecto. Para hacerlo más comprensible el autor se vale de un ejemplo simple: los alumnos de una escuela saben que en la biblioteca se hallan muchos libros que podrían serles útiles al hacer la tarea y comprender bien un tema antes de presentar un examen, pero el simple hecho de saberlo no significa que se tenga un buen conocimiento de los temas y mucho menos que se esté listo para un examen. Para aprobar y comprender bien un tema el alumno habrá de hacer un adecuado plan de estudios, medirá el tiempo que le lleve el aplicarlo y elaborara los métodos más adecuados a su disposición, a fin de lograr el mejor de los aprovechamientos.
Hasta aquí, sacamos en limpio que la planeación, es un ejercicio de observación, y experimentación profundos y nunca dejados al azar.
Gran parte del éxito administrativo de una empresa depende de la determinación exacta de los resultados que se pretende obtener, así como del análisis del entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas óptimas que se requieren para lograr dichos resultados. Todas estas actividades se realizan a través de la planeación, en la que se trata no sólo de predecir el camino que habremos de transitar sino de anticipar su rumbo, minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones futuras. De esta forma la planeación es una actividad clave para cualquier empresa en la que la aplicación de los principios de factibilidad, objetividad, cuantificación, flexibilidad, unidad y cambio de estrategias es imprescindible para planear correctamente las actividades de la organización.
Por lo anterior podemos percibir que la planeación, no tiene nada que ver con soñar despierto o hacer castillos en el aire. Sería un error creer que hacer un plan para producir un producto y venderlo, fuera toda la planeación que requiere un proyecto, como nos lo hace notar Lourdes Münch Galindo , en su libro “Principios de Administración , teoría y práctica” , la planeación establece métodos para resolver cualquier imprevisto, y no solo proyectos de producción y venta.
Conceptualizando la planeación habremos de decir, que es una fase de vital importancia para el proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas es determinado por esa fase. Actúa como el “programa operativo” de una computadora que guía y predetermina las operaciones dentro de ciertos parámetros preestablecidos; por ejemplo un empleado de mostrador que debe vender productos de una empresa requiere conocer los artículos , precios, cantidades disponibles, tiempos de entrega, políticas de crédito, etc. Con los que pueda promover su venta; sin estas bases, no podría realizar su trabajo. Sin embargo, la planeación es más amplia; su función abarca las estrategias de largo alcance de una institución y comprende las tácticas a mediano plazo de la empresa.
La metáfora que dice que si a una computadora se le programa basura programa y produce basura, por lo que la planeación, si está mal hecha, la ejecución estará mal hecha y los productos de la empresa también serán pobres y malos. Esta metáfora se comprende si se ve la planeación y a la organización como un sistema que se alimenta de insumos a los que transforma como un “programa” con procesos precisos de trabajo, que produce un bien o servicio para usuarios determinados.
Varios autores ofrecen sólidas e interesantes definiciones que vemos a bien incluir en el siguiente cuadro:




1.1 LA PLANEACION COMO FUNCION DE LA ADMINISTRACION


Cualquiera puede tener un negocio, es el comentario con el que nos enfrentamos, cuando explicamos que somos estudiantes de la carrera de administración. Aunque esto pueda sonar lógico o tenerse como cierto, el hecho es que cualquiera puede tener un negocio, pero no cualquiera tiene éxito en sacar adelante una empresa.
Como hemos estudiado en unidades anteriores la Administración, no es una carrera exclusivamente enfocada a los negocios; más bien esta aplicada a todo aquello que se desee emprender, es decir ; a la empresa, la planeación es el primer paso, o la primera función, a la que se pone atención cuando se inicia cualquier proyecto, la razón es muy simple para ejecutar algo de manera satisfactoria es importante saber, que queremos lograr, la planeación es el instrumento del que nos valemos para iniciar cualquier proyecto, es indiscutible el reconocer que el saber planear tiene muchísimo que ver con el futuro que anhelamos, por esto es indispensable que demos a la planeación el lugar que merece dentro de las funciones administrativas.
Pero, ¿Por qué afirmar que la planeación es una función de la administración? Para entenderlo debemos entender que es una función, esto porque aunque la palabra es muy utilizada, en todo lo se nos ha enseñado desde que en la secundaria se nos presentó por primera vez el algebra, la gran mayoría de los alumnos no pueden definir que es una función en matemáticas, y menos podrían hacerlo en administración. Para que la definición no sea arbitraria recurrimos al diccionario “Grijalbo de la lengua española” y nos encontramos con la siguiente definición: Desempeño o cargo de un oficio o facultad. Y ¿Qué nos da entender esta definición, en relación al tema que nos ocupa? Pues, que la planeación desempeña el oficio de dar inicio o forma a lo que se desea ver realizado.
No obstante que planear es una cualidad inherente al ser humano, ejecutar o llevar a cabo proyectos requiere más que una virtud intrínseca, y por esto muchos autores no solo explican la planeación, sino también la desglosan en partes con el fin de ver que logra.
Tal es el caso del autor de nuestra próxima referencia, donde se pretende hacernos ver que la planeación no es tan simple como lo creemos. Es una labor primordial del administrador el concentrar sus esfuerzos en comprender cada de uno de estos pasos, quizá empezando con retos sencillos como sería, el desarrollar sencillos planes personales.

Preston P. Le Breton en su libro “Administración general: planeación y ejecución”, divide la función administrativa de la planeación en catorce pasos que son los siguientes:
1. Advertir la posible necesidad de elaborar un plan.
2. Formular con precisión el objetivo del plan que deba prepararse.
3. Preparar un esquema amplio de la proposición o plan.
4. Obtener la aprobación de la proposición.
5. Organizar al equipo de planeación y asignar responsabilidades.
6. Determinar el esquema específico del plan.
7. Establecer contacto con todas las unidades que colaboran.
8. Obtener los datos necesarios.
9. Evaluar los datos.
10. Formular conclusiones preliminares y preparar los planes provisionales.
11. Someter a prueba los componentes de los planes provisionales, y hacer ajustes donde se necesite.
12. Preparar el plan definitivo.
13. Someter a prueba el plan y hacer los ajustes necesarios.
14. Obtener la aprobación del plan definitivo.
Como es de imaginarlo, a este respecto el papel del administrador es un verdadero reto, ya que implica el delegar el trabajo en otras personas, mientras él se enfoca no solo en elaborar el mejor de los planes, sino también en convencer a todos los que integran su equipo de trabajo, y otros (accionistas, socios) que de manera quizá más independiente, deban aprobar dicho proyecto.
Sin las cualidades apropiadas será muy difícil que la empresa se lleve a cabo, de allí la profunda importancia de esta área funcional y el porqué dedicarle todo una unidad.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su obra “Administración y Calidad”, asigna a la administración cuatro funciones que a su ver son básicas y son:
-Planeación.
-Organización.
-Dirección.
-Control
A todas estas las ve como fase en el ámbito administrativo, este a su vez debe aplicarse, desde su punto de vista, en toda etapa de la vida.
Y como podemos apreciar en primer lugar pone a la planeación, esto porque los planes dan el primer pasó a cualquier proyecto.
La ciencia llama “serendipismo”, a lo que en ocasiones pasa cuando alguien descubre algo sin intención de hacerlo, pero aunque esto ha ocurrido en algunas acertadas ocasiones, la realidad es que la gran mayoría de los logros de la humanidad fueron el resultado de la aplicación diligente de la planeación.
El autor que ya mencionamos, pasa a comentar como en los años sesentas muchas naciones iniciaron un colosal esfuerzo para poner al hombre en la luna por primera vez, la tecnología y cuantiosos recursos se pusieron a disposición de la ciencia; como es de suponer esto no fue un “serendipismo”, sino un esfuerzo encaminado por una adecuada planeación, para que la ejecución fuera la correcta, tiempos, recursos y selección de personal fueron estudiadamente escogidos, de hecho esto es un ejemplo indiscutible de la apropiada planeación.
Hasta aquí podemos ver que la planeación es una importantísima función en la administración, pues no podemos imaginarnos a la NASA, enviando al azar a los astronautas, o diciendo que el viaje sería hasta donde llegara el combustible, y sabemos que una hazaña de semejante envergadura es producto de un plan bien desarrollado.
Se espera que el alumno de administración tenga tan claro este asunto, Por ello al principio de nuestros estudios, se nos anima a la elaboración de un plan de vida, esto con el fin de hacer de nuestras vidas un proyecto de éxito.
La planeación es como dice Sergio Hernández y Rodríguez, una actividad a la que se le puede atribuir universalidad, en su libro “Administración” lo aclara de la siguiente forma:
La universalidad, como ya se ha dicho, es la aplicación generalizada de un concepto en cualquier situación donde se encuentre el ser humano, independientemente del tiempo y del espacio. De ahí que la planeación está y ha estado en todas las actividades humanas. Un ejemplo de ello son las pirámides de todas las culturas las cuales requirieron de gran planeación para su creación.
Incluso, un grupo reunido por casualidad pudiera tener necesidades emergentes de planeación, como el caso de que un conjunto de personas que sin conocerse son náufragos en un barco, refugiados en una isla para sobrevivir y de la que requieren salir. Para lograrlo deberán planear una acción en común. El siguiente caso hipotético (caso de planeación), ilustra lo anterior, conviene que se tenga en mente al estudiar este trabajo.

Caso de planeación:
Imaginemos que el lector pertenece a un grupo de seis personas que sobrevive a un aterrizaje forzoso al caer el avión en una montaña alejada, sin ningún tipo de comunicación o ayuda.
Solo pueden valerse de la capacidad física, mental y algunas pertenecías que lograron rescatar, instrumentos y materiales útiles, por desgracia, debido al peso solo pueden escogerse diez objetos. La última información que les dio el piloto, quién por desgracia falleció, es que estaban aproximadamente a quince días caminando de la civilización.
Después de una hora perdida en discusiones sin que nadie ceda, usted es elegido para coordinar al grupo por ser administrador, y debe conducir la acción colectiva. ¿Por dónde empezara?...
Recuerde que tiene la restricción de seleccionar solo diez instrumentos o materiales.
¿Cuáles serian los más adecuados? ¿Por qué? ¿Quién debería utilizarlos? ¿En qué caso nos serían útiles?
Usted sabe que algunos de estos elementos se pueden sustituir al encontrarse en el ambiente ¿podremos localizar algún sustituto en la montaña? ¿Cómo podremos sobrevivir?
Cuchillo, hacha, cobertor, cuaderno y lápiz , lámpara, brújula, reloj, lupa, martillo, botiquín binoculares, radio de pilas, cuerda, pistola, bolsa resistente, dinero, cerillos, encendedor, rollo de alambre, mochila, comida enlatada, papel periódico, protector solar, espejo, agua embotellada, cinta de aislar, bolsa de dulces, señales luminosas, caja fuerte con cien onzas de oro, bote de pintura.
Medite durante la lectura de ese trabajo y concordara con nosotros lo importante que es planear.



1.2 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION


Viendo el peso tan grande de la planeación en la administración, no podemos menos que recurrir a varios autores para tener una clara idea de su concepto o definición .En su obra “Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad”, Sergio Hernández y Rodríguez explica lo siguiente con respecto a la planeación:
La planeación es el proceso de conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para la toma de decisiones, para proyectar las acciones por medio de un plan rector de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la prioridad como deben utilizarse los recursos económicos, a partir de presupuestos y/o proyectos de inversión.
¿Qué pretendo conseguir de un proyecto? Es una de las primeras preguntas que hemos de contestar al definir lo que la planeación significa. No es nada extraño ver un negocio en un día y al día siguiente solo un local vacío y un anuncio de renta. La quiebra no es solo una pérdida económica, lo es también una frustración de carácter psicológico, pues en un negocio se invierten un sinfín de anhelos y recursos. Pero ¿Qué conduce al éxito o fracaso de un proyecto? Gran parte de la respuesta a esta pregunta tiene mucho que ver con el concepto de planeación.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su libro “Administración y calidad” nos hace una serie de interesantes preguntas antes de definir lo que es la planeación, a continuación vemos la necesidad de citarlas textualmente, con el fin de que cada uno de nosotros vayamos haciendo una opinión propia de que es la planeación y porque es tan importante; la primera de ellas es: ¿Qué vamos a hacer?, ¿Dónde y con qué recursos lo haremos?, ¿Qué necesidad trata de satisfacer nuestro producto?, a ¿qué mercado nos vamos a dirigir?, ¿Cuánto nos costará producirlo?, A ¿Qué costo se va a distribuir? ¿Cómo se va distribuir?, en ¿Qué lugar estableceremos la planta? ¿Dónde estará nuestra oficina? ¿En cuánto tiempo nuestros socios verán ganancia? Tras este interesante cuestionamiento , la definición que Cuauhtémoc Anda ofrece a sus lectores la siguiente definición: Planeación es, observar y luego prever; lo cual implica ver con cuidado, para no dejar pasar desapercibidos detalles, que aunque insignificantes a simple vista, son vitales para la correcta realización de un proyecto. Para hacerlo más comprensible el autor se vale de un ejemplo simple: los alumnos de una escuela saben que en la biblioteca se hallan muchos libros que podrían serles útiles al hacer la tarea y comprender bien un tema antes de presentar un examen, pero el simple hecho de saberlo no significa que se tenga un buen conocimiento de los temas y mucho menos que se esté listo para un examen. Para aprobar y comprender bien un tema el alumno habrá de hacer un adecuado plan de estudios, medirá el tiempo que le lleve el aplicarlo y elaborara los métodos más adecuados a su disposición, a fin de lograr el mejor de los aprovechamientos.
Hasta aquí, sacamos en limpio que la planeación, es un ejercicio de observación, y experimentación profundos y nunca dejados al azar.
Gran parte del éxito administrativo de una empresa depende de la determinación exacta de los resultados que se pretende obtener, así como del análisis del entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas óptimas que se requieren para lograr dichos resultados. Todas estas actividades se realizan a través de la planeación, en la que se trata no sólo de predecir el camino que habremos de transitar sino de anticipar su rumbo, minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones futuras. De esta forma la planeación es una actividad clave para cualquier empresa en la que la aplicación de los principios de factibilidad, objetividad, cuantificación, flexibilidad, unidad y cambio de estrategias es imprescindible para planear correctamente las actividades de la organización.
Por lo anterior podemos percibir que la planeación, no tiene nada que ver con soñar despierto o hacer castillos en el aire. Sería un error creer que hacer un plan para producir un producto y venderlo, fuera toda la planeación que requiere un proyecto, como nos lo hace notar Lourdes Münch Galindo , en su libro “Principios de Administración , teoría y práctica” , la planeación establece métodos para resolver cualquier imprevisto, y no solo proyectos de producción y venta.
Conceptualizando la planeación habremos de decir, que es una fase de vital importancia para el proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas es determinado por esa fase. Actúa como el “programa operativo” de una computadora que guía y predetermina las operaciones dentro de ciertos parámetros preestablecidos; por ejemplo un empleado de mostrador que debe vender productos de una empresa requiere conocer los artículos , precios, cantidades disponibles, tiempos de entrega, políticas de crédito, etc. Con los que pueda promover su venta; sin estas bases, no podría realizar su trabajo. Sin embargo, la planeación es más amplia; su función abarca las estrategias de largo alcance de una institución y comprende las tácticas a mediano plazo de la empresa.
La metáfora que dice que si a una computadora se le programa basura programa y produce basura, por lo que la planeación, si está mal hecha, la ejecución estará mal hecha y los productos de la empresa también serán pobres y malos. Esta metáfora se comprende si se ve la planeación y a la organización como un sistema que se alimenta de insumos a los que transforma como un “programa” con procesos precisos de trabajo, que produce un bien o servicio para usuarios determinados.
Varios autores ofrecen sólidas e interesantes definiciones que vemos a bien incluir en el siguiente cuadro:


Todo lo anterior nos lleva a la comprensión, de que la planeación es la función administrativa que hace que las cosas sucedan, todo proyecto para ser orientado se vale de ella, pues su aplicación nos permite: medir tiempos cuantificar recursos, trazar objetivos y lo más importante permite que las cosas ocurran.
Preston P. Le Breton en su obra “Administración General” nos explica:
El proceso de planeación se inicia correctamente con la determinación que alguien hace de que una situación dada requiere atención. Antes de que un administrador perciba la necesidad con sus propios esfuerzos, o se le haga ver la misma por la atención de otros, es improbable que actúe. La forma en que capta la necesidad, y el tiempo en que ello ocurre, son dos factores críticos en relación con el manejo satisfactorio del proceso de planeación. Como se puede notar, la planeación tiene muchos e importantes beneficios como son:
Permite dirigir y controlar lo que se planea; los recursos se distribuyen mejor; los procedimientos y planes pueden ser objeto de mejora continua; la planeación se traduce a su vez en previsión, y las estrategias a su vez en planes de acción concretos; la planeación nos permite una mejor organización; fomenta la integración de los recursos humanos, y por si fuera poco, ayuda a la dirección de la empresa.
Pese a todo lo bueno que se dice sobre la planeación, tiene también detractores, que encuentran en ella serias desventajas como son:
Que consume tiempo y recursos; que cuando el plan y el directivo, son rígidos se provocan paradigmas paralizantes, que matan la creatividad y que hacen que futuros planes se vean con resistencia.
Sin embargo, para el administrador inteligente queda claro, que no hay nada más caro que el fracaso y este suele ser el resultado de la falta de planeación. Más que pensar en no planear sería bueno analizar el por qué suele fallar la planeación, las causas pueden ser muchas y muy diversas, por mencionar solo algunas, diremos que:
Los planes fracasan, cuando no están basados en la investigación objetiva; si no se es congruente con la misión de la empresa; cuando no tenemos en claro los objetivos; no medimos bien el tiempo y sus alcances; hicimos una mala medición del costo; nos falto análisis de las contingencias y por ello no supimos que acción seguir; nuestras políticas fueron inflexibles ante los cambios inesperados; la división del trabajo no fue la adecuada, las partes involucradas mostraron irresponsabilidad; el plan no se comunico adecuadamente; no hubo la delegación necesaria, ni la facultación, para tomar las decisiones correctas; los directivos no se involucraron, ni apoyaron el plan; para los usuarios, el plan era de difícil estructuración, por lo que su interpretación se complico, en pocas palabras no entendieron ni como se interpretaba, ni como se aplicaba.
Pero como vimos todos los defectos de la planeación no radican en ella; más bien el problema está en no saber planear, de allí que en este trabajo presentaremos: como, quién y cuándo se debe hacer un plan, así como que funciones derivan de otras.
Al citar al maestro Ricardo Cantú, Cuauhtémoc de Anda Gutiérrez Trascribe su visión sobre la administración de la siguiente forma:
Mientras, que prever tiene que ver con el futuro, la planeación es la determinación de un curso concreto de acción que seguir fijando principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlos y la fijación de tiempos, unidades , para su realización.
Luego continúa explicando; un plan es un curso de acción basado en análisis de un problema, por lo que hay que concretar sus partes, de modo que sea posible lograr una solución programada. Se puede decir que un plan o programa es una secuencia de metas predeterminadas. Naturalmente que el éxito de una empresa no solo depende del plan o programa trazado, sino que necesita además de un conjunto de requisitos y una actuación efectiva. Por lo tanto, los planes o programas son instrumentos o medios para alcanzar una meta u objetivo.
La planeación representa una actividad principal en el proceso administrativa debido a que a que permite consolidar la estructura jerárquica, y en su caso, contribuye a su modificación para hacer frente a situaciones diferentes.
Pero se debe entender ante todo que la planeación es una actividad racional que busca prever posibilidades o condiciones futuras y tomar una serie de decisiones para llegar a ellas.
Además la planeación no es algo casual, que se aborda según se va llegando a cada problema, más bien en ella se imponen objetivos y políticas bien razonados, así como la fijación de programas aunado a la determinación de métodos y procedimientos específicos.
Entonces ¿Cuál es la importancia fundamental, de la planeación? Su importancia es mucha y radica en que si se selecciona adecuadamente el problema; se seleccionan las necesidades prioritarias; se especifican los resultados deseados; se fijan de antemano los requisitos y las alternativas de solución, y se determinan los métodos y procedimientos específicos, es casi seguro que se conseguirá el éxito
Además la planeación es proceso interesante para el administrador, porque es un proceso continuo, que no se estanca. Ofrece la oportunidad de que el administrador use de continuo su creatividad y talento organizacional. Y aunque muchas en muchas de las carreras se llevan algunas nociones de administración, somos nosotros los estudiantes de administración, los que por estudiar esta a profundidad mejor podremos aplicar sus funciones.
Fred R. David nos dice en su libro “Administración estratégica”, lo siguiente con respecto a la planeación:
Que ésta es una inversión inicial con éxito, pues ayuda a una empres a, a que sus esfuerzos sean directamente proporcionales a las ganancias, lo que nos evita trabajar en baldé. Además de que permite a la empresa prestar atención a lo que realmente importa, y ayuda a que la empresa se prepare para cualquier eventualidad. Al mismo tiempo le permite a la empresa reunir los recursos necesarios y realizar los trabajos con una visión ecológica, es decir la de proteger al medio ambiente.
Otro de los beneficios que aporta es que permite que sepamos a quien, cuando, donde y por qué se requiere algo o a alguien. De todo lo anterior desprendemos que la planeación es la piedra angular de la formulación eficaz, y aunque sabemos que nada es perfecto, planear casi garantiza el éxito, cuando se hace bien.
Ahora es indispensable que demos atención a una importante fase de la planeación: la previsión.



1.3 LA PREVISION COMO PARTE DE LA PLANEACION.


La previsión, como señala Ricardo Cantú, no es simplemente una definición, es más bien una estructuración del futuro, para ver qué puede hacerse. Para poder prever es muy bueno saber con que se cuenta en cuanto a tecnología, recursos, capacidades y otros componentes, que dependen del tipo de empresa.
Pero lo que sí es seguro, es que la previsión es la base de un proyecto exitoso, mucha de la energía y talento se debe abocar a esta fase de la planeación.
Es común que los seres humanos tratemos de prever cosas tan simples como; cual va ser el clima a lo largo del día con el fin de estar adecuadamente vestidos, y no ser sorprendidos por las inclemencias. Pero quizá al tratarse de proyectos algunos somos realmente descuidados o por dar otro calificativo: incautos.
Las empresas han crecido mucho desde la revolución industrial, la amplia gama de productos y servicios han creado en los consumidores una serie de necesidades inexistentes en el pasado. A este respecto se dice lo siguiente:
Allá en 1956, un columnista escribió: “Se calcula que hace un siglo el hombre promedio tenía 72 deseos, 16 de los cuales se consideraban necesidades. Hoy se calcula que el hombre promedio tiene 474 deseos, 94 de los cuales se consideran necesidades. Hace un siglo el comercio instaba al hombre promedio a comprar 200 artículos... pero hoy el comprador tiene que luchar contra los esfuerzos de venta que le ofrecen 32.000 artículos diferentes. Las necesidades del hombre son pocas... sus deseos no tienen límite”.
Esta afirmación cobra mayor relevancia cuando examinamos que este informe se publico en 1973, o sea hace cuarenta años.
Al ver lo fácil que es convencer al consumidor, muchas empresas o accionistas invierten sus recursos sin la más mínima precaución.
Para el administrador la previsión no ha de ser asunto dejado a un lado, algunas de las siguientes explicaciones, nos dejan en claro porque la vemos como una importante parte de la planeación.

Al iniciar un proyecto, todo grupo social tiene básicamente cuatro preocupaciones, a las que podemos calificar de primordiales:
1. El reducir la incertidumbre hacia el futuro (se entiende que esta nunca se eliminara por completo).
2. Reducir los riesgos y aumentar al máximo las oportunidades.
3. Proporcionar los elementos para llevar a cabo el control.
4. Dar inicio al proyecto, cualquiera que este sea.
Todos estos temores se reducen con la previsión, que es una parte esencial de la planeación, es de hecho la primera, y tiene como fin lograr controlar los factores que pudieran llevar a la empresa al fracaso. La previsión estudia "lo que puede hacerse":
"Pre-ve" las condiciones en que deberá desarrollarse nuestra futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con precisión "lo que va a hacerse”
Pongamos por caso a una empresa, cuyo proyecto está enfocado a desarrollos de vivienda de interés social, se cuenta con los recursos necesarios, como son terrenos, tramite para servicios, permisos de construcción, y los recursos humanos necesarios para dar forma al proyecto. Pero ¿Qué pasaría si no se sabe o se prevén quienes pueden ser los posibles compradores? Pudiera ser que el terreno es inaccesible geográficamente para los posibles compradores, lo que haría que el periodo de ventas se prolongue excesivamente provocando pérdidas
Eso es uno de los muchos problemas que analiza la previsión; pero además existen riesgos, que pueden poner en riesgo la vida, y que pueden solucionarse con un poco de sentido común a la hora de prever un proyecto.
Al hablar de se puede afectar vidas no se está exagerando, pues la historia nos narra una serie de desastres que se pudieron resolver con un poco o evitar, si esta fase de la planeación se tomara más en serio.
Pongamos por ejemplo, la tragedia que se suscito en el año 1912, cuando el Titanic choco contra un iceberg, ciertamente este accidente no se podía haber evitado, porque por aquellos años la tecnología no era la suficiente, como para detectar y virar a tiempo; sin embargo si se pudieron haber puesto suficientes botes y así evitar la dramática pérdida de vidas humanas.
De todo lo anterior se desprende la importancia de entender, que un plan es bueno, solo cuando el éxito principia desde las primeras partes que conforman la planeación.
El Titanic fue un éxito en muchos sentidos, era un barco fuerte, elegante, y tenía una capacidad grande, para transportar personas y mercancías, aun así la falta de previsión provoco que se hundiera en su primer viaje.
La palabra contingencia, debería de ser suficiente para hacernos entender lo importante que es la previsión. Por lo que Fred R. David nos explica en “Administración Estratégica”, podemos darle la atención que se merece:
Una premisa básica es que las empresas deben tener siempre planes de contingencia; pues esto las ayuda a superar lo malo y aprovechar las oportunidades, Muchas empresas preparan planes de contingencia o prevén solo lo malo, ya que el saber prever también lo bueno ayuda a que la empresa saque el mejor provecho posible.
A pesar del cuidado con el que se implanten las estrategias, los eventos imprevistos como: las huelgas, los boicots, desastres naturales, la llegada de competidores, las acciones gubernamentales, pueden poner a prueba la previsión de nuestra empresa.
La previsión debe incluir planes específicos para afrontar las mencionadas contingencias ¿Cómo deberían ser esos planes? La previsión debe incluir en su planeación un plan B, es decir que siempre se deben crear caminos alternativos, para trabajar cuando las circunstancias cambian, sin embargo, lo que debemos tener muy claro es que solo algunas áreas funcionales deben contar con estrategias de contingencia,; por lógica deben ser las más importantes, un buen gerente no querrá prever cualquier situación, porque esto haría disfuncional la planeación, por la onerosa carga de planes.
Veamos algunas situaciones que deberían requerir de previsión:
1. Si un competidor importante sale de ciertos mercados según indican los informes de inteligencia, ¿qué medidas debe tomar nuestra empresa?
2. Si no se logran los objetivos de ventas, ¿qué acciones debe realizar nuestra empresa para evitar la pérdida de utilidades?
3. Si la demanda de nuestro producto supera lo planeado, ¿Qué medidas debe tomar nuestra empresa para satisfacer la demanda?
4. Si ocurren ciertos desastres, como una pérdida de herramientas de computo, un intento de toma hostil, la pérdida de protección de patentes o la destrucción de instalaciones de manufactura debido a terremotos, tornados, huracanes etc., ¿qué acciones deberán tomarse?
5. Si un nuevo avance tecnológico hace que nuestro producto se vuelva obsoleto antes de lo esperado, ¿qué medidas se deben tomar?
Todo lo anterior nos ilustra la atención, que se debe dar para resolver cualquier imprevisto.
Varios autores dan a la previsión una visión amplia, aplicándola básicamente a todo lo que es planeación y, otros más la enfocan como una planeación estratégica, Fred R. David nos cuenta en su libro, que ya mencionamos ; que en los años sesentas los gerentes vieron en la previsión una solución a básicamente todos los problemas administrativos, por lo que al hundirse algunas empresas ,el desconsuelo llevo a varias personas culparan de todo a la previsión, pero en los ochentas cobro auge de nuevo, aunque es conveniente entender que todo ha de verse, en la adecuada perspectiva y con la adecuada mesura, comprendiendo que nada es perfecto, y que toda creación humana tiene sus bemoles.
Retomando nuestro ejemplo del Titanic, es bueno que entendamos
Entonces queda muy claro que para no ver “hundirse” nuestros planes, no estaría nunca por demás dar a la previsión la atención que merece; por esto en el siguiente apartado le daremos el espacio y la atención debida, para definirla.


1.3.1 Concepto y propósito de la previsión

Como hemos estado estudiando, la previsión es una parte indispensable en la planeación, pero a ¿que llamamos previsión?, este es el momento de recurrir a algunas autoridades en el campo de la administración y a continuación los citaremos:
Para el maestro Ricardo Cantú en su libro “Las etapas del desarrollo administrativo” la previsión significa estructurar el futuro para definir lo que puede hacerse; es la determinación, técnicamente realizada, de lo que desea lograr por medio del organismo social y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras…hasta determinar los diversos cursos de acción posible. Mientras que la planeación consistirá en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlos y la fijación de tiempos, unidades etc., para su realización.

Es la etapa del proceso administrativo en donde se diagnosticará tomando como base datos relevantes tanto del pasado como del presente a fin de obtener los contextos en que se desarrollará la empresa tales como, económicos, políticos, sociales, etc., tomando muy en cuenta que en una empresa, los planes no son asunto de un día, y pueden requerir años o hasta, siglos para lograr alcanzar los objetivos que se traza la empresa.
El comentario anterior es la opinión de Lourdes Münch Galindo y el licenciado García Martínez.
Agustín Reyes Ponce añade un tanto más a esta definición, al señalar: La palabra previsión (de pre-ver: ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que .la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. Por ello la previsión es base necesaria para la planeación adecuada de absolutamente todo plan, sea este de carácter público, o simplemente personal. Como lo sería para nosotros el trazar un plan de vida, con el fin de dar forma a nuestros proyectos.


¿Qué propósito tiene la previsión, en la función administrativa de la planeación? Uno al que varias autoridades administrativas tratan de explicarnos de la siguiente manera:
Es que se esté preparado para los cambios que pudiesen presentarse ya que en la actualidad se vive en una constante de cambios y debemos estar preparados para tales aspectos, para tener la capacidad de respuesta frente al tiempo.
¿Cómo damos inicio a la planeación? Es una pregunta digna de contestarse, por sencilla que nos parezca; pues cuando nos ponemos frente a un proyecto, muchas veces lo damos por concluido antes de tiempo, cuando vemos la serie de problemas a los que nos enfrentamos .A este respecto citaremos la opinión nuevamente de Reyes Ponce, ya que cuenta con la capacidad para dar una orientación a quienes tenemos como futura profesión la administración.
Al respecto nos habla de lo indispensable que es esta fase, y de la atención que debemos poner al iniciarla, ya que cuando prevemos el futuro podemos también aprovechar las oportunidades que este nos va presentando.

Para hacer previsiones es indispensable, entender lo siguiente muy bien:

a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen (¿Qué quiero?)

b) Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos (superarlos).

c) Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que nos permitan escoger alguno de, ellos como base de nuestros planes.

Por eso dijimos que la previsión responde a la pregunta: ¿qué puede hacerse?
Podemos pues definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma, por lo que siempre se debe de prever antes de actuar a la ligera.
Pero ¿es la previsión la solución a todos los problemas empresariales? Claro que no, la administración es un ejercicio muy completo, del cual la planeación es solo una función; la previsión, es solo parte de esta función y no es una panacea, lo reconoce así Reyes Ponce, al señalar que papel ocupa la previsión, y explicarnos, que es la presvisibidad y su alcance a la hora de planear, antes de la ejecución de cualquier proyecto, con el interés de alcanzar éxito.
"Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el numero de jactares y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta, pues la previsión es una herramienta que puede resolver varios de los inconvenientes y aprovechar los cambios positivamente.

La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas,, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad."
En ¿qué debe descansar la previsión, para que tenga éxito? En dos factores, que aunque son prácticamente obvios, no está por demás mencionarlos:

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas (no soñar).
Aunque soñar, ha llevado a muchas personas a generar magníficos proyectos, pero para lograr alcanzar un sueño, este se debe planear de forma objetiva, ¿cómo lograr dar forma a un proyecto? La respuesta es simple; haciendo planes, y habremos de entender, que planear es una actividad que debe hacerse bien despierto y con los pies en la tierra.
Lo anterior deja muy claro, que la planeación, debe cuidar hasta detalles que pudieran considerarse insignificantes.

Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
Muchas personas no dan a la cuantificación, el lugar sobrepujante que debe tener, sin embargo la cuantificación de los recursos es la mejor forma de entender si vamos progresando en un proyecto o si fue un fracaso.
Hemos entendido hasta aquí que la previsión, aunque muy útil no es la solución a todos los problemas, la empresa es un reto, que muchas de las veces implica enfrentarse a situaciones que por mucho, pudieran resultarnos desconocidas. Pero lo que si logra la previsión es evitarnos desastres, que como vimos en el caso del ejemplo del Titanic, pudieron haberse evitado. La idea es que como todo, la previsión sea utilizada por nosotros como una útil herramienta, siempre con la visión de que los humanos no podemos ver el futuro; pero si podemos con sentido común controlar algunas de las situaciones de este.


1.4 PRINCIPIOS DE PLANEACION


“Roma no se hizo en un día”, con esta frase célebre abrimos ante nosotros un panorama amplio, de que para hacer algo grandioso se requieran planes adecuados y, como ya lo mencionamos todos planeamos, ya sea bien o mal.
Entonces, de ¿qué depende, el éxito o fracaso de un plan? La respuesta a esta pregunta es simple, depende de que los planes, que elaboremos descansen sobre los principios adecuados, como lo estudiaremos en este objetivo.
La planeación es un proceso racional que busca prever posibilidades o condiciones futuras y tornar una serie de decisiones para llegar a ellas. Requiere el establecimiento de objetivos y políticas, así como la fijación de programas y la determinación de métodos y procedimientos específicos. El modelo básico se compone de dos procesos interrelacionados: la planeación y la ejecución. Aunque se reconoce que para cualquier plan dado el mismo ejecutivo puede ser el planificador principal y el ejecutor principal, se desarrollará separadamente cada proceso, por varias razones. Aun cuando la misma persona maneje ambos procesos, usualmente existen amplias diferencias en la forma en que se lleva a cabo la doble tarea. En muchos casos el planeador y el ejecutor no son la misma persona, y ambos trabajan de forma independiente.
Al mismo tiempo la planeación es un proceso en sí misma que puede realizarse siguiendo entre otros, los siguientes pasos: identificar el problema; seleccionar las necesidades prioritarias; especificar los resultados que se esperan, determinar los requisitos y alternativas de solución que se considere más adecuada.
Para que la información nos quede más clara en la mente, hemos visto a bien incluir lo que estamos analizando en el siguiente cuadro sinóptico:






Todo lo anterior nos lleva a la comprensión, de que la planeación es la función administrativa que hace que las cosas sucedan, todo proyecto para ser orientado se vale de ella, pues su aplicación nos permite: medir tiempos cuantificar recursos, trazar objetivos y lo más importante permite que las cosas ocurran.
Preston P. Le Breton en su obra “Administración General” nos explica:
El proceso de planeación se inicia correctamente con la determinación que alguien hace de que una situación dada requiere atención. Antes de que un administrador perciba la necesidad con sus propios esfuerzos, o se le haga ver la misma por la atención de otros, es improbable que actúe. La forma en que capta la necesidad, y el tiempo en que ello ocurre, son dos factores críticos en relación con el manejo satisfactorio del proceso de planeación. Como se puede notar, la planeación tiene muchos e importantes beneficios como son:
Permite dirigir y controlar lo que se planea; los recursos se distribuyen mejor; los procedimientos y planes pueden ser objeto de mejora continua; la planeación se traduce a su vez en previsión, y las estrategias a su vez en planes de acción concretos; la planeación nos permite una mejor organización; fomenta la integración de los recursos humanos, y por si fuera poco, ayuda a la dirección de la empresa.
Pese a todo lo bueno que se dice sobre la planeación, tiene también detractores, que encuentran en ella serias desventajas como son:
Que consume tiempo y recursos; que cuando el plan y el directivo, son rígidos se provocan paradigmas paralizantes, que matan la creatividad y que hacen que futuros planes se vean con resistencia.
Sin embargo, para el administrador inteligente queda claro, que no hay nada más caro que el fracaso y este suele ser el resultado de la falta de planeación. Más que pensar en no planear sería bueno analizar el por qué suele fallar la planeación, las causas pueden ser muchas y muy diversas, por mencionar solo algunas, diremos que:
Los planes fracasan, cuando no están basados en la investigación objetiva; si no se es congruente con la misión de la empresa; cuando no tenemos en claro los objetivos; no medimos bien el tiempo y sus alcances; hicimos una mala medición del costo; nos falto análisis de las contingencias y por ello no supimos que acción seguir; nuestras políticas fueron inflexibles ante los cambios inesperados; la división del trabajo no fue la adecuada, las partes involucradas mostraron irresponsabilidad; el plan no se comunico adecuadamente; no hubo la delegación necesaria, ni la facultación, para tomar las decisiones correctas; los directivos no se involucraron, ni apoyaron el plan; para los usuarios, el plan era de difícil estructuración, por lo que su interpretación se complico, en pocas palabras no entendieron ni como se interpretaba, ni como se aplicaba.
Pero como vimos todos los defectos de la planeación no radican en ella; más bien el problema está en no saber planear, de allí que en este trabajo presentaremos: como, quién y cuándo se debe hacer un plan, así como que funciones derivan de otras.
Al citar al maestro Ricardo Cantú, Cuauhtémoc de Anda Gutiérrez Trascribe su visión sobre la administración de la siguiente forma:
Mientras, que prever tiene que ver con el futuro, la planeación es la determinación de un curso concreto de acción que seguir fijando principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlos y la fijación de tiempos, unidades , para su realización.
Luego continúa explicando; un plan es un curso de acción basado en análisis de un problema, por lo que hay que concretar sus partes, de modo que sea posible lograr una solución programada. Se puede decir que un plan o programa es una secuencia de metas predeterminadas. Naturalmente que el éxito de una empresa no solo depende del plan o programa trazado, sino que necesita además de un conjunto de requisitos y una actuación efectiva. Por lo tanto, los planes o programas son instrumentos o medios para alcanzar una meta u objetivo.
La planeación representa una actividad principal en el proceso administrativa debido a que a que permite consolidar la estructura jerárquica, y en su caso, contribuye a su modificación para hacer frente a situaciones diferentes.
Pero se debe entender ante todo que la planeación es una actividad racional que busca prever posibilidades o condiciones futuras y tomar una serie de decisiones para llegar a ellas.
Además la planeación no es algo casual, que se aborda según se va llegando a cada problema, más bien en ella se imponen objetivos y políticas bien razonados, así como la fijación de programas aunado a la determinación de métodos y procedimientos específicos.
Entonces ¿Cuál es la importancia fundamental, de la planeación? Su importancia es mucha y radica en que si se selecciona adecuadamente el problema; se seleccionan las necesidades prioritarias; se especifican los resultados deseados; se fijan de antemano los requisitos y las alternativas de solución, y se determinan los métodos y procedimientos específicos, es casi seguro que se conseguirá el éxito
Además la planeación es proceso interesante para el administrador, porque es un proceso continuo, que no se estanca. Ofrece la oportunidad de que el administrador use de continuo su creatividad y talento organizacional. Y aunque muchas en muchas de las carreras se llevan algunas nociones de administración, somos nosotros los estudiantes de administración, los que por estudiar esta a profundidad mejor podremos aplicar sus funciones.
Fred R. David nos dice en su libro “Administración estratégica”, lo siguiente con respecto a la planeación:
Que ésta es una inversión inicial con éxito, pues ayuda a una empres a, a que sus esfuerzos sean directamente proporcionales a las ganancias, lo que nos evita trabajar en baldé. Además de que permite a la empresa prestar atención a lo que realmente importa, y ayuda a que la empresa se prepare para cualquier eventualidad. Al mismo tiempo le permite a la empresa reunir los recursos necesarios y realizar los trabajos con una visión ecológica, es decir la de proteger al medio ambiente.
Otro de los beneficios que aporta es que permite que sepamos a quien, cuando, donde y por qué se requiere algo o a alguien. De todo lo anterior desprendemos que la planeación es la piedra angular de la formulación eficaz, y aunque sabemos que nada es perfecto, planear casi garantiza el éxito, cuando se hace bien.
Ahora es indispensable que demos atención a una importante fase de la planeación: la previsión.


1.5 TIPOS DE PLANES


La planeación se clasifica, en cuanto al tiempo, en:
Corto plazo (menor a un año), mediano plazo de (de uno a cinco años), y a largo plazo (más de cinco años). También se clasifica en frecuencia y continuidad de uso de planes continuos, alternos y únicos, como apreciaremos en el siguiente esquema. Los planes de uso frecuente y continuo, son los procedimientos de trabajo, las políticas y las normas; los planes únicos son aquellos que sirven para un periodo exclusivamente; por ejemplo, los programas de actividades para un año o periodo, así como los proyectos y presupuestos. Los planes alternos son aquellos que se pueden utilizar en caso de contingencia o bajo circunstancias espaciales. No todos los planes son definitivos como hemos notado, muchos de ellos son auxiliares y otras más contingentes.


Algo más que debe siempre tenerse en toda empresa es un plan de contingencia, el no saber prever, es el principio de un desastre, por lo que nadie debe aventurarse sin un plan de estos.
Pero, para hacer un plan hay que tener ideas para su elaboración ¿De dónde saca el administrador las ideas? Tiene muchas y, muy variadas fuentes, de las cuales puede tomarlas, como veremos a continuación:

Dentro de la Fuera de la Dentro de uno
organización organización mismo
____________________________________________________________________________
El superior inmediato Proveedores Lecturas y estudio

Los subordinados inmedia- Distribuidores Investigación
tos

Grupos de colegas Clientes Contemplación

Unidades con personal es- Causantes Evaluación de
pecializado resultados

Empleados Agencias guberna-
mentales

La junta directiva Competidores

El propio individuo

_______________________________________________________________
Coloquemos todo lo interior en una empresa grande, donde se disponga de departamentos con personal especializado que deban prestarle alguna ayuda. La información que recibe puede provenir diversas fuentes, y recibirse en varias formas. El siguiente es un arreglo conveniente de las personas y unidades de quien pueden recibirse ideas útiles:
Las formas en que la información puede quedar disponible son las siguientes:
Controles formales
Auditoria sistemática
Informes orales o escritos
Instrucciones
Sugestiones
Recomendaciones
Peticiones
Todas las actividades principales, para las cuales se elaboran planes, tendrán usualmente una o más fuentes de información particularmente aplicables a las necesidades de la actividad. Por otra parte, cada administrador tendrá sus propias preferencias acerca de la forma en que se mantendrá informado de los asuntos vitales. Una forma interesante de contemplar la multiplicidad de contactos posibles de un administrador es verlo en un ambiente de organización.

De los anteriores conceptos, se pueden hacer dos observaciones interesantes a la lista anterior. El administrador promedio tiene multiplicidad de fuentes de ideas que pueden sugerir la necesidad de planeación. La misma variedad existe en cuanto a la forma de presentar las ideas.
La evaluación de las ideas:
Cuando el administrador recibe una indicación de la superioridad, usualmente no hay mucho que discutir en cuanto a la realización de la petición. Cuando se reciben sugestiones, recomendaciones, peticiones o informes, el administrador responsable puede encontrar deseable determinar si debe seguir o no una acción adicional. Esta decisión puede ser muy importante, debido a la posibilidad de utilizar mal el tiempo del administrador, y al elevado costo que a menudo se asocia a un gran esfuerzo de planeación.
Formulación precisa del objetivo del plan que deba prepararse.
Como ya se dijo no todos los planes son definitivos, como lo muestra este esquema, solo los proyectos, los presupuestos y los programas están clasificados de planes únicos. Pero la empresa tiene otros planes de los que se auxilia para lograr objetivos, tal es el caso de; los planes rectores o estratégicos, este tipo de planes tiene mucho que ver con lo que se desea y la forma en que se hará, pues incluye las estrategias a largo plazo, las tácticas de mediano alcance y las operaciones de uso diario.

Supongamos que el planificador ha decidido que la información recibida y evaluada sugiere la necesidad de modificar un plan ya existente o preparar uno nuevo. Ahora se interesa en aislar el objetivo específico que debe satisfacerse. No basta con saber que tiene un problema, para que su plan pueda ocuparse de la verdadera causa.
Por ejemplo si una organización sufre una gran rotación de administradores jóvenes, la causa probable podría ser una o más de los siguientes factores: oportunidades de progreso, interés de nivel de trabajo asignado, sueldo actual y perspectivas futuras, futuro de la organización, administradores de mayor categoría, etc. la planeación para resolver un problema de sueldos es muy diferente de la que se requiere para resolver un problema de imagen de la organización. Más importante es el hecho de la solución del problema incorrecto no ayudara a solucionar el problema básico de la rotación.
Una segunda causa para aislar la causa detrás del problema, de modo que se puedan establecer objetivos específicos, se encuentra en la frecuente necesidad de obtener aprobación para el proyecto propuesto. Cuando el objetivo se define y relaciona claramente con la causa del problema, puede aumentar la probabilidad de obtener la aprobación.
Como ya se dijo no todos los planes son definitivos, como lo muestra este esquema, solo los proyectos, los presupuestos y los programas están clasificados de planes únicos. Pero la empresa tiene otros planes de los que se auxilia para lograr objetivos, tal es el caso de; los planes rectores o estratégicos, este tipo de planes tiene mucho que ver con lo que se desea y la forma en que se hará, pues incluye las estrategias a largo plazo, las tácticas de mediano alcance y las operaciones de uso diario.

Por último, varias de las etapas siguientes del proceso de planeación serán directamente influidas por la naturaleza de la tarea.
Hasta aquí es muy claro para nosotros, que los planeas tiene el fin de alcanzar varios objetivos; y que aunque existe un plan general, que por lo regular es a largo plazo, otros planes dependen de él, y su fin es cubrir las funciones a corto plazo.
Al mismo tiempo, sabemos que un plan piloto puede llevarnos a un definitivo, o mostrarnos lo poco viable de este; logrando así la adecuada formulación de otro.
Lourdes Münch en su libro “Fundamentos de Administración” describe los tipos de planes de la siguiente forma:
Estratégicos. La realizan los altos directivos, para establecer las directrices y los planes generales de la organización; generalmente son a mediano y largo plazo y abarca a toda empresa.
Táctica. Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área, con el fin de lograr el plan estratégico; se refiere a un área específica de la organización y puede ser a mediano y corto plazo.
Operacional. Es a corto plazo, depende de la planeación táctica y se realiza, como su nombre lo indica, en niveles de sección u operación.
La planeación estratégica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico. Éstos deben determinarse por la alta dirección y sirven como base para la elaboración de los planes tácticos y operacionales.
___________________________________________________________________________
Para la correcta elaboración de un plan existen componentes técnicos que a continuación aparecen:


Aunque en este momento no les daremos atención particular es bueno, que nos vayamos familiarizando con ellos para su posterior explicación.
Para el individuo inexperto en cuestiones administrativas, es difícil entender que diferencia existe en los puntos que acabamos de enlistar, pero, para el alto funcionario de una empresa, será fácil comprender la diferencia entre cada uno.
No obstante, él no será el único en comprenderlo lo deben entender todos aquellos que son parte integral de la empresa. Por el hecho de que solo así se podrá aplicar el plan, y alcanzar la meta establecida.
Es importante, también que el público en general, vea que la empresa realmente se ajusta a su plan estratégico, pues esto le gana el respeto en general a la empresa.
Pongamos por ejemplo a las constructoras de viviendas en nuestro país, muchas de ellas afirman que su móvil, esa la plena satisfacción del cliente. Y que al planear se piensa siempre en la comunidad, pero ¿es esa la impresión, que se lleva el posible comprador? La verdad es que no.
En los últimos años los fraccionamientos han sido la “olla de oro tras el arcoíris” para muchos funcionarios inescrupulosos, que en contubernio con políticos corruptos, que les han allanado los trámites legales, han logrado enriquecerse en un país donde las autoridades no han podido satisfacer la demanda de servicios.
No es raro ver fraccionamientos en zonas totalmente inaccesibles, y que es peor casas pequeñísimas, construidas con materiales de mala calidad.
Y por si esto fuera poco vendidas a precios exorbitantes.
Por todo lo anterior se espera que el futuro empresario tome en serio estos puntos, para que la empresa no se convierta en una enemiga de la sociedad.
Las empresas deben ser congruentes, planes estratégicos deben adaptarse a sus acciones, es cierto la empresa es una generadora de recursos cuantificables, pero toma de las comunidades donde se asienta muchos de sus recursos, por lo que es solo de esperarse, que corresponda, dando aplicación veraz a su plan estratégico.
Con la ayuda de estas explicaciones y esquemas llega a quedarnos claro, que hacer un plan desde el punto de vista administrativo no es una cuestión de tener un proyecto, y por el camino irlo completando, deseando un golpe de suerte, para que todo salga bien. No, la planeación administrativa es algo muy serio.
En el trabajo anterior, citamos algunas partes del libro de Fernando Galicia y Víctor Heredia Espinoza, titulado “Administración de Recursos para el Alto Desempeño” , en esta obra los autores sostienen; que toda empresa se vale de una filosofía, aun algunas que aseveran no tenerla, y que de hecho el negar el tener una, es parte ya de una filosofía.
Esto lo citamos, de nuevo, porque el plan estratégico a de elaborarse también en base a la filosofía, el que ambas partes sean congruentes la una con la otra, facilita por mucho la aplicación y evita la oposición del personal. Las partes que participan en la aplicación de un plan lograran mejores resultados si se aplican en unidad, pues la resistencia a un plan puede llevar a la pérdida de tiempo en su aplicación, y en el peor de los casos al sabotaje, ya sea voluntario o involuntario.
Lo siguiente es un esquema de un plan estratégico que, de una empresa dedicada a las fianzas, el ver cada una de sus fases nos hace entender más claro, que papel desempeñan en el plan completo; y sobre todo porque son partes indispensables:


Una vez que tenemos listo un plan estratégico se inicia el proceso de planeación, la empresa necesita recursos, pero ¿como los conseguirá?, ¿cómo lograra resolver las problemáticas?, en el campo de la producción distribución y ventas.
El siguiente apartado nos explicara qué se debe hacer en el proceso para poner en práctica un plan.

1.5.1 Planes estratégicos.


La empresa tiene varias áreas funcionales para su adecuado funcionamiento. Cada una de ellas, elabora planes para su mejor aprovechamiento.
Sin embargo loa planes estratégicos, no son el tipo de plan que elabora cualquier persona, no, son los altos directivos quienes tienen a su cargo esta asignación.
Es importante hacer una distinción en cuanto a el uso de la palabra estratégico, ya que durante este trabajo la usaremos con frecuencia y, por ello aclararemos que la planeación de estrategia, es aquella que normalmente se pone en el plan estratégico, aunque suena un poco redundante, no debemos confundir el término con la expresión estrategia que estudiaremos más adelante, ya que estas se refieren a métodos que emplea la empresa para ir creciendo. La Razón que hayamos para dar atención a este plan estratégico, es porque otros dos tipos de planes: los tácticos y operacionales dependen de él; siendo que como ya se dijo hay tantos planes como existen empresas, estos son los más importantes.
El plan estratégico es la guía de la cual otros planes son orientados y, puede ser a mediano o largo plazo.
Esto nos deja en claro que mucho de lo que se logra como empresa es resultado de que este haya sido adecuadamente formulado.
A continuación enumeraremos y explicaremos los elementos que forman parte de un plan estratégico:
• Filosofía. Conjunto de valores, prácticas, objetivos, creencia y políticas que son la razón de ser empresa y representan el compromiso de la organización ante la sociedad. Es imprescindible para darle sentido y finalidad a las acciones futuras.
• Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de la organización.
• Valores. Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización. Los valores deben compartirse y practicarse por todos los miembros de la empresa.
• Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
• Visión. Enunciado que describe el estado deseado en el futuro. Provee dirección y forja el futuro de la organización estimulando acciones concretas en el presente
• Misión. Definición amplia del propósito de la organización y descripción del tipo de negocio al que se dedica la compañía.
• Objetivos estratégicos. Resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr una misión.
• Políticas estratégicas. Lineamientos generales que deben observarse en forma estricta cuando se toman decisiones; son guías para la acción.
• Estrategias. Cursos de acción que muestran dirección y el empleo general de los recursos para lograr objetivos.
• Programa. Conjunto de acciones, responsabilidades de tiempo necesarios para implantar estrategias.


El esquema anterior nos deja muy en claro que el plan estratégica, es siempre el más completo se podría decir que: es básicamente el corazón o espíritu de la empresa, pues cualquier actividad que en ella se realice habrá de apegarse estrictamente a él. La empresa debe de ceñirse a estas partes ya estudiadas y explicadas, porque de ello depende la total congruencia, que verán en ella, todos aquellos que de un modo u otro se involucran en su actividad productiva.



1.5.2 Planes tácticos

De este tipo de planes no se encargan los altos directivos, sino la responsabilidad recae en los jefes de área. Cuando se aplica un plan táctico el objetivo, es que por medio de este se logre el éxito de nuestro plan estratégico. Estos planes se aplican en un área específica de la empresa, lo que nos hace entender; que su aplicación no requiere que otras áreas se involucren estén informadas al respecto. Los planes tácticos también se pueden poner en operación a mediano o largo plazo.
Para hacerlo más entendible, pagamos por caso una empresa que produce un artículo de uso diario, y se da cuenta de que su método de producción es inadecuado, para lograr las metas de producción, por lo que esta área debe de hacer algo al respecto, la decisión que tome esta área es de la incumbencia de quienes laboran allí, por lo que otras áreas no tomarán medidas al respecto.
Por todo lo anterior podría decirse que el plan táctico, es plan de características locales, y por esto son los gerentes de área los que han de diseñarlo, por ser ellos los mejor informados con respecto a una problemática, a la que podemos calificar de local.
Para la aplicación o identificación de un plan táctico identifiquemos de nueva cuenta las áreas funcionales, de ese modo si una de estas áreas presenta problemas, sabremos a quien le compete la resolución del mismo.
Las aéreas funcionales son:
Finanzas, recursos humanos, producción, mercadotecnia, y sistemas, es bien sabido que aunque una empresa por lo regular cuenta con un gerente general, cada una de estas áreas funcionales cuenta con un gerente, que es el encargado de diseñar y poner en práctica el plan táctico.


1.5.3 Planes operacionales

Se considera operacional al plan que se hace a corto plazo, y depende de la planeación táctica, y se realiza como su nombre lo indica en niveles de sección de operación.
Pero ¿qué áreas se consideran de operación, dentro de la empresa?, son aquellas que se ven directamente relacionadas con la producción y que inician desde que se inicia la adquisición de materia prima hasta la entrega de un producto terminado.
Para ilustrar imaginemos que una empresa, solicito un operario de cierta máquina, y aunque este tiene experiencia, no conoce al principio la máquina con la que va trabajar, quizá porque no es la misma marca o modelo a la que él está acostumbrado, en lo que se habitué a trabajar con ella lo más práctico es la aplicación de un plan operacional, esto con el fin de que la producción no se detenga por un problema que resulta ser tan especifico, que se pudiera considerar casi individual.
Los planes operacionales requieren para su aplicación de un corto tiempo y de la participación de un número limitado de individuos, es decir de solo los involucrados.


1.6 EL PROCESO DE PLANEACION


Toda empresa tiene la necesidad de definir sus procesos productivos en todas las áreas: comercialización, obras, compras producción, almacenaje, contabilización, contratación, capacitación, etc. Para lograr la planeación necesaria el empresario, directivo o ejecutivo se valdrá de lo que se conoce como técnicas, estas se emplean para facilitar el proceso de planeación.
Las herramientas o técnicas de planeación, hacen que esta tenga características formales es decir: científicas, lógicas y racionales. Son útiles para anticiparnos al futuro, minimizar los riesgos y optimizar los recursos, además se pueden utilizar en todas las etapas del proceso administrativo, especialmente al momento de tomar decisiones. Las técnicas de las que se auxilia este proceso pueden ser generales; cuando apoyan a la entera planeación, o a la toma de decisiones generales o corporativas, y funcionales o especificas cuando se utilizan en cada una de las áreas funcionales de la organización.
Lo primero que un administrador debe hacer para elaborar un plan, es el saber aislar el problema, que pretende resolver, y establecer la forma de resolverlo. El no saber aislar un problema, puede llevar a la resolución de otro, pero de ninguna manera mejorara la situación de la empresa.
Otra razón para separar el problema, es que solo así se pueden establecer objetivos específicos, si el problema y el objetivo se relacionan, será mucho más fácil conseguir el apoyo al programa.
En un apartado anterior, mencionamos los catorce pasos para un correcto plan, ahora vemos la necesidad de volver a mencionarlos, pero ahora los estudiaremos con mayor detenimiento:
1. Advertir la posible necesidad de elaborar un plan.
2. Formular con precisión el objetivo del plan que deba prepararse.
3. Preparar un esquema amplio de la proposición o plan.
4. Obtener la aprobación de la proposición.
5. Organizar al equipo de planeación y asignar responsabilidades.
6. Determinar el esquema específico del plan.
7. Establecer contacto con todas las unidades que colaboran.
8. Obtener los datos necesarios.
9. Evaluar los datos.
10. Formular conclusiones preliminares y preparar los planes provisionales.
11. Someter a prueba los componentes de los planes provisionales, y hacer ajustes donde se necesite.
12. Preparar el plan definitivo.
13. Someter a prueba el plan y hacer los ajustes necesarios.
14. Obtener la aprobación del plan definitivo.

Advertir la necesidad. Como es de imaginar, la planeación principia en el momento en que advertimos un problema y deseamos corregirlo. El actuar inicia por la formulación de un proyecto.

Conocer con claridad el objetivo. Pero, además se debe tener muy en claro que es lo que se desea corregir, cual es el objetivo que nos lleve con éxito a alcanzar la meta.

Elaboración de un esquema .Para que este plan resulte ha de elaborarse un esquema, esto con el fin de dar importancia a lo más importante y de antemano saber cómo se asignaran las tareas.

Aprobación del plan provisional. Todo proyecto debe de ser viable, si queremos el apoyo de los miembros de la empresa; el administrador, sabe que debe de lograr la aprobación de su plan, para que su aplicación sea mucho más sencilla.

Organizar al equipo y delegar el trabajo. Con el fin de alcanzar esta meta, se reclutara a un adecuado equipo de trabajo, y aunque es muy común que todos los seres humanos querríamos trabajar con nuestros amigos, a la hora de hacer planes y delegar responsabilidades, se espera; que no sea la subjetividad la que asigne la responsabilidad. Se espera que la responsabilidad o autoridad sea para las personas más aptas, que logren con sus cualidades realmente el apoyo al proyecto.
Determinar un esquema del plan específico. Como ya analizamos, al inicio de un proyecto quizá tengamos que valernos de un plan piloto, pero entre más pronto esquematicemos el plan definitivo, habrá menos gastos y se optimizara el uso más adecuado de los recursos. En esta etapa se ha completado la fase de planeación previa, al bosquejar específicamente la forma en que se ejecutará la parte final del proceso. Algunos de los componentes principales que pueden requerir atención son los siguientes:
_______________________________________________________________
Plan de la adquisición de la informa Qué, cómo, quién, cuando
ción
Sistemas de evaluación y selección Criterios de decisión, reglas de de-
cisión.
Programas de pruebas Varias fases: recepción de la infor-
mación, conclusiones provisionales,
plan final.
Preparación del plan final Contenido, forma
Control interno calendario para completar la tarea
de planeación.

Establecer contacto con las unidades. Con respecto a que áreas funcionales participaran, es importante también darnos prisa en determinar, que apoyo y de donde lo obtendremos. Es necesario establecer un contacto oportuno, con las unidades que cooperan. Supongamos que haya un bosquejo del enfoque que deba seguirse en las partes restantes del proceso de planeación. Se conocen las necesidades de información y quizá de prueba. Por una variedad de razones, tales como la naturaleza confidencial del plan, su importancia o compresión, el planificador principal, o su superior, pueden desear formalizar los esfuerzos por establecer contactos.
Obtener los datos necesarios. En la unidad anterior vimos en el decálogo de la burocracia, como es que esta dice:
La información es poder, no compartas información ni siquiera con tus allegados.
Pero, para el administrador, la información a de utilizarse diligentemente, el gerente no pretende mantener su trabajo a base de apoderarse de esta; antes bien la usa y comparte de manera adecuada y responsable. Aunque sabe que hay asuntos que se tratan de forma confidencial, no dudará en compartir información, cuando sea necesario y con quien sea necesario.
Al prepararse para esta etapa de deberá tener en cuenta lo siguiente:
¿Quiénes deben conocerla información?, esto porque como ya analizamos el proceso de planeación abarca varios planes como seo los estratégicos, tácticos y operacionales y, como ya vimos no todos afectan a la empresa completa.
La información dentro de las empresas debe siempre tener un desplazamiento organizado, no se ha de enterar a las partes a base de rumores, más bien la información debe de divulgarse de manera sistemática.
Esto nos lleva a anteponer, la necesidad de saber que personas han de tener contacto, cuando lo tendrán, y porque, además habrá que determinar si la via de comunicación ha de ser oral o escrita.
La información debe de ser clara, carente de ambigüedades, debe especificar el propósito de la misma e incluir que se ha de hacer una vez recibida.
Una ilustración, puede sernos útil ahora, para entender la finalidad que tiene el saber cómo debe de manejarse la información:
Pongamos el caso hipotético de un músico solista, que al interpretar su música solo debe de preocuparse por su propia interpretación, sin embargo, ¿Qué pasaría, si nuestro músico se ve obligado a tocar en un trió? La situación ahora cambia drásticamente, ahora tendrá que preocuparse no solo de cómo suena lo que interpreta, sino de que concuerde con lo que están tocando sus dos compañeros, para lograr la armonía es necesario que un conjunto musical toque al mismo tiempo los mismas notas, y que los acordes en todo momento coincidan, si esto no se cuida la música se convierte ruido. Del mismo modo en la empresa cuando la comunicación no llegue por las adecuadas vías, todo se vuelve un caos, por lo mismo el proceso de planeación, requiere la que se convenga quienes y como darán y recibirán información, pero como las empresas cuentan con más de tres miembros hemos de entender, que hay que ponerse de acuerdo, para comunicar cómo y cuando se harán las cosas. A la vez de que tenemos claro que no todo lo que sea información es del dominio público y, por ello aunque se escoja la vía oral o la escrita no está por demás; cuidar como y que se le informa a cada quién. Ahora, traigamos a nuestro músico, de nueva cuenta a la escena e imaginemos, que ya no va a tocar en un trío, sino en una orquesta. Aunque quizá no seamos grandes conocedores de música clásica, todos sabemos que estas orquestas son formadas por muchos músicos, que tocan tan sincronizadamente que pareciera que trabajan como si fueran una sola persona, el director de la orquesta, que está dirigiendo a nuestro músico, aunque tiene decenas de personas frentes envía con el movimiento de su batuta la señal, que nuestro músico esperara para interpretar correctamente su partitura. Pues igual en la empresa la información correcta es lo que se necesita para su adecuado funcionamiento
A este respecto el siguiente esquema nos será útil:


Evaluarlos datos. La evaluación de los datos es también decisiva, se requiere tiempo para estudiarlos y aplicarlos y por esto debemos dar una especial atención a este asunto. Es necesario tomar en cuenta lo siguiente:
 La naturaleza de la información.
 El método utilizado para recadar los datos.
 Las fuentes de información.
 Las personas que obtendrán la información.
 La forma en que se recibirán o enviaran los datos.
Elaboración de planes provisionales. Nos hemos de valer de planes provisionales, para poder llegar a conclusiones, por esto, es elemental elaborar uno o varios de estos planes provisionales, a fin de tener siempre una salida emergente, a cualquier problema, pero más aun para conjuntar una conclusión, que realmente lleve al éxito de la empresa.
Preparación del plan definitivo. Una vez que tenemos listos nuestros planes particulares, es importante pasar a la fase de comprobar la efectividad de cada uno de ellos, así trabajaremos solo con los que realmente se apeguen a lo que buscamos, en la resolución de los problemas.
Concretar el plan final. Con todo lo anterior podemos, llegar a lo que más nos interesa un plan definitivo.
Conseguir la aprobación del plan definitivo. Ha llegado ahora el momento de tener el plan definitivo, por ultimo trabajaremos en convencer, con todo lo anterior a todos aquellos que de un modo u otro están involucrados, pues a la hora de la ejecución de un proyecto, el apoyo incondicional ahorra mucho tiempo, así como valiosos y cuantiosos recursos.
Habiendo logrado los catorce pasos se da paso a seguir el plan definitivo.
Lo más seguro es que ahora, el administrador se tenga que valer de las técnicas que mencionamos al inicio del apartado; por lo que a continuación nos daremos un tiempo para examinarlas.
Las técnicas pueden ser diversas, entre las más sobresalientes hallamos:
Las cualitativas, que como su nombre lo indica se basan en las cualidades de una técnica; entre ellas se encuentran:
La tormenta de ideas .Que se da cuando todos los gerentes o directivos se reúnen, y empiezan a dar por individual sus opiniones para tomar decisiones; se anotan todas las ideas por descabelladas que parezcan y una vez que se tienen todas se inicia una toma de decisiones por consenso. Lo que se pretende con esto es que la variedad de ideas, contribuya a la resolución de problemas por vías nuevas o poco usuales. Y aunque el fin es la multiplicación de ideas, la técnica se sujeta a reglas, como: nunca criticar las ideas de otros, mientras más radical la idea es mejor, se insiste en la cantidad de producción de ideas, todos deben aportar las ideas y se estimula a mejorarlas.
La técnica Delphi. Es una técnica para tomar decisiones de manera individual: Se pide a los gerentes o directivos involucrados que generen sus opiniones de manera escrita en forma anónima. Se recopilan las ideas se estudian y se escoge la mejor.
• Grupos TGN. La técnica de grupo nominal (TGN) es una rumión estructurada en la que participan varios gerentes para generar ideas acerca de un problema o tomar decisiones bajo el siguiente procedimiento:
• Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito.
• Los miembros del cuerpo se retroalimentan registrando en una pizarra o rotafolio las ideas.
• Se discuten cada una de las ideas registradas, con fines de aclaración o evaluación.
• Se vota en forma individual sobre la prioridad de las ideas; la decisión se toma por votación puntuando aritméticamente las alternativas.
Círculos de calidad y equipos de mejora. Son grupos que se reúnen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones. Los círculos de control de calidad, son grupos de personas generalmente entre seis y doce de la misma área organizacional, que se reúnen periódicamente y comparten de modo voluntario ideas para solucionar problemas, mejorar funciones o productos, con el fin de incrementar la productividad y la calidad. Tratan de identificar problemas, analizan sus causas y proponen soluciones.
Estas técnicas son empleadas en el proceso de planeación y en la dirección de la empresa.
Analicemos ahora las técnicas cuantitativas:
Arboles de decisión o cadena de fines y medios. Este método consiste en una representación de sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia con un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se representa con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol.
Estos diagramas de árbol pretenden presentar: los puntos de decisión, los acontecimientos fortuitos y las posibilidades existentes en los diversos cursos que se podrán seguir. El árbol de decisiones, hace posible observar las principales alternativas y el hecho de que las decisiones y recuperaciones de éstas dependan de acontecimientos en el futuro. Al incorporar el árbol a las posibilidades de varios sucesos se pueden comprender la variedad e posibilidades de que una decisión conduzca a los resultados deseados. Los arboles de decisión reubican criterios amplios con un centro de atención sobre los elementos importantes, hacen resaltar premisas que con frecuencia están escondidas y muestran el proceso de razonamiento mediante el cual se toman las decisiones bajo incertidumbre. Con este método es posible identificar las principales alternativas y se muestra como las decisiones que siguen dependen de sucesos futuros. En el árbol se anotan las posibilidades de cada uno de los hechos, por lo general se puede ver claramente cuáles serán los resultados y cuál de las alternativas es la más conveniente y la que produce mayor rendimiento. Sus componentes son:
 “Alternativas de decisión” de cada punto de decisión.
 “Eventos que pueden ocurrir como resultado de cada alternativa de decisión”
 “Probabilidades de que ocurran los eventos posibles como resultado de las decisiones”.
 “Resultados (casi siempre expresados en términos económicos) de las posibles interacciones entre las alternativas de decisión y los eventos”.

Davis McKeown, incluye este diagrama de árbol en su obra Quatitative Models For Management, con el propósito de destacar como con este diagrama se puede calcular la utilidad, tomando en cuenta la inversión y la inflación.
La gráfica de Gantt. Es uno de los métodos cuantitativos más ampliamente utilizados, en el proceso de planeación y control de actividades: en este diagrama se detallan las actividades para lograr un objetivo y los tiempos (semanas, meses o días) necesarios para realizarlas, así como los responsables. Se utiliza una línea de color a continua para definir el tiempo planeado y otra línea de otro color o punteada para el tiempo real, en que se realiza la actividad. Esta información se muestra mediante un par de corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y el otro la terminación de cada tarea. La gráfica de Gantt permite al gerente tomar decisiones basándose en los tiempos planeados para su terminación.
A continuación incluiremos una gráfica de Gantt, como muestra de su estructura:



Este diagrama esta publicado en el libro que citamos hace un momento y, como podemos observaren este caso, se hace referencia al proceso de producción de una empresa dedicada a la fabricación de tractores, es interesante, que el uso del diagrama facilita prever todo el proceso, desde los planos hasta la entrega de la mercancía, aparecen con la medición del tiempo que llevara cada una de las labores.
Otra de las útiles herramientas que se usan en el proceso de planeación es; el método CC, es decir, el del camino crítico. Este consiste en que un proyecto ésta formado por un objetivo y un conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este método, es necesario conocer, además la lista de actividades, las fechas de terminación; el tiempo necesario para realizarlas, su interdependencia y la secuencia u orden de ejecución. Lo anterior constituye las características del proyecto. Él método del CC consta de dos partes: la construcción de la grafica del proyecto y el cálculo del camino crítico y de los tiempos de las actividades.
De esta forma a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades que pueden realizarse simultáneamente, los márgenes de holgura y las actividades críticas o de mayor relevancia.
Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias, es conveniente elaborar una gráfica, la cual sirve para demostrar la secuencia de actividades. Los símbolos que se usa son:
 El circulo para representar cada actividad. Anotando dentro la clave de actividad y su duración. Clave, A, O, duración.
 La flecha para señalar la secuencia de actividades. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad.
 Duración (D). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.
 Tiempo próximo de la iniciación (TPI). Momento más cercano del inicio del proyecto, en el que ya se puede realizar una actividad.
 Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más lejano en que se pueda terminar una actividad, sin retrasar el proyecto.
 Tiempo próximo de terminación (TPT). TPT+ D.
 Tiempo lejano de iniciación (TLI): TLT – D
 Tiempo de holgura (TH): Resultado de: TLI-TPI o TLT- TPT.
EL CC ofrece varias ventajas como son:
Tener una gráfica que permite ver la secuencia y la relación entre las actividades.
Se determina el tiempo necesario para realizar un proyecto, así como el tiempo de holgura de actividades, lo que facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto, mejorando así el uso de recursos.
Sirve para controlar el proyecto, ya que, conforme se ejecutan las actividades, podemos hacer la gráfica de las actividades pendientes de realizar y calcular el nuevo camino crítico.
Conocer cuáles son las actividades del camino crítico, facilita la administración del proyecto y el análisis de las actividades verdaderamente importantes, considerando la duración del proyecto. De este modo se evita acelerar actividades no críticas, que no colaboran a la reducción del tiempo.
El método del camino crítico se puede analizar más ampliamente, pero por ahora, lo más importante esta visto; es una herramienta útil pues nos permite manejar el tiempo que se puede convertir en el peor enemigo de un proyecto.
A continuación presentaremos un sencillo esquema, para facilitar la comprensión del CC:

Otro método muy usado recibe el PERT ( Técnica de evaluación y revisión de programas ), Este consiste en un sistema de análisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un programa de proyecto, con el tiempo planeado para cada uno y colocados en una red de muestra la relaciones de cada evento con otros; a partir de la secuencia de eventos interrelacionados, la trayectoria de aquellos en que hay tiempo de holgura ( o el mínimo) en términos de terminación planeada es la ruta crítica; los sistemas PERT/Tiempo tratan solo del tiempo; los sistemas PERT/Costo introducen los costos de cada acontecimiento y se combinan con el tiempo transcurrido de cada evento o serie de eventos.
PERT es una extensión lógica de la famosa gráfica de Gantt. Con frecuencia conocida como técnica de evaluación y revisión de programas, y en sus aspectos esenciales como método de ruta crítica (CPM), Esta técnica de planeación y control tiene un amplio potencial de uso en muchas aplicaciones.
Ahora presentamos un ejemplo al respecto:

Existen muchos otros métodos para auxiliarse en el proceso de planeación, sin embargo por el momento daremos atención, a un importante parte que está incluido en dicho proceso.


1.6.1 Visión

Ya estuvimos revisando los tipos de planes, y nos quedo claro que el plan estratégico, del que pende toda la empresa ha de ser ideado por los altos directivos de la empresa. La visión es uno de los elementos que debe formar parte del plan estratégico.
La visión es definida por algunos autores, como:
Enunciado que describe el estado deseado en el futuro. Provee dirección y forja el futuro de la organización estimulando acciones concretas en el presente.
De lo anterior comprendemos que la visión es lo que la empresa quiere de sí misma, y por lo tanto fija las formas de actuar en el presente.
Para que nos quede claro citaremos la visión de algunas empresas:
ALPURA
Visión: Ser la empresa número uno, en calidad e innovación de productos lácteos y bebidas nutricionales.
Casa Pedro Domecq
Visión: Ser la empresa número uno de vinos y licores para nuestros consumidores, clientes y colaboradores, y un modelo de excelencia en el Grupo Pernod Ricard, esto tomando en cuenta lo competido del mercado.
Existen varias partes que se toman en cuenta al efectuar un plan estratégico, que aunque no se mencionan en este apartado no está por demás mencionarlas, para hacernos una idea general , del papel que ocupa la visión en un plan estratégico, y el por qué se le hace una mención en especial de esta:
 Filosofía
 Credo
 Valores
 Compromiso
 Visión
 Misión
 Objetivos Estratégicos
 Políticas Estratégicas
 Estrategias
 Programas
Existe una razón para dar importancia a la visión y es el hecho, de explicar que conduce a una empresa a un gran crecimiento.
Las intervenciones diseñadas para ayudar a los miembros a ver hacia el futuro no son nuevas en el desarrollo organizacional, pero se ha desarrollado un interés renovado en el uso de las intervenciones para estudiar tendencias proyectadas hacia el futuro y sus implicaciones para la organización.
Es muy difícil que se logre algo sin analizar un curso o rumbo que queremos dar a los asuntos, y eso es precisamente lo que logra la visión, por lo que podemos compararla con una brújula; que sirve para indicarnos hacia donde debemos ir.
Empresas como las ya mencionadas y muchas que tienen gran éxito son el resultado de la amplia visión de los directivos. Y aunque ya estudiamos que el éxito en la empresa normalmente es escalar, y no se logra de la noche a la mañana, esto no significa que no se deba establecer una visión de hasta donde se quiere llegar.
Es muy común que al iniciar el estudio de una carrera profesional, se nos pregunte: ¿dónde nos vemos nosotros mismos; un en lapso de tiempo (cinco, diez, etc.)?, y esto se hace con el fin de que al elaborar un plan de vida tengamos la capacidad de incluir una visión de lo que se quiere.
Víctor Frankl en su libro “El sentido de la vida” cuenta, como su visión de si mismo le facilito el sobrevivir, sin amargarse, a las terribles crueldades del campo de concentración nazi. Lo que nos muestra que con una visión ya sea personal o de empresa, se podrá adaptar mejor a los tiempos si tiene una clara visión.
Muchas empresas no solo se fijan una visión, sino también se asignan una misión, que como vimos es parte también del plan estratégico, y eso es lo a continuación recibirá nuestra atención.


1.6.2 Misión


Ya comprendimos en otras unidades que la empresa no solo debe de tomar lo que le convenga, y desechar lo que prefiera, más bien a de comprometerse con la sociedad.
Y esto es justamente lo que la misión se propone, el conseguir algo. La mayoría de las empresas tratan de verse a sí mismas como benefactoras, y sus misiones suelen ser loables.
Pero, para entender mejor definamos misión, y no solo eso también la ejemplificaremos:
La Misión:
Es la razón de ser de la empresa considerando sobre todo lo atractivo del negocio.
En la misión de la empresa investigada de la industria se hace un análisis del macro y micro entorno que permita construir el escenario actual y posible, para que sea posible ver con mayor énfasis la condición y razón de ser de la empresa en dicho mercado.
Algunas empresas analizan el entorno geográfico y trazan un plan que les beneficie no solo a ellos, sino también a sus socios, accionistas, clientes y empleados. Es algo que diera la impresión de que todos salen ganando.
A continuación analizaremos la misión de las empresas que ya revisamos en el apartado sobre la visión, solo que ahora examinaremos sus misiones:
ALPURA
Misión: Satisfacer las necesidades de los consumidores, elaborando productos innovadores de alta calidad, que brinden un estilo de vida saludable, proporcionando la mejor nutrición y confianza.
Casa Pedro Domecq
Misión: Construir marcas de vinos y licores con alto valor agregado superando siempre, las expectativas de nuestros consumidores y clientes mediante el más talentoso, apasionado, íntegro y eficiente equipo.
Incluiremos también la misión de Casas ARA, por no solo ser una visión de mercado, sino también por ser casi una misión filantrópica su misión es la siguiente:
Construir no solo casas, sino hogares, a la vez que se forman comunidades que cuenten con los medios culturales, educativos, sociales, comerciales, de salud, y de servicios, esto con el fin de que el cliente que compra una casa cuente con todo lo necesario para satisfacer sus necesidades, en un entorno agradable. Para ello la empresa afirma que se diseña y construye, como si los directivos y los altos funcionarios fueran a vivir en sus fraccionamientos.
En cuanto a sus inversionistas, se pretende darles dividendos atractivos, tanto que la inflación, no sea superior a estas ganancias,
Se espera a su vez ser una atractiva fuente de trabajo, con el fin de cumplir la misión social, de ayudar generando empleos, combatiendo así los rezagos sociales.
Antes de planear la misión la empresa, o mejor dicho sus directivos han de tomar en cuenta las siguientes circunstancias:
• Dimensión del negocio.
• Tendencia del negocio.
• Dimensión del negocio por línea del producto.
• Tasa de crecimiento de la empresa ya sea a nivel regional o nacional.
• Segmentación interna del negocio.
• Barreras de entrada.
• Barreras de salida.
• Tendencias de precios accesibles, en lo que respecta a que sean accesibles a todos los posibles compradores.
• Estructura de la oferta, mediante la promoción del producto.
• Motivos que tiene el cliente, para tener a la empresa en su preferencia, esto con relación a otras, que venden los mismos productos.
• Con que canales de venta cuenta la empresa.
• A quien se dirige la empresa, y con qué tecnología cuenta para alcanzar sus metas.
El tener presente todo lo supra citado, hace que tengamos asignaciones realistas, y que sea más fácil cumplir con la misión que se desea. Para fijarnos una misión y cumplirla, es muy esencial, que tengamos en claro lo que se desea lograr. En el caso de la misión empresarial, la asignación que escoge la empresa para sí a debe de ser muy clara, porque esta debe mostrarle de forma completa, su panorama a futuro; poniéndolo de otra forma es lo que se aspira lo impone una misión y es la ética lo que regula el no engañarse, sino más bien el saber cómo aplicarse para alcanzarla.
¿Cuál es tu misión en la vida? Es una pregunta, que más bien suena a frase hecha, que a una verdadera pregunta, por lo regular solo los héroes de las películas son los que se predisponen a cumplir una misión. Aunque este no es el caso de la gran mayoría de nosotros, podemos rescatar un poco de estas historias. Al notar que el protagonista no desvía la vista de lo que tiene que cumplir, de hecho su vida gira en torno a esta.
Para la empresa, es lo mismo si se asigna una misión a de apegarse de forma estricta a ella. Pues hemos de tener en claro que si una misión de carácter individual es importante; lo es mucho más una misión empresarial; esto porque una empresa es un cuerpo colectivo, y por ende sus alcances, sean estos positivos o negativos serán mucho mayores.
Pero ¿Cómo se alcanza el cumplimiento de una misión? El tener objetivos es una herramienta muy útil para alcanzarla, por ello es indispensable comprender, que hemos de entender por objetivo.


1.6.3 Objetivos


1. El poder tener un producto de buena calidad a buen precio.
2. Distribuirlo oportunamente.
3. Llegar a otros mercados.
4. Tener un ambiente laboral agradable.
Son los objetivos de toda empresa, lo que se quiere a corto, mediano y largo plazo, son hitos en que se va avanzando, a la vez que la empresa se apega al plan estratégico.
¿Qué hemos de entender por objetivo?
Los objetivos se definen como: propósitos de la organización en función al tiempo, se refieren al resultado concreto que se desea o necesita lograr dentro de un periodo especifico, ya sea corto plazo (menos de un año), mediano plazo (entre uno y cinco años) o a largo plazo (más de cinco años).
Los objetivos para el desarrollo de metas y definición de acciones.
Muchos de los autores de libros de Administración, particularmente de planeación, usan indiscriminadamente la palabra “objetivo” , sin embargo, nosotros en este apartado tratamos de hacer notar que los objetivos; son todo aquello que la empresa se pone como límite para alcanzar en un tiempo determinado. Por ejemplo una empresa que vende pasteles, y quiere algún día crecer hasta el punto de que su producto sea mundialmente conocido. Aunque ambicioso ese deseo no entra en la categoría de objetivo, si no hasta que se imponga un plazo para lograrlo. El objetivo siempre se valdrá de todos los recursos administrativos y los medios, para ser alcanzado dentro de los límites cronológicos.
Para lograr entender más claramente que es un objetivo habremos de valernos de una ilustración:
Imaginemos que deseamos iniciar un viaje, este será por todo el país, y solo tenemos para hacerlo treinta días, lo más lógico será la elaboración de un plan o itinerario, que como es de suponer, será muy apretado debido a lo escaso del tiempo ,y la gran cantidad de sitios de interés de nuestro país.
Para alcanzar a lograr este plan será necesario hacer una lista de los lugares que nos parezcan más atractivos; lo lógico es que serán demasiados y por esto tendremos que seleccionar; solo los que ha nuestro juicio sean más interesantes.
Una vez habiendo decidido, salimos a nuestro viaje, cada uno de los sitios de interés, se convierte en un objetivo para nosotros; incluso podemos irlos tachando de una lista a medida que los alcanzamos. Pero como el tiempo es limitado, la lista debe de tener una lógica al redactarse, sería un absurdo poner a, Villahermosa en la lista para el lunes, y a Hermosillo para el martes, aunque en la actualidad tenemos eficientes y rápidos medios de transporte, el hacer un viaje de polo a polo, estorbaría el alcanzar cada uno de nuestros objetivos.
Para que cumplamos con la expectativa que nos hemos trazado, habremos de elaborar un plan geográficamente viable, es decir uno que nos ahorre tiempo y energía, y que al mismo tiempo se apegue al tiempo fijado.
Para muchos el trazar un plan con objetivos, resulta tan engorroso, que lo ven ya no como un viaje; sino como una epopeya. Para los estudiantes de administración, ha de ser diferente, la forma en que se nos educa, nos ayuda a elaborar planes con facilidad, y a usar sabiamente los tiempos.
Del mismo modo, en la empresa los objetivos deben ser metas bien estudiadas; que se puedan alcanzar dentro de los tiempos fijados, nuestras expectativas han de apegarse con sensatez a nuestros parámetros; para garantizar el alcance de todos y cada uno de nuestros objetivos.
Una útil herramienta; por así decirlo para alcanzar un objetivo es la estrategia, por el hecho de que también se aplica un plazo para su aplicación, a continuación la estudiaremos como otro factor clave, para un plan exitoso.


1.6.4 Estrategias


La administración de los gerentes de 1900 es muy diferente a la que vivimos actualmente, dicho cambio se genero por los impactos ambientales, la liberalización, el cambio tecnológico, y la creciente competencia mundial. Esto fue debilitando el enfoque de la planeación a largo plazo y obligo a los gerentes a desarrollar un enfoque sistemático con el cual pudieran analizar el ambiente evaluar las fortalezas y debilidades e identificar las oportunidades que proporcionan ventajas competitivas.
¿Por qué se considera tan importante la planeación estratégica? Porque está involucrada en decisiones que toman los gerentes. Además brinda metas específicas y aporta una visión unificada para todo el personal.
*Niveles de estrategias:
Si una organización elabora un solo producto o servicio puede desarrollar un solo plan estratégico que abarque todas las actividades. Sin embargo muchas organizaciones trabajan en varias ramas de negocios; por lo que es necesario diferenciar estrategias a nivel corporativo, nivel de negocios y nivel funcional.
Nivel corporativo: Responde a la pregunta ¿En qué negocio o negocios debemos incursionar? la estrategia se refiere a una organización que realiza más de un tipo de negocios, y determina los roles de cada unidad de negocios que la organización habrá de desempeñar.
Nivel de negocios: Responde a la pregunta ¿Cómo tendremos que competir en cada uno de nuestros negocios? es útil en organizaciones pequeñas o en grandes que no se han diversificado en diferentes productos y mercados. Cuando una organización participa en diversos negocios la planificación se puede simplificar creando unidades estratégicas de negocios.
La unidad de negocios (SBU) representa un solo negocio o grupo de negocios relacionados entre sí. Cada una tiene su propia misión, competidores y estrategia. Para separar las unidades de negocios tomando en cuenta los siguientes principios:
 La organización es administrada como cartera de negocios.
 Cada unidad de negocios desarrolla una estrategia a medida de sus necesidades competitivas, pero consistentes con la unidad general.
 La cartera total es administrada en provecho de los intereses de la organización en conjunto. Su propósito es lograr un crecimiento equilibrado de las ventas y ganancias en y combinar los activos en un nivel de riesgo aceptable y controlable.
Estrategias a nivel funcional: Responde ¿cómo podemos respaldar a la estrategia a nivel de negocios? Se ocupa cuando se trata de organizaciones que tienen departamentos funcionales de tipo tradicional, esas estrategias tienen que servir de apoyo para la estrategia a nivel de negocios.
*El proceso de administración estratégica
1.- Identificación de la misión los objetivos y estrategias actuales de la organización.
Definir la misión y propósito del negocio tomando en cuenta los siguientes componentes:
Mercado de consumidores, productos y servicio, dominio geográfico, tecnología, preocupación por la supervivencia, filosofía concepto de la misma, preocupación por su imagen pública.
2.-Análisis del ambiente externo:
Para elaborar una estrategia exitosa es necesario que se adapte al ambiente es por ello que es tan importante analizarlo, por ejemplo es necesario saber que está haciendo la competencia, que legislación pendiente podría afectar la organización, etc.
3.- Identificación de oportunidades y amenazas:
Las oportunidades son factores externos positivo y las amenazas negativos. Lo que una organización puede interpretar como oportunidad o amenaza depende de los recursos que tenga para su control.
4.-Análisis de recursos de una organización:
Consiste en examinar el interior de una organización. El análisis interno provee información importante y específica sobre los activos, habilidades y actividades de trabajo de la organización, cuando algunos de estos son excepcionales se dice que representan las competencias distintas de la organización que permitirán generar armas competitivas.
5.- Identificación de fortalezas y debilidades:
Como fortalezas entenderemos cualquier actividad que realice bien cualquier recurso que tenga a su disposición. Lo opuesto seria debilidad.
Aparte de las fortalezas y debilidades es necesario que los gerentes comprendan la cultura organizacional. Dicha es su personalidad es decir sus valores, actitudes y comportamientos que encarnan la forma en que se hacen las cosas. En una cultura fuerte casi todos los empleados comprenden cual es propósito de la organización. Aunque en una cultura fuerte es más fácil transmitir a los nuevos empleados la competencia distinta de la organización, pero es más difícil implantar nuevas estrategias. La cultura influirá en tomar o no riesgos y en promover o entorpecer las actividades estratégicas.
El análisis SWOT radica en la fusión de los pasos 3 y 5 pues conjunta las fortalezas y debilidades con las oportunidades y amenazas. Además se revaloran la misión y los objetivos.
6.- Formulación de estrategias:
En esta etapa los gerentes necesitan desarrollar y revaluar sus alternativas y seleccionar las estrategias que resulten compatibles y permitan a la organización capitalizar de modo óptimo sus fortalezas y oportunidades que le brinda el ambiente.
7.- Implementación de estrategias:
Este paso se refiere a como se acoplaran las estrategias a una organización, y si esta requiere hacer un cambio. Para esta función también se requiere liderazgo.
8.- Evaluación de resultados:
Consiste en preguntarse ¿Qué tan eficaces han sido nuestras estrategias? ¿Qué tan necesario es que se les hagan ajustes? en caso afirmativo ¿Cuáles serían esos ajustes?
*Marcas estratégicas a nivel competitivo:
Su principal pregunta es ¿En qué negocio debemos participar? Para responder esta pregunta hay que tomar en cuenta dos enfoques:
Estabilidad: Caracterizadas por la ausencia de cambios cuando el rendimiento de la organización es satisfactorio y el ambiente estable.
Grandes estrategias:
Estabilidad: Caracterizadas por la ausencia de cambios cuando el rendimiento de la organizaciones satisfactorio y el sistema estable.
-Crecimiento: Consiste en incrementar el nivel de las operaciones de la organización como incrementar los ingresos por ventas, número de empleados y participación de mercado. Puede darse la expansión directa (concentración) incremento de las ventas, capacidad de producción, o la fuerza de trabajo de una firma. Otra forma es cuando los negocios que operan el mismo ramo de la firma original, negocios relacionados o negocios de otro rubro. Otra manera es creando creando negocios dentro del canal vertical de distribución. Firmas similares fusionadas.
El crecimiento mediante la diversificación no relacionada consiste en la fusión o adquisición de firmas inconexas.
-Contracción: Es la reducción de la magnitud o diversidad de las operaciones de su organización. Algunas de las razones por las que se presenta son la agresiva competencia mundial, la liberalización, las fusiones y adquisiciones, y los grandes avances tecnológicos.
-Combinación: Consiste en la aplicación de dos o más estrategias anteriores
Matriz de cartera corporativa:
-Vacas de efectivo (bajo crecimiento, alta participación en el mercado): Los negocios de esta categoría generan varias cantidades de efectivo, pero sus perspectivas de crecimiento a futuro son limitadas.
-Estrellas (alto crecimiento, alta participación en el mercado). Estos negocios están en un mercado de rápido crecimiento y tienen una participación dominante en ese mercado, pero podrían producir un flujo de efectivo positivo o no producirlo, según sus necesidades de invertir en nuevas plantas y equipos o en el desarrollo de otros productos.
-Interrogaciones (alto crecimiento, baja participación en el mercado) Estos negocios son especulativos e implican altos riesgos. Están en una industria atractiva pero les corresponde un pequeño porcentaje en la participación del mercado.
-Perros (bajo crecimiento, baja participación del mercado) Los negocios de esta categoría no producen mucho efectivo ni tampoco lo requieren en gran cantidad. Estos negocios no prometen mejoría alguna en su rendimiento.
Estas categorías de negocios eran conocidas en el pasado como BCG, pero en la actualidad puesto que otra matriz que se analizara más adelante usa estas siglas, en la actualidad se les conoce como: Participación en el mercado. Lo que significa que el negocio sea líder de su industria, mientras que un alto crecimiento del mercado es un alto crecimiento en ventas del 10% anual.
La participación en el mercado supone la existencia de una curva de experiencia acumulada, que consiste en la suposición de que si un negocio elabora un producto y administra el proceso de producción en forma apropiada, todo incremento significativo en la cantidad acumulada de producto fabricado tiene consigo una disminución posible en el costo de la fabricación unitaria del producto.
*Marcas estratégicas a nivel de negocios.
En este nivel donde los gerentes deciden como desean que compitan sus negocios en el mercado es necesario es necesario examinar el rol que desempeña la ventaja competitiva y las difer3entes estrategias competitivas.
* Rol de la ventaja competitiva. ¿Qué es la ventaja competitiva? Es lo que distingue a una organización, lo que la hace mejor que las demás. Pero también está implicado que sea capaz de sostenerla sin importar lo que puedan hacer sus competidores o lo que provoquen los cambios internos en la industria.
*Administración de calidad total (TQM) como ventaja competitiva.
En la medida en que una organización sea capaz de satisfacer las necesidades de calidad el cliente, podrá diferenciarse de sus competidores y atraer una base de consumidores leales.
* Estrategias competitivas. Las aportaciones más importantes a la administración estratégica las ha hecho Michael Porter y estos son algunos de sus principios.


*Análisis de la industria. Algunas industrias son intrínsecamente más rentables que otras, esta rentabilidad depende de cinco fuerzas:
∞Amenaza de nuevos competidores y barreras de entrada: Factores como las economías de escala, la lealtad a la marca y los requisitos de capital; determinan la dificultad de entrada del nuevo competidor.
∞Amenaza de sustitutos. Factores como el número de compradores en el mercado, información con la que cuentan los compradores y disponibilidad de sustitutos, determinan la influencia de los compradores en una industria.
∞Poder de negociación de los compradores. Factores como cambio de costo y lealtad de los compradores.
∞Poder de negociación de los proveedores. Factores como grado de concentración de los proveedores y disponibilidad de insumos sustitutos.
∞Presencia de rivalidades. Factores como el crecimiento de la industria, el aumento o disminución de la demanda y las diferencias entre productos, determinan si hay rivalidad o no.
*Selección de una estrategia competitiva.
Estrategia de liderazgo de costos. Costo más bajo en la industria.
Estrategia de diferenciación. Intenta singularizarse por su oferta de productos dentro de su industria en formas que sean ampliamente apreciadas por los clientes.
Estrategia enfocada. Busca encontrar alguna de las dos ventajas anteriores.
Porter usa el término “atrapado en el medio” para describir a las organizaciones a las que les resulta difícil alcanzar el éxito a largo plazo.
En la actualidad la Matriz BCG, como ya explicamos no tiene que ver con la participación de mercado, como se le conocía en el pasado, más bien entenderemos por BCG lo siguiente:
1.- Matriz de cartera corporativa
2.-Patrones de ciclo de vida

3.- Estrategias genéricas Porter
A. Liderazgo > A un menor costo mayor cantidad de unidades vendidas (líder).
B. Diferenciación > Algo lo hace diferente a los demás.
C. Enfoque > Investigación del mercado para un tipo de clientes. (No esta en todas las zonas).
Nueva

4.- Matriz BCG


A) Al usar una estrategia, otra empresa puede usar la misma empatando.
B) Pocas maneras gran tamaño. Obtener beneficios al vender más.
C) Muchas maneras gran tamaño. Dedicar exclusivamente al cliente.
D) Muchas maneras tamaño pequeño. Vender en ciertos lugares.
Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los medios, recursos y esfuerzos que deben emplearse para lograr objetivos en condiciones óptimas. A través de las estrategias se planea el cómo lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias como objetivos se planteen en la organización. Sin embargo, a nivel corporativo se determinan cuatro tipos de estrategias básicas, que se refieren al rumbo que puede tomar la empresa, en cuanto a crecimiento y producto. Éstas son:
ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO
Una de las estrategias más importantes es la de crecimiento, ya que da respuesta a preguntas tales como: ¿Cuánto crecimiento deberá darse?, ¿qué tan rápido?, ¿dónde y cómo deberá ocurrir?
Estrategias de integración.
Consisten en el crecimiento de la eficiencia y del control de todas las operaciones mediante la realización de actividades y procesos que normalmente llevan a cabo otras organizaciones ajenas a la empresa. La integraciones pueden darse en tres sentidos.
• Hacia adelante. Su finalidad es lograr un alto grado de dominio sobre los sistemas de distribución, para lo cual la empresa que produce se dedica también a distribuir.
• Hacia atrás. Se realiza para obtener mayor control sobre los sistemas de suministros, es decir, los proveedores de la empresa, para evitar problemas en la adquisición de la materia prima, lo que se logra cuando la organización produce sus propios insumos.
• Horizontal. Se refiere a efectuar un mejor control sobre los elementos de la competencia, mediante alianzas y funciones estratégicas.
Estrategias intensivas
Su propósito es el aprovechamiento de las oportunidades que se presenten para intensificar la penetración, el desarrollo de los productos, servicios y mercados existentes. Éstas se utilizan como un medio de crecimiento con sustento en la diversificación, cuando por el grado de desarrollo de la organización se encuentran grandes posibilidades de crecimiento. Las dos estrategias de desarrollo intensivo son:
 Desarrollo de producto. Se pretende incrementar las ventajas competitivas mediante el desarrollo de productos nuevos o la mejora de los actuales, de manera que éstos se vuelvan más competitivos en los mercados que le son propios.
 Desarrollo de mercado. Su finalidad es lograr una expansión de los productos de la empresa a través de la penetración de nuevos mercados y/ o nichos de mercado.
Estrategias de consolidación
Su propósito es lograr un equilibrio entre todas las aéreas funcionales de la organización, mediante el desarrollo económico y tecnológico integral de la empresa, con lo cual se obtiene una mayor estabilidad y desarrollo de la misma.
Estrategias de diversificación
Éstas tienen sentido cuando la empresa no encuentra muchas oportunidades para el desarrollo futuro de los productos, o cuando las oportunidades en otras ramas son superiores a las actuales. Existen tres tipos de diversificación:
 Concéntrica. La finalidad de ésta es agregar un nuevo producto o servicio que sea compatible con la línea de productos que maneja la empresa, aprovechando el tipo de tecnología, el estilo de gestión y los recursos existentes.
 Horizontal. Su función básica es la de buscar la satisfacción de los clientes actuales de la empresa, mediante una nueva línea de productos, sin que exista relación tecnológica con los productos actuales.
 Conglomerada. Se aplica cuando se busca una diversificación total de la empresa.
Estrategias de estabilidad organizacional
Se realiza un análisis de posición que comprende la revisión de la misión y una evaluación en forma directa de las oportunidades que se le presentan a la empresa, además de que se evalúan los riesgos, los escenarios y el rendimiento de la inversión. Con ese análisis se determina la amplitud, la rentabilidad y la estabilidad del mercado en relación con el grado de certeza referente a la competencia y el entorno.
Estrategias de contracción
El concepto de contracción o contra segmentación es lo contrario de la segmentación del mercado; se refiere a una revisión y evaluación de los segmentos establecidos en la organización, con el objeto de determinar los que son rentables y los innecesarios. Como resultado de esta evaluación los segmentos se agrupan de tal manera que se reduce el número de ellos, lo que no significa que desaparezcan, sino más bien que se agrupan.
La contracción se realiza cuando la empresa se ha diversificado mucho, y los costos de producción aumentan o están dispersos; su finalidad es lograr que todos los segmentos de mercado sean rentables y satisfagan totalmente. La ventaja de aplicar esta estrategia es que se reducen los costos de producción al no tener que fabricar una gran diversidad de productos para cada segmento. La desventaja es que se corre el riesgo de perder consumidores al momento de retirar el producto que los satisfacía, aun cuando estos permanezcan en el mercado cautivo.
Estrategias combinadas
Cuando los objetivos de rendimiento que busca la empresa no se alcanzan con la aplicación de una sola estrategia, se recurre a la mezcla de dos o más estrategias, para lo que es necesario un especial cuidado con el fin de que éstas no se contrapongan. En ocasiones la empresa persigue aplicar dos o más estrategias con el fin de optimizar recursos.
Los diferentes tipos de estrategia deben elegirse de acuerdo a la misión y con los objetivos que persiga la empresa. Las estrategias seleccionadas forman parte del plan estratégico.
Para Sergio Hernández Rodríguez, la estrategia es muy importante, la considera el punto de partida de la planeación, porque rige tiempos (corto, mediano y largo plazo), y pone las bases para organizar dirigir y controlar la empresa. Cita de Acroff: La acción de proyectar un futuro deseado y medios efectivos para conseguirlo…y hacer que el futuro de la empresa se comporte como se planeo.
Por estrategias se entiende la conceptualización del plan global rector que determina los grandes objetivos y la dirección hacia el segmento del mercado que se pretende, así como la táctica para lograrlo a un plazo determinado, básicamente de largo plazo. Los plazos de un plan rector para la mediana empresa son de tres a cinco años. La gran empresa utiliza y fija objetivos de largo plazo de cinco, diez, quince o más años.
Para la fijación de objetivos de operación y elaboración de planes, es conveniente hacer un análisis de las tendencias de crecimiento o decrecimiento del consumo de los bienes, servicios, así como de la movilidad del mercado y sus tendencias para generar las proyecciones de crecimiento a mediano y largo plazo, que permitan orientar las inversiones y las prioridades de la utilización de los recursos.
Un adecuado entendimiento de la estrategia, involucra el entender el significado de varios términos usados de manera frecuente en administración, tales como: Objetivos, metas, políticas, y normas o reglas.
El tener en claro lo que se busca, y en cuanto tiempo se quiere alcanzar es una función vital, el no hacerlo lleva al fracaso, o simplemente a la mediocridad empresarial.
Como se analizo en Misión y Visión, prácticamente toda empresa aspira a ser la más sobresaliente de su ramo o campo, pero una cosa es anhelar y otra muy distinta lograr. El lograr una visión y una misión empresarial depende ante todo de la estrategia que se siga.
Pongamos un ejemplo sencillo:
El alumno que desea mejorar su promedio, por mucho que lo desee, solo lo logra si pone en práctica estrategias, quizá estas estén enfocadas a dedicar más horas al estudio, otras en cuanto su puntualidad al entregar sus trabajos, o el mejorar la calidad de los mismos.
Quizá el deseo de mejorar marque un hito en nuestra vida, pues reza un conocido dicho, “querer es poder”, y es cierto, pero solo cuando nuestra estrategia es la adecuada.
Aun cuando un estudiante se pase la vida leyendo, de nada le servirá, si sus técnicas de estudio no son las adecuadas, y ¿si lo que sucede es que no le gusta hacer la tarea?, por bien que comprenda un tema esto de leer todo el día, aunque bueno, no le servirá de nada.
La mejor estrategia para él, sería: repartir su tarea en bloques, que ha de ir haciendo poco a poco, a lo largo del semestre, esta estrategia lograra que se mantenga enfocado en el tema que lo ocupa, que el trabajo no se le junte; haciendo imposible su tarea, y muy importante le dará tiempo para la lectura, lo que le facilitara el examen.
Sin todas estas estrategias, que se aplican tomando en cuenta el tiempo, el alumno nunca lograría nada, por mucho que se afane.
Las empresas pueden aplicar el ejemplo del estudiante, por mucho que deseen crecer, es en balde cuando la estrategia no existe, o no es la adecuada.
Empresas que tuvieron humildes comienzos han logrado posicionarse en el mercado, pero no fue producto de la suerte como muchos pudieran creer, el saber planear una estrategia, fue vital para desarrollarse.
Las estrategias tienen que ver con que es más rentable para la empresa, puede que una empresa este preocupada por permanecer en el mercado; mientras que otra se ha dado cuenta de que sus productos han quedado muy desfasados, y es importante aplicar en su elaboración mayor tecnología, pues esto reduciría costos, y los haría más atractivos para sus clientes.
Como notamos los problemas de estas dos empresas son distintos, por lo que cada una requerirá una estrategia distinta.
La primera empresa, quizá vea a bien el usar la publicidad, como el medio efectivo para permanecer en la preferencia del público. Por lo que su preocupación pudiera ser es ¿cuál de todos los medios disponibles de publicidad existentes, resultaría ser el más adecuado a su producto o servicio?
La decisión que tomen dependerá de sus metas a futuro, pero para lo que sea que decidan, tendrán que valerse de una estrategia.
Nuestra segunda empresa usara una estrategia distinta, pues su problema se relaciona con el modernizarse, para ello, tendrán que investigar; cuales son las tecnologías que realmente beneficien a su producto, y una vez que lo hayan averiguado tendrán que seleccionar las que mejor se apeguen a sus necesidades, otro factor que requerirá una adecuada estrategia es el resolver, cuanto costara la nueva tecnología, como se pagara, y quien enseñara al personal a usarla.
Pongamos atención en nuestro siguiente esquema:

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A veces como estamos entendiendo no bastara con una sola estrategia, y se usaran simultáneamente varias, para lo cual se debe de tener muy claro cuáles son los objetivos. El esquema pretende mostrarnos, que existen, como ya dijimos al inicio, tantas estrategias como objetivos. Hagamos un esfuerzo por identificar a cada una, y ver cómo nos pueden servir, a la hora de planear.
La estabilidad y el crecimiento, son dos objetivos básicos de toda empresa, el lograr la estabilidad, dará lugar a que se pueda mejorar el producto, día a día, sin la presión que provoca una contingencia, al mismo tiempo que permite, el empleo de nuevas tecnologías, que facilitaran el aumento de la producción, con el fin de mantenerse en el mercado.
Todo lo anterior es parte de la estrategia de estabilidad, que tiene como fin; el que las tazas tengan regularidad, y la empresa permanezca en la preferencia del consumidor.
Las estrategias de crecimiento, persiguen el fin no solo de la permanencia; sino de la penetración a nuevos mercados, por lo que se busca a través de ellas producir más, pero sosteniendo la misma calidad, o lo que es más innovar un producto.
Esta estrategia es un tanto elaborada, pues su aplicación requiere varias fases, como son: las intensivas, las de integración, las de diversificación y las de consolidación.
Las estrategias intensivas, se usan con vigor con el fin de entrar en las preferencias del público; haciendo que conozcan el producto, o innovando nuevos. Como es de entenderse la tarea no es nada fácil. Para entenderlo usemos a forma de ilustración; las papas que venden Sabritas y Barcel, ¿Qué diferencia existe entre unas y otras? Probablemente muchas o ninguna, pero la estrategia de ventas, hace que se prefieran unas u otras.
En cuanto iniciar la venta de un nuevo producto, que quizá es el mejoramiento de un producto ya existente, o la introducción al mercado de uno nuevo, muchas empresas se valen de obsequiar pequeñas muestras, a la vez que la publicidad, trata de hacer ver al posible cliente, la necesidad que se tiene del producto.
La publicidad es un método tan efectivo, que en ocasiones unos cuantos segundos de ella pueden valer millones de dólares, tal es el caso de los que se anuncian durante el Súper Tazón, o la entrega de los premios Oscar, pero independientemente de los recursos disponibles de la empresa, para anunciarse, es importante entender de qué forma busca expandirse y esto puede ser de manera: concéntrica, horizontal o conglomerada.
Para ampliar un poco quizá desea que todo un país o continente conozca su producto, esto sería un crecimiento horizontal o tal vez desea que un cierto sector de la población se convierta en su mercado; esto sería una estrategia concéntrica.
En otras ocasiones las empresas, para seguir avanzando se valen de estrategias muy distintas, como veremos a continuación:
La empresa siempre debe procurar el mayor crecimiento y rendimiento, y por paradójico que esto suene en ocasiones para crecer es necesario dejar de producir algunos productos. y por eso existen las estrategias de: contracción, para una empresa será muy útil el hacer un verdadero análisis antes de aplicarlas. Porque su aplicación en muchas ocasiones reduce costos, pero provoca el abandonar mercados o simplemente limita las operaciones evitando un crecimiento, por considerar que éste no se puede controlar.
Muchas empresas para evitar la aplicación de esta estrategia, que se tiene como drástica, recurre a la aplicación de estrategias combinadas, es decir puede usar al mismo tiempo varias de las estrategias que ya estuvimos analizando.
Hay que tener muy claro que los planes y las estrategias, como todo lo de hechura humana, son falibles, Por lo que antes de entrar a creer que todo va a salir a pedir de boca, hemos de tomar en cuenta las políticas y normas de la empresa que no deben de pasarse por alto a la hora de planear.


1.6.5 Políticas y reglas


En el estudio de las Ciencias Sociales, encontramos un amplio reconocimiento, al estudio de la política, por lo que muchos autores han dedicado su obra completa al análisis de esta.
Para la administración, que es una disciplina que se aboca a las Ciencias Sociales, es muy importante el saber cómo aplica la política dentro de la empresa, ya que de ello depende mucho del manejo de la misma.
Las políticas se definen como: decisiones preestablecidas que orientan la acción de los mandos medios y operativos. Su propósito es unificar la acción y la interpretación de las situaciones relativamente previstas. Por ejemplo, muchas empresas tienen como política no permitir a sus ejecutivos recibir regalos de cierto valor; otras, contratar personal joven, con carreras universitarias terminadas. Una empresa sin políticas obligaría a su personal a preguntar continuamente como hacer las cosas, o bien, interpretar a su criterio lo que se ha de hacer, provocando que usualmente obren a su conveniencia.
Las normas o reglas son especificaciones concretas de cómo se debe hacer actuar ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretación y sin desviación permitida.
Su función es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo de los productos y sus procesos.
Las políticas de las empresas no son exclusivamente de carácter verbal, incluso muchos entendidos en la materia, se dedican a la publicación de manuales de políticas, la definición que se ofrece acerca de las políticas es la siguiente:
Es el documento controlado que enlista el conjunto de lineamientos, directrices, reglas, costumbres y normas relacionadas con un tema en particular y que han sido autorizados por la dirección general para facilitar la toma de decisiones de actividades rutinarias. Los lineamientos o directrices son aplicables a todo el personal de la organización, sin distinción alguna de edad, puesto, sexo, religión o capacidad. Todos los lineamientos o directrices deben indicar claramente quien aplica la política (nombre del puesto, no de la persona) y es la regla o norma a seguir para hacer lo correcto, lo adecuado lo convincente en cada caso. Una política se diseña para ser cumplida en el 90% o el 95% de los casos. Las excepciones solo las puede hacer un gerente de área o el director general, previamente definido por la organización. La política solamente dice “que hacer”; el procedimiento dice “como hacer el trabajo”. A cada política le corresponde cuando menos un procedimiento.
Para ilustrar citaremos algunos casos:
“Por política, los visitantes que deseen ingresar a la compañía deben registrarse en la caseta de vigilancia”. “Por política, todos los maletines del personal y visitantes que salgan de la compañía, tienen que ser revisados”.
¿Le son familiares estas y otras políticas similares? De hecho, en un principio, uno siente las políticas como actitudes exageradas o sin sentido. Sin embargo, por un lado, las políticas mantienen una organización ordenada y, por otro, las políticas deben ser pensadas y diseñadas para permitir que las cosas se hagan correctamente. Las políticas bien desarrolladas pueden ayudar a evitar el desorden dentro de una organización y las políticas mal diseñadas, pueden paralizar a la organización.
El propósito real de las políticas en una organización es simplificar la burocracia administrativa y ayudar a la organización a obtener utilidades. Una política tiene razón de ser cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos de la organización logren sus propósitos. Todas las organizaciones, consientes o no de ello, se rigen por políticas independientemente de que estén o no por escrito. Sin embargo, al comparar los resultados que obtienen dos empresas de un mismo giro observamos que hay, en algunos casos, diferencias abismales. Por ejemplo, ¿Qué hace que, en un banco, le den a uno un asiento mientras espera y en otro no? ¿Por qué una pizza llega a domicilio antes de treinta minutos y, en otros casos, hay que esperar casi una hora para ser atendido? ¿Por qué en una línea aérea el costo por el boleto es de $1 000. 00 y en otro de $4 000.00? si volteamos a nuestra derecha, a nuestra izquierda, hacia adentro y hacia afuera, podemos observar miles de ejemplos que nos hacen sorprendernos de por qué unas organizaciones tienen éxito y otras no. La respuesta está en el diseño de sus procesos. Si los procesos no se diseñan para ser sencillos, efectivos y fluidos, se autodiseñan complejos y burocráticos. Los procesos son como un río: su velocidad depende de la eliminación de obstáculos y cuellos de botella. Igualmente, en las organizaciones, las políticas bien diseñadas permiten la eliminación de burocracia y la eliminación de cuellos de botella. Una organización que no se diseña se autodiseña y, muchas veces, lo autodiseñado no funciona adecuadamente por que en el autodiseño han intervenido de, manera anárquica , todas las personas y fuerzas políticas, económicas y sociales que integran la organización ocasionando con ello que mientras unos quieren ir al norte, otros quieren ir al sur y los clientes quieren ir al este; todo ello lograra simplemente que la organización este confundida y sus resultados, además de pobres sean obtenidos de una manera muy desgastante.
Por ello, si una organización desea obtener resultados aceptables debe diseñar su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal, iniciando por el equipo directivo. Hacer esto, ¿requiere de esfuerzo? Sí; los beneficios de tener una organización ordenada y alineada, ¿compensan con creses el estrés y el desgaste causado por la anarquía organizacional? Sí.
Por ello, para que una política sea bien diseñada y, en consecuencia bien aceptada, se deben tomar en cuenta dos aspectos:
Primero, involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos y
Segundo, informar y explicar oportuna y adecuadamente a la gente afectada o involucrada (clientes, colaboradores, directivos, proveedores, visitantes, etc.), los beneficios.
Una vez implantadas las políticas, es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que dicen y lo que la gente hace. Por ello, es importante revisarlas continuamente, tomando en cuenta la opinión y sentimiento de los usuarios, sin perder de vista el propósito por el cual fueron creadas.
Generalmente, las políticas dentro de una organización simplemente son impuestas, ocasionando molestias innecesarias en la gente involucrada. De allí que, si se desea que las políticas se respeten cabalmente, es muy importante tomar en cuenta a la gente antes, durante y después de emitirlas.
Una política es:
a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
c) La manera consistente de tratar a la gente.
d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
e) Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
f) Aplicable al 90- 95 % de los casos. Las excepciones solo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.
Las políticas ayudan a evitar lentitud, defectos y, sobretodo pérdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Las políticas son como linternas en la oscuridad porque permiten visualizar un camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas sobretodo, en los puntos críticos donde se requiere de una decisión.
El uso de ellas redunda en el corto plazo en el aumento de utilidades para la organización.
Cuando se observa una organización que funciona de manera ordenada y tranquila, es porque está administrada por políticas y procedimientos funcionales y bien diseñados. La organización que no genera desperdicio organizacional, incrementa directamente las probabilidades de aumentar sus utilidades.
Al estar relacionadas directamente con personas, las políticas surgen en todas las actividades en que las personas se desenvuelven dentro de la organización: procesos, planes, mejoras, conflictos.
Las políticas siempre existirán mientras haya una persona que tenga un trabajo que realizar.
Para los filósofos de la antigua Grecia la política significo largas horas de análisis, para llegar a definirlas como:
El estudio de las relaciones de poder.
Como se relacionan los individuos es algo que al paso de los años a ocupado la mente de grandes pensadores. El examen que hemos hecho hasta ahora nos muestra el porqué.

1.6.6 Premisas


Preston P. Le Breton en su libro “Administración general: planeación y ejecución”, divide la función administrativa de la planeación en catorce pasos que son los siguientes:
¿Cuál es la diferencia entre sueños, y planes? Los sueños aunque se pueden convertir en proyectos viables, solo toman forma cuando de forma objetiva, despejamos las nubes de nuestro cerebro y empezamos a ver con lógica pros y contras.
La planeación en cambio desde un principio exhibe detalles que le dan un carácter serio, por lo que desde su inicio se elabora para su ejecución.
Un ejemplo sencillo lo vemos, en una persona que siempre ha soñado con conocer Europa, y otra que está planeando conocer este continente. El que sueña quizá se imagina en Venecia viendo las góndolas, caminando muy cerca del arco del triunfo, etc. Pero el que tiene un plan, ya saco un pasaporte, tramito una visa e hizo reservaciones.
Este simple ejemplo nos indica, que la planeación está fundada objetivamente, de otra manera serian subjetividades personales, y además podemos imaginarnos el desastre que acarrearía el que los directivos de una empresa, tomaran esta pueril actitud.
La planeación es un ejercicio de premisas y axiomas:
¿Qué es una premisa? El diccionario Grijalbo define así esta palabra:
Prevenido o mandato con antelación. Y también lo aplica a la lógica clásica, añadiendo, que la premisa es cada una de las preposiciones utilizadas, para llegar a conclusiones que se infieren fácilmente.
Y ¿Cómo se define a la palabra axioma?
El libro “Baldor”, de Trigonometría, dice que axioma una es, premisa que se puede dar por hecho, sin necesidad de comprobaciones.
Por lo regular cuando pensamos o mejor dicho hablamos de axiomas algunos tiende a creerlo pérdida de tiempo, ya que se consideran, verdades obvias, y aunque así sea, el fracaso de la planeación, es por mucho en ocasiones, el resultado de no tomarlas en cuenta.
Por increíble que sea para muchas personas el orgullo nubla su sentido común, a tales niveles que les es imposible decidir en base a premisas, por creer que si lo hacen están violando su autoridad.
Pongamos un caso sencillo; de un administrador que no sabe delegar responsabilidad, por creer que él sabe más y por tanto debe tener en todo momento la última palabra. Las premisas por sencillas que sean deben guiar nuestro juicio y ante todo de aquellos que pensamos hacer de la planeación una profesión.
Entre las técnicas del proceso administrativo, encontramos algunos sistemas o técnicas que al ser aplicados, nos dejan ver algunas premisas ocultas muchas de estas son fácilmente descubiertas a través de métodos o técnicas cualitativas como son:
Los círculos de calidad CC, las lluvias de ideas y otras más.

Pero, para ¿qué se elaboran premisas, si son tan sencillas de entender? La respuesta es, porque muchas fases de planeación, se benefician, o hasta por así decirlo se alimentan, de la información que nos suministran las premisas.
Por ejemplo, los pronósticos tienden a servirse de las premisas, porque las conclusiones a las que llega son resultado de ellas.
Más adelante en otro de los apartados de este trabajo veremos cómo entre más premisas faya, más seguro será el pronóstico.
Así como las premisas ayudan a elaborar planes, la observación de principios es fundamental en la generación de planes exitosos. Los más importantes son:
Aunque simples, las premisas son muy dignas de la más absoluta consideración, a ese respecto el administrador, prestara atención y sus capacidades en cuanto a escuchar y evaluar las propuestas y sugerencias que le hagan los involucrados.
En el trabajo de administración, que se presentó en la unidad anterior, citamos “el decálogo del burócrata” y vimos lo complicado que suele ser introducir modificaciones, en la empresa mecánica. Precisamente por todos los intereses creados, que se han ido formando, a lo largo del tiempo de allí, que podemos decir que los planes diferentes siempre son impopulares.
La labor del administrador es no cerrar los ojos a las premisas y preocuparse de darles lugar al planear.
En vista de que todo se efectúa de manera programada en la planeación, hemos de analizar a continuación, como se elabora un programa.


1.6.7 Programas


El concepto de programa, administrativamente hablando, se refiere al tiempo que se ha de utilizar para realizar un proyecto, un proceso, un presupuesto, una inversión. Los programas son finitos de ahí que se pueda definir de la siguiente forma:
Calendarización de las operaciones con cronogramas que señalan las secuencias de las actividades en fechas de inicio y terminación, así como el tiempo que requiere cada operación ,con estimación en costos en gastos e inversiones, calculados en términos económico-presupuestales.
El mejor programa como podemos notar implica una medida de desarrollo, maximizar las ganancias y minimizar los costos son medidas obvias. Desafortunadamente, es difícil estimar los parámetros financieros que relacionan un programa con costo o ganancia, por lo que se usan objetivos sustitutos para aproximar a algunos costos relevantes.
Las medidas relevantes por lo general son funciones de determinación para un programa dado.
Por lo general la mayoría de los sustitutos son medidas normales. Una medida normal, es una función de tiempo de terminación, en la que el objetivo es minimizar la función y donde esa función solo se incrementa si al menos un tiempo de terminación del programa aumenta.
Los objetivos sustitutos incluyen minimizar el tiempo de flujo total, la tardanza máxima o el número de trabajadores retrasados. Todos son simplemente sumas, sobre todos los trabajos, de las cantidades respectivas para cada trabajo. Si los trabajos no todos tienen la misma importancia se puede calcular una medida ponderada multiplicando la medida por el peso apropiado para el trabajo.
Como la suma de los tiempos de procesamiento es constante, minimizar el lapso es equivalente a minimizar el tiempo ocio o maximizar la utilización de las maquinas. Si los costos de mantener inventario dominan, el tiempo de flujo ponderado es una medida equivalente.
Minimizar el tiempo de flujo es lo mismo que minimizar los tiempos de terminación, de retraso y de espera de los trabajos. El tiempo de espera de los trabajos es inventario en proceso, de manera que minimizar el tiempo de flujo equivale a minimizar el número de trabajos en proceso. El tiempo de flujo ponderado corresponde al valor del inventario en proceso. El número de trabajos retrasados, la tardanza máxima y la tardanza total son medidas de servicio al cliente.
La mayoría de los problemas de programación suponen certidumbre en los datos; los tiempos de preparación son independientes del orden de procesado
Se dispone de paquetes para programación de la producción en abundancia. Estos paquetes van desde el software para PC de dominio público hasta aplicaciones hecha a la medida que cuestan millones de dólares. Debe tenerse cuidado al comprar un paquete, ya que las habilidades varían mucho.
Las funciones básicas que puede realizar un paquete de programación, por ejemplo de producción son:
• Exhibición del programa
• Evaluación del programa
• Ajustes al programa
• Generación de la programación
• Simulación de la programación
Los paquetes pueden tener una o más de estas características. A continuación se hará una breve presentación de cada una:
La exhibición del programa es una descripción dado. Esto se puede hacer por medio de una simple lista con tiempos de inicio y de terminación de cada trabajo y la combinación de las máquinas Con más frecuencia se presenta una gráfica de Gantt. Las graficas de Gantt van de barras de caracteres ASCII a gráficas de alta resolución de colores. Es importante que el usuario genere el problema; los de mayor costo contienen generadores del programa.
Algunos paquetes hacen la evaluación del programa. Esto proporciona medidas de la bondad del programa, que pueden incluir el lapso de producción, el tiempo de flujo y la tardanza, lo mismo que el uso de recursos, personal y niveles de trabajo en proceso y alguna información relevante. Igual que con la exhibición, esta información se puede llevar en gráficas, personal o en una lista.
Algunos programas de software proporcionan al usuario la posibilidad de cambiar o ajustar los programas. Los más elaborados permiten “tomar e insertar, operaciones en la misma gráfica de Gantt; estos requieren interfaces de usuario gráficas complejas. Los paquetes menos costosos permiten hacer cambios en los tiempos de inicio y terminación de los trabajos. De la mano con la evaluación del programa, los ajustes permiten al usuario hacer un análisis sencillo de “que pasa sí”.
Para exhibir, evaluar o ajustar un programa, primero debe generarse. Esta es la parte cítrica de la capacidad finita. Muchos de los paquetes dejan la generación del programa al usuario y nada más lo exhiben o la evalúan.

Cuando es difícil obtener un buen programa a mano, lo que con frecuencia ocurre, estos paquetes no son muy útiles. Los paquetes más avanzados generan los programas, pero no son muy buenos. El paquete puede generar un solo programa, varios programas o el mejor subconjunto de programas. Las reglas de despacho simples, “como el primero en entrar, primero en servir “ o TCP pueden producir un programa. Al usar varias reglas de despacho se pueden generar varios programas; después el usuario elige uno o el paquete solo le muestra “el mejor”.
Se pueden usar heurísticos más avanzados, e incluso procedimientos de ramificación y acontecimiento, para generar programa. Como la programación es difícil, el enfoque debe hacerse a la medida del problema que se tiene; un enfoque complejo equivocado puede ser peor que las reglas de despacho sencillas.
Si el sistema de producción es complicado (como una planta grande de producción intermitente), como puede ser necesaria una simulación del programa. Al someter a prueba el programación simulación del programa.
Al someter a prueba el programa con simulación se pueden examinar muchos factores no considerados en las decisiones de programación. Esto puede ser extremadamente útil, en particular si el heurístico usa tiempos de entrega que la simulación puede estimar mejor.
En la experiencia de los autores, muy pocas compañías obtienen buenos resultados con paquetes baratos o con software comercial. Debido a las variaciones en los entornos de programación con frecuencia se requiere software hecho a la medida.
Esto casi siempre incluye la compra de un paquete y algunas consultas de quien lo desarrolla, lo cual puede resultar costoso.
Existen paquetes “educativos” de programación.
Y ya incluimos algunas de las graficas de ellos en la sección de proceso de planeación, por lo que ahora solo los ilustraremos, sin mayores explicaciones, solo a manera de recordatorio:
(1) PERT
(2) Esquema del método del camino crítico CC.
(3) Diagrama de Gantt.
(4) Diagrama de árbol.
Como estos programas existen muchos más que tendrán nuestra atención en trabajos posteriores, ahora veremos cómo los procedimientos, ocupan una importante posición en las partes que conforman el proceso de planeación.


1.6.8 Procedimientos


¿Qué cualidad de sus empleados y trabajadores es la que más aprecia una organización? Tal vez usted responda que es la lealtad, la responsabilidad, la entrega, la puntualidad o alguna otra. Todas ellas son correctas, sin embargo, hay una que sobresale notablemente del resto: la experiencia. ¿Por qué? Porque, con la experiencia, una persona resuelve problemas, le ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos de negocio y, sobre todo, ayuda a la organización a adquirir una buena posición competitiva en el mercado.
La experiencia es una cualidad que todas las personas buscan desarrollar porque es, a través de ella, que son reconocidas y valoradas en su trabajo. Hay más oportunidades para quien tiene un curriculum vitae con mayores y mejores experiencias en la vida personal y profesional.
En el ámbito de los negocios, el éxito de una organización depende de la efectividad del conjunto de técnicas que emplea cotidianamente para alcanzar sus resultados de negocio (participación de mercado, nivel de utilidades, desarrollo de nuevos productos, entrenamiento de personal, desarrollo de proveedores etc.). La planeación estratégica se combina con la planeación fiscal, el plan de mercadotecnia, el desarrollo de competencias laborales, el ERP, la automatización de procesos, el abastecimiento estratégico, el desarrollo de franquicias y con todas las demás herramientas y disciplinas humanas y empresariales para asegurar el crecimiento económico y el desarrollo organizacional.
Este comentario lo encontramos en el libro “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos”, Obra de Martín G. Álvarez Torres, Y lo citamos por la necesidad que se tiene de hablar de los procedimientos que usa la empresa, para alcanzar todos estos fines.
Cuando se habla de procesos administrativos ¿A qué nos referimos? la respuesta a esta pregunta es realmente extensa, la empresa se vale de un sin fases para lograr llegar al resultado final, que es la creación de un producto.
Para producir y comercializar un producto, se buscan métodos continuamente, que tienen el fin de hacer que la empresa produzca más y mejor.
Como ya es bien sabido, desde el momento en que algunos personajes importantes de la administración, quisieron dar a la administración, un carácter de ciencia, se empezaron a hacer estudios con respecto al ahorro de tiempo para realizar las actividades de manera más efectiva.
Por todo lo anterior se hace necesario recurrir a algunos de los autores de las teorías administrativas, que se preocuparon en mejorar muchos de los procesos, para hacer mucho más eficiente a la empresa, analizaremos en primer lugar a:
Taylor que fue uno de los precursores en este tema, como ya lo hemos estudiado a él preocupo el tiempo que se desperdiciaba, tanto por los movimientos innecesarios, y por las ideas que tenían sobre el trabajo que realizaban. Lo que por el momento nos ocupa es el procedimiento y en el caso de Taylor, su preocupación tenía mucho que ver con que los movimientos pueden ser tantos que el tiempo se desperdicia en esto.
Cuando Henri Ford pone en práctica las ideas de Taylor el tiempo se aprovecha también que esto se considera como una panacea, el subimiento de la línea de ensamblaje.
Fue un discípulo de Frederick Winslow Taylor, Henri Gantt, quien siendo colaborador de éste en el estudio de una mejor organización del trabajo industrial. Sus investigaciones más importantes se centraron en el control y planificación de las operaciones productivas mediante el uso de técnicas gráficas, entre ellas el llamado diagrama de Gantt, popular en toda actividad que indique planificación en el tiempo. Su obra principal, publicada en 1913, se titula "Work, Wages and Profits" (Trabajo, salarios y beneficios). pero no fue el único y a medida que la empresa ha ido transformándose, lo han ido haciendo también los Procedimientos de producción.
Por lo que otros pensadores han invertido su tiempo y energía en mejor dichos procedimientos; como es el caso de: Charles Babbage, quien fue un matemático británico y científico de la computación. Diseñó y parcialmente implementó una máquina a vapor, de diferencias mecánicas para calcular tablas de números. También diseñó, pero nunca construyó, la máquina analítica para ejecutar programas de tabulación o computación; por estos inventos se le considera como una de las primeras personas en concebir la idea de lo que hoy llamaríamos una computadora.
Como podemos notar son muchos diversos los procedimientos que se han utilizado, para acelerar la producción, pero en la actualidad los procedimientos y procesos se han ido modificando, y en la actualidad no solo incluyen la planeación, sino otros muchos campos.
Las organizaciones tienen necesidad de definir sus procesos productivos en todas sus áreas: comerciales compras producción almacenaje contabilización, contratación, capacitación, etc. Estos respectivos procesos son repetitivos, son operaciones continuas o periódicas y siguen una secuencia preestablecida. Los procedimientos son el know hot (el saber hacer) de la empresa. Es tan importante su correcta formulación que un error en un movimiento (operación) puede afectar la productividad y, por ende, la competitividad de la empresa, ya que muchas de estas operaciones, por su frecuencia, tienen un alto costo; un ejemplo de esto lo podemos apreciar cuando vamos al banco y la cajera realiza una operación innecesaria “programada”, cientos de veces al día; considerando que esta actividad la realizan varias cajeras del banco, imagine su costo.
Por todo lo anterior los empresarios y pensadores han hecho todo lo posible por trabajar en diferentes técnicas para mejorar los procedimientos.
En la actualidad la elaboración de procedimientos es mucho más sofisticada que al inicio de la investigación, que se hizo para convertir a la administración en una disciplina separada, de hecho, autores como Taylor, y otros de sus contemporáneos se preocuparon más por agilizar el trabajo, que por buscar modos de establecer diagramas o métodos que lo est6andarizaran, pero en la actualidad las empresas son muy grandes a grado, que los diagramas de flujo han venido a resolver muchos de los problemas del proceso de planeación y producción; para el empleado de una empresa el simple hecho de ver un dibujo le da una indicación, que de no existir el diagrama, obligaría a su superior a tener que darle una explicación.
El libro “Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos” de Martín G. Álvarez, es un ejemplo de cómo la administración moderna, no solo se basa en los métodos actuales, sino que está en la continua búsqueda de nuevos y más efectivos procedimientos.
En la mencionada obra el autor empieza por explicarnos cuales son los principales procesos de una organización, de los cuales nos enumera seis, que son los siguientes:
1. Vender / Comercializar.
2. Fabricar / Manufacturar.
3. Administrar recursos humanos.
4. Administrar recursos financieros.
5. Administrar recursos tecnológicos.
6. Más todos los procesos propios de cada organización: almacenar, comprar, diseñar, distribuir etc.
Para conocer el funcionamiento de un proceso, se debe entrevistar a la gente que participa en la directa e indirectamente en el.
Para este autor el proceso es lo siguiente:
Es la transformación de insumos en productos terminados. En un proceso participan proveedores (internos o externos), colaboradores y clientes.
Como lo apreciamos en el siguiente esquema:



Como ya nos explico este autor, en la actualidad el proceso, para producir un producto terminado, involucra a muchas personas, de allí que se requiera la elaboración de diagramas, que tienen un carácter universal, es decir todos los involucrados pueden comprenderlos. ¿Qué es un procedimiento, cundo lo mencionamos en administración?
Un procedimiento es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o más personas realizan un trabajo.
Todas las actividades que realiza el hombre están, de manera natural, regidas por métodos o procedimientos. Es a través de ellos que se documentan los conocimientos y la experiencia de las generaciones anteriores.
Los métodos y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones, generalmente son verbales y no están por escrito. Incluso la mayor parte de las veces la gente, por falta de información y sensibilización acerca de su importancia, modifican y desvirtúan el método o procedimiento de acuerdo al humor o presión de trabajo con que amanecen.
Los procedimientos que se usan dentro de una organización generalmente son informales y los podemos observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las persona. Los métodos y los procedimientos que son escritos, además de asegurar la repetitividad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente probado. Además, al usarlo continuamente, podrá estar capacitado para irlo mejorando.
Existen en la actualidad varios tipos de diagrama de procedimientos, según las diversas necesidades de la empresa. Los procesos se expresan gráficamente por medio de símbolos generados por la ANSI (American National Standard Institute) y la ASME (Sociedad estadounidense de Ingenieros de Manufactura), su simbología del ISO 9000, entre otros organismos. Cada empresa puede generar su propio código; lo importante es ser congruente y consistente, es decir, estandarizarlos.

Lo que vemos en representado en estos dibujos, es la simbología de procedimientos, que tiene como fin que cualquier empleado entienda de que se trata un procedimiento, con solo ver el símbolo.
Existen otro tipo de diagramas de flujo, como se aprecia en la simbología OTIDA

1.6.9 Presupuestos

Las organizaciones requieren hacer presupuestos y sus estados financieros pro forma anticipada a la acción, que incluyan los cálculos de la inversión y las necesidades de inversión y las necesidades de inversión para calcular los gastos de la operación, para fijar los precios de venta de sus productos y servicios, pronosticando flujos de ingresos y egresos de dinero conforme a un calendario financiero.
Esta es la razón de porque al estudiante de administración se le incluye el estudio de Contabilidad en sus materias.
Las ciencias exactas son de mucha utilidad a la hora de cuantificar aquello con lo que se cuenta. Para poder saber si una empresa es rentable es importante poder cuantificar las utilidades producidas durante un periodo de tiempo, pero no es para lo único que se requiere un estado financiero.
Dice un pasaje bíblico:

Por ejemplo, ¿quién de ustedes que quiere edificar una torre no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo suficiente para completarla? De otra manera, pudiera poner el fundamento, pero no poder terminarla, y todos los que miraran pudieran comenzar a burlarse de él, diciendo: ‘Este hombre comenzó a edificar, pero no pudo terminar’.
Este sencillo pasaje nos muestra el importante papel que cumple en la planeación el adecuado uso de un presupuesto.
A cualquiera que tiene un proyecto en mente lo primero que le viene a la mente es pensar si cuenta con recursos suficientes, para poder llevarlo a cabo; pero cuando se trata de producir, el presupuesto se vuelve aun más indispensable, por la simple razón de que la producción de un producto se hace con el fin de percibir ganancias, el hecho de que el producto tenga que ser distribuido, una vez terminado implica otro gasto que se debe de tener contemplado, desde el momento de la elaboración, hasta terminar el producto.
Además, en la actualidad toda empresa exitosa, ocupa la publicidad para la distribución de sus productos, esto también implica un gasto, desde el momento mismo de la contemplación de un proyecto el presupuesto incluirá todos los gastos, pues solo así se sabrá que tan rentable es una empresa.
Existen varios tipos de presupuestos; de los que se vale la empresa, a continuación examinaremos algunos:
Un presupuesto financiero es un documento que detalla la manera en que la empresa obtendrá fondos y los gastara durante un periodo específico de tiempo. Los presupuestos anuales son los más comunes, aunque el periodo para un presupuesto varía de un día a más de diez años. En forma básica, la elaboración de presupuesto financieros es un método para especiar lo que sea debe hacer con el propósito de completar la implantación de la estrategia con éxito. La elaboración de presupuestos financieros no debe ser considerada como una herramienta para limitar los gastos, sino más bien como un método para obtener el uso más productivo y rentable de los recursos de una empresa. Los presupuestos financieros son vistos como la distribución planeada de los recursos de una empresa con base en los propósitos futuros.
Existen tantos tipos de diferentes de presupuestos financieros como hay empresas. Algunos tipos comunes de presupuestos son los de capital, los operativos, los de ventas, los de utilidades, los presupuestos de fábrica, los de capital, los de gastos, los de divisiones, los variables, los flexibles y los fijos. Cuando una empresa experimenta dificultades financieras los presupuestos son importantes en particular para dirigir la implantación de la estrategia.
El tipo más común de presupuesto financiero es quizá el presupuesto de capital. La Financial Accounting Board (FASB) ha ordenado que todas las empresas de propiedad pública en E. U.A. deban emitir un estado de flujo de efectivo anual además de los informes financieros acostumbrados. Este estado incluye todos los ingresos y desembolsos de efectivo en operaciones, inversiones y financiamiento y constituye un suplemento del Statement on Changes in Financial Position, incluido anteriormente en los informes anuales de todas las empresas de propiedad pública.
La severa recesión económica del 2001 al 2002 hizo que muchas empresas redujeran sus niveles de efectivo; por ejemplo, el de Ford Motor disminuyó de 18 mil millones de dólares a fines del 2000 a menos de 11 mil millones de dólares a finales 2001. Miles de “buenas” empresas, como Disney y Campbell Soup, han visto disminuir su clasificación crediticia, lo que ha aumentado el costo de los préstamos. Más de 120 empresas estadounidenses omitieron 74 mil millones dólares de deuda (Bonos) en los primeros nueve mese del 2001, un record en E. U. A.
Los presupuestos financieros poseen algunas limitaciones. En primer lugar, los programas de presupuestos se vuelven tan detallados que son pesados y excesivamente costosos; la elaboración excesiva o insuficiente de presupuestos origina problemas. En segundo lugar, los presupuestos financieros se convierten en un sustituto de los objetivos; un presupuesto es una herramienta y no un fin en sí mismo. En tercer lugar, los presupuestos ocultan deficiencias si se basan solo en las evaluaciones precedentes y no en las periódicas de las circunstancias y las normas. Por último, los presupuestos se utilizan en ocasiones como instrumentos de tiranía que generan frustración, resentimiento, ausentismo y la rotación frecuente de empleados. Para reducir al mínimo el efecto de esta ultima situación, los gerentes deben aumentar la participación de los subordinados en la preparación de los presupuestos.
De todo lo mencionado sacamos en claro, que aunque útil el prepuesto, tiene sus debilidades, por lo que para evitarlas, es necesario adherirse a la idea de que este sea flexible. La idea es no ser esclavo del presupuesto, sino su amo.
A continuación vernos qué lugar ocupan los pronósticos en la elaboración de los planes.


1.6.10 Pronósticos

Determinar que pasara en el futuro con el fin de tomar las decisiones adecuadas es un problema que se presenta con frecuencia. Este hecho no solo es cierto en la vida personal, sino también en el mundo de los negocios. Se usa el termino pronosticar para referirnos a un método especifico, en lugar de una simple adivinanza, para predecir sucesos futuros.

En los sistemas de producción controlados por el mercado actual, los pronósticos son más importantes que nunca. Tanto la recompensa por hacer un pronóstico correcto, así como el costo que tiene hacer uno equivocado, tienen un alto costo. Con la proliferación de los paquetes para computación la tarea de pronosticar se ha convertido, en un tarea más sencilla y mucho menos costosa que en el pasado. Sin embargo, para usar correctamente estos recursos disponibles, el administrador debe usarlos, conociendo en que principios descansan. Después de todo el programa, dará respuesta sea esta buena o mala.

Los métodos de pronóstico son cualitativos y cuantitativos, de lo que se desprende que los primeros son subjetivos y, los segundos descansan en bases objetivas. Los métodos subjetivos, o cualitativos se valen de la opinión de un “experto”, para establecer su autoridad, al pronosticar. El método cuantitativo es de carácter causal, y busca el relacionar la variable de un problema con otras. Los métodos de series de tiempo usan el pasado para tratar de determinar el futuro y están basados en principios estadísticos.

La resolución de problemas se lleva a cabo por medio de modelos estándar, la técnica de pronóstico se vale de varios de ellos que a continuación analizaremos:
La clave para poder poner en práctica el pronóstico es entender primero el proceso; un ejemplo sencillo la demanda de un producto. La pregunta de inicio es que genera la demanda del producto. Como es de entenderse un proceso nunca se entenderá al 100%, por lo que la formulación de mayor numero de preguntas sobre el método es una buena medida para que el pronóstico sea cada vez más exacto.
Para elaborar un pronóstico apegado a la realidad debemos hacerlo siguiente:

 Entender el proceso.

 Analizar las características del problema.

 Examinar los datos, con los que se cuenta.

¿Qué esperamos del pronóstico? Alcanzar una meta, de un pronóstico exacto, pero sabemos que las respuestas dependerán de cuantos datos tenemos disponibles y aun así la respuesta pudiera no ser la exacta.

Los modelos causales se alimentan de datos históricos que pueden ayudar a predecir basándose en precedentes, por lo que es de esperarse que entre más datos tengamos más acertada será la predicción.

Métodos cualitativos. Un sistema cualitativo que ya hemos analizado en este trabajo es el sistema Delphi, que toma su nombre en honor al famoso oráculo de Delfos, un grupo de directivos hacen el papel del oráculo en la empresa, sus opiniones tienen el fin de dar un pronóstico exacto.

Métodos cuantitativos. Tiene que ver con la retroalimentación, es decir se cargan datos para obtener una respuesta, para lograr que la solución o pronostico sea el más acertado, lo que se debe hacer es imponer el mayor numero de datos, los métodos cuantitativos, hayan en las graficas una representación útil para su toma de decisiones, la grafica de dispersión es una representación adecuada de los datos.

1.6.11 La planeación y su aplicación en casos prácticos


Empresa del valle
Ésta es una de las más antiguas empresas manufactureras de máquinas-herramientas y equipo de mantenimiento para la industria aéreo- espacial, y para las relaciones con ella. Las instalaciones físicas consisten en tres grandes unidades de producción, todas ellas localizadas a menos de ciento cincuenta kilómetros de la oficina central. La fuerza total de trabajo ha fluctuado entre 14000 y 16000 empleados. Aproximadamente el 80 por ciento de los empleados son obreros.

En el momento del estudio, la organización de Empresas del Valle estaba estructurada de la siguiente forma:


Percepción de una posible necesidad. Desde hacía varios años, el presidente de Empresas del Valle había venido advirtiendo hechos que sugerían la necesidad de realizar un estudio a fondo de su organización administrativa. La estructura y las relaciones de la organización básica no habían experimentado un cambio importante durante el período en que la empresa se amplió de una planta a dos, luego a tres, además de la adición de una oficina central. Con este equipo central, los tres gerentes de planta informaban directamente al presidente.
En meses recientes, el presidente había recibido quejas cada vez más insistentes de sus gerentes de planta, en el sentido de que los miembros del equipo central ordenaban directamente al personal no administrativo de la planta. Se criticaba en particular al personal de investigación de operaciones, por su método de instrucción del personal en cuanto a nuevos métodos y técnicas.
Las actividades de planeación de largo plazo las manejaba un ayudante de administración, quien también se ocupaba de preparar el presupuesto anual. A la junta directiva y al presidente les preocupaba la falta de un plan comprensivo de largo alcance para la empresa, y la aparente falta de personal técnico para esa tarea.
Aún cuando había varios especialistas de personal en la oficina central, las actividades del personal estaban muy dispersas en toda la organización. Cada gerente de planta, junto con miembros de su equipo, se ocupaba del reclutamiento y selección del personal de la planta.
Las actividades de relaciones públicas se manejaban se manejaban más bien sobre una base informal, en que el presidente y los miembros de la junta directiva tomaban a su cargo la responsabilidad de mantener enterados a los conductos informativos de los programas y políticas de la empresa. Se venía advirtiendo, cada vez con mayor claridad, que era deseable contar con un arreglo más formal y un programa más ampliado de relaciones con la comunidad.
Con resultado de sus frecuentes contactos con su junta directiva, equipo de especialistas y administradores de línea, a través de las reuniones del comité ejecutivo, el presidente confiaba en que existía un consenso general de que necesitaba modificarse la estructura y las relaciones actuales de la organización administrativa.
Formulación precisa del objetivo del plan. En esta etapa se estableció el objetivo del plan que se propondría, en términos generales pero comprensivos. Al presidente le interesaba que se hiciera un estudio de la organización administrativa de la empresa. Aún cuando había zonas específicas que requerían examen, el presidente deseaba un amplio estudio toda la estructura.
Preparación de un esquema amplio de preposición. El presidente celebró varias reuniones prolongadas con su comité ejecutivo, para discutir el estudio preliminar de la organización ejecutiva. Había un consenso general de que debería prepararse una proposición comprensiva, para presentarla a la junta directiva.
Como resultado de sus consultas con el comité ejecutivo, el presidente decidió solicitar los servicios de una empresa consultora externa. Además estableció un comité ad hoc, con miembros del comité ejecutivo, para que preparara una proposición provisional.
Entre los puntos que incluían la proposición preparada por el comité se encontraban las siguientes medidas:
1.-Naturaleza de estudio
2.-Justificación del estudio
3.-Beneficios que se anticipaban como probable resultado del estudio
4.-Estimación del costo total del estudio
5.-Desición de contratar una firma consultora
6.-Bases para seleccionar una firma consultora
7.-Recomendación de un programa de orientación
8.-Calendario de actividades
El estudio de la organización administrativa que se proponía se justificaba en gran parte de que el tamaño y la amplitud de las actividades de la empresa habían cambiado significativamente, sin que se hubiesen efectuado cambios apropiados en el arreglo sobre organización de los administradores y el personal técnico. Se dieron ejemplos específicos del crecimiento de la amplitud del control del presidente, la falta de control central sobre las actividades del personal y las relaciones industriales, la necesidad de ampliar los esfuerzos en las relaciones públicas y la planeación de largo alcance, y el aparente conflicto de autoridad entre ciertas unidades técnicas y de línea.
Se anticipó que los beneficios del estudio propuesto tomarían la forma de mejores relaciones de trabajo, moral y eficiencia. No se intentó asignar los valores monetarios a los resultados de los mejoramientos en la eficiencia. No se calcularon las horas-hombre de la empresa empleada en varias etapas del proceso.
La decisión de emplear una firma consultora se apoyaba en la magnitud y el alcance del estudio propuesto, en escaso tiempo disponible y el conocimiento especializado que se requería. La selección de una firma consultora debía basarse en la competencia profesional de la firma, determinada por referencias, revisión de su trabajo anterior y evaluación de sus proposiciones.
En la proposición se incluía una recomendación de dos programas de orientación,. El primero de ellos debería dar a los miembros del comité ejecutivo de un conocimiento más profunda de la clase de temas que probablemente se incluirían en el estudio de la organización administrativa. Su propósito era el de prepararlos para la tarea de seleccionar una firma consultora, y para participar en ciertas etapas de las actividades de planeación y ejecución.
El segundo programad de orientación se dirigía a todos los administradores de línea y de equipo. Aquí el propósito era de preparar al equipo técnico para su participación en las etapas de planeación y ejecución.
La selección de una firma consultora debería hacerse dentro de los dos meses siguientes a la aprobación de la proposición por la junta directiva. La firma debería iniciar su trabajo un mes después de firmar el contrato, y terminar su tarea en seis meses.
Obtención de la aprobación de la proposición formal, en la que se solicitaba la contratación de una firma consultora, para que realizara un estudio de la organización administrativa. Se habían distribuido copias de las proposiciones entre los miembros de la junta, mucho antes de su reunión regular.
La duda principal esbozada por la junta se refirió al proceso de selección debería seguirse para escoger un consultor. S e acordó integrar un comité de selección ad hoc, con el presidente- miembro de la junta- y dos miembros del comité ejecutivo.
En la primera reunión posterior a la recepción de la proposición, la junta la aprobó, con la modificación indicada. Se envió al presidente una notificación oficial, escrita, de la decisión de la junta .
Organización del equipo de planeación y asignación de responsabilidades. Hasta este punto, varios grupos de personas participaron en una o más etapas del proceso total de planeación. Se formo un subcomité del comité ejecutivo, ad hoc para preparar la proposición formal. Este comité utilizo los servicios de un consultor individual, para que lo auxiliara en la preparación de las especificaciones del concurso, y en el establecimiento de criterios de evaluación que se emplearían en la selección de una firma consultora.
El presidente utilizó inicialmente al comité ejecutivo como una junta de consulta, al explorar la necesidad de un estudio formal. Después de establecer esa necesidad, se valió de un comité para que lo ayudara a formular y evaluar un curso de acción a seguir.
La junta directiva recibió, evaluó y aprobó, la proposición del presidente. Se formo un comité de evaluación ad hoc, con representantes de la junta y del comité ejecutivo. Su finalidad era recomendar una firma consultora.
El comité de evaluación preparo una “solicitud de ofertas” , y las envió a las firmas consultoras den administración establecidas en una amplia zona geográfica. La formulación incluía una descripción del problema y una lista que debía de contestar cada concursante. Entre los temas que se mencionaban estaban las características de la firma, estimación de costo relación de trabajo que se proponía el equipo interno, problemas a investigar, plan de trabajo preliminar, incluyendo el calendario de actividades y los procedimientos de información.
Se recibieron ocho proposiciones en total. Aún cuando cada uno de los miembros del comité las clasifico separadamente, encontraron que coincidían en lo general. Se recomendó a la junta la firma Consultora Precursora de Administración. La junta aprobó la recomendación, y se contrato a esa firma consultora.
Tras esta etapa del proceso de planeación, otros miembros equipos de la empresa debían desempeñar dos funciones importantes. La primera seria aportar datos a la firma consultora. La otra sería la evaluación del informe final presentado por el consultor.
Determinación del esquema específico del plan. Veamos el proceso de planeación desde el punto de vista del presidente de Empresas del Valle, a quien se designo como el planeador principal en todo el proceso de planeación.
La firma consultora preparo el esquema específico del plan. Varios de estos subplanes detallados se presentaron junto con el material de concurso original.
El calendario de actividades del plan ofrece un ejemplo de cuán específico y completo fue el plan de trabajo del consultor:
El subplan de control directo requería informes orales semanales al presidente, e informes escritos mensuales a la junta. Otros subplanes se referían a la capacitación y evaluación de datos, a las recomendaciones y a la forma adecuada del informe. No se desarrollarían aquí estos temas, ya que se los examinaría en secciones siguientes.
Establecimiento del contacto con todas las unidades que deberán cooperar. En el momento de contratar a los consultores, el presidente acepto asignar a un miembro del equipo administrativo, para que sirviera como oficial de enlace. El presidente izo la designación oportunamente. A medida que el estudio progresaba, el oficial de enlace hizo los contactos adecuados con los miembros del equipo que participaban.
Pocos días después de firmar el contrato, el presidente redacto un largo memorándum para todos los miembros del personal administrativo. El memorándum contenía una explicación del estudio planeado, las razones del mismo y el papel que se anticipaba como dicho personal.
Aproximadamente una semana después; se celebro una reunión de orientación, con la asistencia de la mayor parte del personal administrativo. El equipo consultor presentó sus planes de trabajo y contestó todas las preguntas que se le hicieron.
Durante el transcurso del estudio, se celebro una serie de programas de orientación del personal, con duración de dos días y medio. Se discutieron conceptos de la organización, para familiarizarse al grupo con el tema que debían examinarse y evaluarse.
Obtención de los datos necesarios. En el plan general del equipo consultor se incluyeron los datos que debían recolectarse, el método que debía emplearse para ello, las fuentes probables de los datos requeridos, debían de reunirlos y la forma en que debían recibirse los datos. En la proposición original se expresaron los factores relativos a la obtención de los datos necesarios.
El equipo de consultores debía reunir y analizar información esencial para el estudio. Se celebrarían entrevistas individuales y/o en grupo, con personas seleccionadas, incluyendo miembros de la junta, El presidente, administradores de la oficina central, gerentes de línea en tres plantas, personal adicional de la empresa si fuese necesario y representantes de las organizaciones profesionales.
Se enviarían cuestionarios elaborados para obtener esencial de los administradores, relativa a sus funciones, responsabilidades, relaciones de trabajo y los problemas administrativos vinculados con el plan actual de organización administrativa de la empresa.
Se haría una revisión de los documentos, registros e informes básicos sobre la organización administrativa de la empresa, incluyendo las minutas de la junta y del comité, informes anuales y especiales, memoranda, correspondencia, descripciones de empleos, registros del personal, etc.
Se harían visitas a instalaciones seleccionadas, y se estudiaran las operaciones en el edificio de la administración central.
En el informe final presentado a la junta se indicaba la magnitud del esfuerzo.
Evaluación de los datos. Como se mencionó antes, el consultor utilizó su propio equipo experimentado en la recolección y evaluación de los datos. El equipo empleó técnicas aceptables para las entrevistas y el muestreo. Cuando se estudiaron los cuestionarios completos, o los resultados de las entrevistas se encontraron algunas discrepancias. En algunos casos se requería información adicional; en otros, se entrevistó a un gerente personal de equipo o de línea (por encima del nivel de los entrevistados), para obtener la aclaración. Antes de que se presentara el plan en su forma definitiva, la junta, el presidente y los miembros clave del equipo administrativo, tuvieron oportunidad de revisar la recomendación preliminar.
En estas conferencias, los administradores revisaron la exactitud e integridad de la información presentada, en relación con las operaciones vigentes de la empresa. Pocas correcciones se hicieron como resultado de estas conferencias.
Formulación de las conclusiones preliminares, y preparación de planes provisionales.
Se siguieron dos directrices generales. Una se relacionaba con los objetivo9s específicos y los requerimientos del programa de las Empresas del Valle. La otra se refería a los principios generalmente aceptados de organización administrativa.
En el informe final se enumeraron aproximadamente veinte principios de organización que se relacionan con cuestiones tales como el empleo de grupos de personal especializado, la distinción de los conceptos de autoridad del personal de línea y directivo, las bases para el agrupamiento y la separación de las actividades, la amplitud el trabajo del control, la centralización y la descentralización de la autoridad, y la unidad de mando.
Prueba de los componentes de los planes provisionales, y realización de ajustes donde sea necesario. Después de formular los planes provisionales todo el equipo de consulta reviso las recomendaciones que luego se presentaron a la junta, el presidente, y el comité ejecutivo, en reuniones separadas. En su proposición inicial, la firma consultora indicaba su intención de someter a prueba sus conclusiones.
El propósito de la revisión del plan provisional, por funcionarios que luego se presentaron a la junta, el presidente y el comité ejecutivo obtuvieron una impresión general de la reacción ante el informe preliminar.
Estas conferencias se realizaron tal como se había planeado,. De estas discusiones no resultaron cambios importantes en las recomendaciones preliminares. Debe subrayarse que el propósito de las conferencias no era el de obtener aprobación de los componentes del estudio.
Preparación del plan definitivo. Las recomendaciones básicas que contenía el plan definitivo se refería a la junta directiva, al puesto del presidente, el vicepresidente ejecutivo, el comité ejecutivo, las relaciones de personal e industria, mercadeo, relaciones públicas, planeación e investigación de operaciones, e investigación y desarrollo,. Se hizo una multitud de recomendaciones para cada una de las divisiones principales enumeradas antes.
El formato empleado para presentar las conclusiones fue bastante consistente a lo largo del informe. Por lo regular se presentaba el plan actual de la organización, con una evaluación de los puntos fuertes y débiles. A esta sección seguía la recomendación del nuevo plan de organización, incluyendo una formulación de los beneficios esperados, y los requerimientos adicionales de personal directivo, si los hubiese.
Se describieron los beneficios esperados en términos apropiados al renglón bajo estudio. Por ejemplo, entre los beneficios que resultarían de crear el puesto de vicepresidente ejecutivo, estaba el de reducir el control del presidente. La preparación de una descripción actualizada y completa de los puestos podría eliminar severas duplas de autoridad y responsabilidad.
También se incluyo el calendario de las actividades de ejecución que debía seguir el presidente. Los cambios básicos en la organización deberían completarse aproximadamente en tres meses.
Prueba del plan y realización de ajustes. Como de índico, no se hicieron cambios importantes a las recomendaciones preliminares a la junta, el presidente y el comité ejecutivo. Por ello no hubo necesidad de probar los componentes técnicos después de preparar el plan definitivo.
La prueba adecuada del plan en esta etapa del plan se refiere a la integridad del mismo, a su precisión, comprensibilidad y capacidad de persuasión. Los consultores encontraron de utilidad comparar sus informes con su proposición original.
Por supuesto, las conferencias separadas celebradas con los administradores principales y la junta directiva, antes de elaborar el informe final, ayudaron a los consultores a realizar estas pruebas. El método de presentación del informe final facilito el proceso de comunicación. Se acordó por adelantado que los consultores harían una presentación oral de sus conclusiones, junto con una justificación de sus recomendaciones. En estas conferencias, los consultores están preparados para contestar las preguntas pertinentes.
Además, los consultores estarían disponibles para las discusiones futuras, después de las presentaciones formales si resultara deseable.
Obtención de la aprobación del plan. El papel del consultor no era de obtener la aprobación del plan sino mas bien el de presentar recomendaciones relacionadas con la organización administrativa. Aún cuando se consideraba al presidente como principal planificador, el informe final se presento simultáneamente al presidente y a la junta directiva. El presidente no patrocinaba el programa.
El informe final se presento como un documento formal a la junta directiva y al presidente. Se celebraron varias conferencias, en las que se examino y evaluó el infirme. La junta dio su aprobación general y lo devolvió al presidente para su ejecución, encomendándosele que ejecutara todas las facetas de la proposición que no fueran las que se referían directamente a la junta y sus responsabilidades. Se autorizo al presidente para emprender una evaluación independiente del informe. Sin embargo, se esperaba que ejecutara las disposiciones del plan.
Al final resultó que una de las etapas más importantes de todo el proceso administrativo fue la de ponerse de acuerdo sobre todo el plan definitivo y el proceso de ejecución, y su calendario de actividades.
Debido a que la junta dio su aprobación general al plan en la forma en la que el mismo se presentó, todos los esfuerzos del presidente, después de haber recibido el plan, se examinan en la parte de ejecución del modelo de proceso administrativo.



CONCLUSIÓN


Como hasta aquí hemos analizado, la planeación es un importantísima función de la administración. Este trabajo nos dio la posibilidad de entender que la planeación llega a ser el “alma de la empresa, ya que todo proyecto inicia con un plan.
Pero, como notamos a lo largo de los objetivos planeación, no es un soñar despierto, más bien es parte de todo un proceso; que se vale de varias fases que tienen como objetivo el llegar a la entrega de un producto terminado (este varía según la empresa, es decir, si esta es de bienes o servicios).
Entre las fases que se destacaron apreciamos el sobresaliente papel de la previsión en la planeación. La previsión es una herramienta que genera seguridad, en trabajos anteriores se definió que la empresa es el emprender un trabajo arriesgado, pero los riesgos se pueden hacer con seguridad si aprendemos a prever.
Al mismo notamos como es que los planes a la empresa se pueden subdividir, siendo el plan estratégico el más importante, pues de el derivaran planes de naturaleza táctica y operacional. La distinción que hicimos entre los diferentes tipos de plan saco a la luz que el plan estratégico es uno que está a cargo de los altos directivos y sirve para regir el destino de la entera empresa, esto no demérito el papel de peso que cumple el táctico, ya que los gerentes de área se valen de manera efectiva de él para resolver problemas que pueden afectar el rendimiento en el campo de la producción. Sin descuidar que el plan operacional llega a resolver problemas de funcionalidad que pueden calificarse de particulares, por su singularidad.
Posteriormente vimos como una serie de fases se conjugan para formar un proceso de planeación, que solo estará bien aplicado cuando factores como son:
La visión, que se ha entender como la forma en que la empresa se ve a sí misma en el futuro y, la misión que es el objetivo general que la empresa se asigna a sí misma.
Pero antes de que una empresa logre completar su misión o ver realizada su visión, habrá de alcanzar objetivos que sean metas pequeñas que se desarrollan poniendo como plazo un periodo particular de tiempo, las estrategias son los métodos que nos fijamos para poder alcanzar un objetivo. Y si la planeación nos contesta ¿qué queremos hacer? , las estrategias nos dicen como se hacen las cosas, es decir; como alcanzar objetivos.
Pero la planeación no es un proceso anárquico, es más bien un ejercicio organizado, que logra alcances, siempre que cumpla con sus propias reglas y políticas. Aunque como estudiamos la empresa nunca debe perder contacto con quienes se relacionan con ella de manera interna o externa (clientes, empleados, altos directivos, gerentes de área etc.), y siempre cuidara que sus políticas causen resentimientos, por lo que de continuo revisara las reacciones de las personas, a sus políticas y reglas, algo indispensable a este respecto es que la política de una empresa es una norma particular con aplicación general, es decir todos, independientemente de sus puestos en la empresa la han de aplicar, y es solo un superior inmediato quien puede hacer las excepciones pertinentes.
Pero lo usual es entender que las reglas y políticas no tienen dedicatoria personal y todo mundo está sujeto a ellas, sean estas políticas y reglas, expresadas de forma oral o escrita.
Detalles tan simples como las premisas hacen que la empresa, resulte un éxito, vimos como algunas técnicas cualitativas de las que se aprovecha la planeación nos resultan una fuente de premisas ocultas, una de las técnicas que posee esa virtud, es la formación de los círculos de calidad CC, que se valen de métodos que dejan al descubierto esas indiscutibles verdades.
También los programas que se elaboran permiten que la empresa trabaje en el tiempo en que un proyecto sea realmente rentable, puesto que las demoras generan perdidas de recursos económicos y de otras clases, el uso de un programa adecuado nos permite mantenernos en el campo de la competitividad. Todo esto junto con los procedimientos, que compilan el mejor sistema para hacer las cosas, y que como entendimos son la base para entender el conocimiento de las generaciones pasadas. Harán de la empresa un éxito.
El uso de presupuestos, es otra de las útiles herramientas de las que se vale el proceso administrativo, pero aunque vimos una extensa gama de presupuestos y, como se nos explico existen tantos presupuestos como hay empresas, se nos enseño; que también el presupuesto mal elaborado puede convertirse en una fuente de restricciones innecesarias, más que una ayuda. A este respecto esperamos que el presupuesto sea un esclavo obediente y servicial y, no un amo tirano capaz de dominarlo todo y frenar el progreso.
También los pronósticos juegan un importante papel en la planeación, porque nos facilitan predecir un poco del futuro, pero con bases científicas.
Visto todo lo anterior pudimos ver en la práctica que la Empresa del Valle, debe su éxito a la aplicación de toda esta vasta función administrativa.
Nuestra conclusión, por ende es que realmente la planeación como función de la administración, tiene como hemos visto un carácter universal, que nos permite la aplicación de ella en cualquier campo de nuestra vida.
Los humanos nacemos con la facultad intrínseca de la planeación, sin embargo el ser desorganizados merma en nosotros esa virtud, por lo que esperamos que a la larga este trabajo nos permita tener vidas llenas, no solo de propósitos sino de verdaderos éxitos, en el campo personal y, ¿por qué? no también en el empresarial.


BIBLIOGRAFIA


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